Projectassistent | Freelance | Interim | ZZP
Kies uit zeer ervaren en beschikbare Projectassistenten:
- Dit op interim, freelance of ZZP basis
- Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Projectassistenten
- Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
- No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
- Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
- Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.
5 belangrijke taken en eigenschappen van een projectassistent
Een projectassistent moet van alle markten thuis zijn om een projectmanager en projectmedewerkers optimaal te kunnen ondersteunen bij de uitvoering en afronding van projecten. De baan betrekt een sociale, financiële en administratieve kant en daarom is veel kennis van verschillende onderwerpen belangrijk. Zo kan een project in goede banen geleid worden om het gewenste resultaat te behalen. Wat is de rol van een assistent bij projecten en wat zijn de belangrijkste taken en eigenschappen?
Rol van een projectassistent
Een projectassistent ondersteunt projectleiders en -medewerkers bij projecten, van het inplannen van vergaderingen tot het verwerken van declaraties. Op deze manier verlopen werkzaamheden soepel en is iedereen uit het projectteam op de hoogte van wat er nog moet gebeuren om het project succesvol af te ronden. Het is een veelzijdige baan, met onder andere taken op het gebied van de financiën, communicatie en planning. Doordat de assistent van alle voortgang, afspraken en veranderingen op de hoogte is, dient hij of zij ook als eerste aanspreekpunt voor vragen van betrokken partijen.
Assistenten voor projecten kunnen in diverse sectoren aan de slag, zoals in de bouw, ICT, overheid en zorg. De invulling van de baan verschilt per sector:
- In de bouw: Hier verloopt al het werk op projectbasis, waarbij er vaak een duidelijke deadline is voor de afronding van het project. Een assistent ondersteunt dan projecten om deze deadline te halen.
- In de ICT: Assistenten in de ICT werken vaak mee aan het bijwerken of invoeren van informatiesystemen, waar doorgaans veel verschillende partijen bij betrokken zijn. Daarom richt een assistent zich dan vooral op een goede communicatie en informatievoorziening.
- Bij de overheid: Bij de overheid wordt er eveneens veel op projectbasis gewerkt en een assistent van projecten kan dan bijvoorbeeld bij de Belastingdienst helpen om de belastingaangifte makkelijker te maken.
- In de zorg: Tot slot draait de zorg om het helpen van mensen. Hierbij helpt een assistent mee om projecten tot slagen te brengen en de opgedane kennis voor toekomstige projecten te gebruiken. Zo kan de zorgverlening steeds blijven innoveren.
5 Taken en werkzaamheden van een projectassistent
Een assistent bij projecten vervult een aantal cruciale taken, zodat projecten soepel verlopen en tijdig afgerond worden.
1. Bijeenkomsten plannen en uitwerken
Allereerst houdt een assistent zich bezig met het organiseren, voorbereiden en uitwerken van bijeenkomsten. Dit zijn bijvoorbeeld vergaderingen met het projectmanagement en projectmedewerkers, maar ook met andere stakeholders, klanten en leveranciers. Deze afspraken worden door de assistent ingepland en hij of zij is meestal ook aanwezig bij de vergaderingen om te notuleren. De uitkomsten van de bijeenkomsten worden vervolgens uitgewerkt, zodat iedereen de inhoud nog kan inzien.
2. Over de voortgang communiceren
Het is ook belangrijk dat anderen weten hoe het ervoor staat met een project en wat de voortgang is. Assistenten van projecten zijn hier goed van op de hoogte en hebben hierover ook veel contact met de projectleiding. Tevens dienen de medewerkers, het management en de partners hierover geïnformeerd te worden, zodat het ook duidelijk is welke stappen er nog genomen moeten worden om nog meer voortgang te boeken.
3. Vragen beantwoorden
Gedurende een project kunnen er allerlei vragen opkomen bij projectmedewerkers en externe betrokken partijen, zoals leveranciers en klanten. De assistent is hiervoor het eerste aanspreekpunt en weet precies wie voor welke taken verantwoordelijk is en hoe de planning van het project eruitziet.
4. Samenwerken met collega's
Een andere belangrijke taak is veel samenwerken met de projectleider en -medewerkers. Met wie er precies wordt samengewerkt hangt af van de sector waarin het project wordt uitgevoerd. In de bouw werkt een assistent bijvoorbeeld veel samen met de projectmedewerkers en -voorbereiders. Daarnaast heeft hij of zij contact met architecten, bouwkundig inspecteurs en opdrachtgevers.
5. Begroting bijhouden
Tevens houdt iemand met deze functie de begroting en andere financiën bij, zoals het verwerken van declaraties en facturen. Hij of zij weet wat de inkomsten en uitgaven zijn van het project en geeft hierover informatie en advies aan de projectmanager of -leider. Om financiële en andere zaken inzichtelijk te houden, kan een assistent ook een documentatiesysteem opzetten en beheren.
5 Competenties en eigenschappen van een projectassistent
Om de beschreven taken en werkzaamheden adequaat uit te voeren, zijn een aantal competenties en eigenschappen onmisbaar.
1. Flexibel
Een flexibele instelling is een zeer belangrijke eigenschap, omdat er gedurende de dag allerlei taken aangedragen worden, waartussen de assistent snel moet kunnen schakelen.
2. Geordend
Iemand met deze functie is een echte planner en houdt zaken graag overzichtelijk. Het is namelijk belangrijk dat een projectleider in één oogopslag de stand van zaken kan inzien. Ook kunnen afspraken zo goed nagekomen worden en is er een overzicht van de voortgang.
3. Initiatiefrijk
Een proactieve houding is ook onmisbaar, waarbij veel initiatief genomen wordt. Een assistent is creatief en denkt graag mee om oplossingen te vinden voor problemen. Zo fungeert het als de linker- en rechterhand van een projectmanager.
4. Sociaal vaardig
Sociale vaardigheden komen voor deze positie van pas doordat er met veel verschillende partijen gecommuniceerd moet worden. Niet alleen werkt de assistent samen met projectmedewerkers en -leiders, maar hij of zij communiceert ook regelmatig met leveranciers en andere stakeholders.
5. Stressbestendig
Als laatste presteert de assistent van een projectleider goed onder druk. Immers is er bij een project vaak sprake van allerlei tussentijdse deadlines, wat gepaard gaat met veel stress. Op zelfstandige wijze weet iemand in deze positie de planning rond te krijgen en de voortgang in de gaten te houden, zodat zowel tussentijdse deadlines als de einddatum voor de afronding gehaald kunnen worden.
Ben jij een flexibele en creatieve interim projectassistent, freelance projectassistent of zzp projectassistent? Upload bij ons je cv en wij zoeken voor jou de ideale opdrachtgever. Of ben jij juist een opdrachtgever en nog op zoek naar de perfecte kandidaat als ondersteuner van een project? Doe een aanvraag en we helpen je snel verder.
