OVEREENKOMST BETREFFENDE DE OPRICHTING VAN EEN INTERLOKALE VERENIGING BURENSPORTDIENST WAASLAND

Transcriptie

1 OVEREENKOMST BETREFFENDE DE OPRICHTING VAN EEN INTERLOKALE VERENIGING BURENSPORTDIENST WAASLAND Tussen de volgende steden en/of gemeenten, - De gemeente Beveren met zetel te Stationsstraat 2 te 9120 Beveren, alhier vertegenwoordigd door de heer Marc Van De Vijver, burgemeester en de heer Jan Noppe, algemeen directeur, handelend in naam en voor rekening van de gemeente Beveren, in uitvoering van een gemeenteraadsbesluit van - De gemeente Kruibeke met zetel te Onze Lieve Vrouwplein te 9150 Kruibeke, alhier vertegenwoordigd door de heer Dimitri Van Laere, burgemeester en de heer Luc Meyntjes, algemeen directeur, handelend in naam en voor rekening van de gemeente Kruibeke, in uitvoering van een gemeenteraadsbesluit van; - De gemeente Sint-Gillis-Waas met zetel te Omer De Meyplein 1 te 9170 Sint-Gillis-Waas, alhier vertegenwoordigd door de mevrouw Maaike De Rudder, burgemeester en mevrouw Vicky Van Daele, algemeen directeur, handelend in naam en voor rekening van de gemeente Sint-Gillis-Waas, in uitvoering van een gemeenteraadsbesluit van; - De stad Sint-Niklaas, met zetel te Grote Markt 1 te 9100 Sint-Niklaas, alhier vertegenwoordigd door de heer Lieven Dehandschutter burgemeester en de heer Johan Verhulst, algemeen directeur, handelend in naam en voor rekening van de stad Sint- Niklaas, in uitvoering van een gemeenteraadsbesluit van; - De gemeente Stekene met zetel te Stationstraat 2 te 9190 Stekene, alhier vertegenwoordigd door de heer Stany De Rechter, burgemeester en de heer Dirk de Vetter, algemeen directeur, handelend in naam en voor rekening van de gemeente Stekene, in uitvoering van een gemeenteraadsbesluit van; - De gemeente Temse met zetel te Frans Boelplein 1 te 9140 Temse, alhier vertegenwoordigd door de heer Luc De Ryck, burgemeester en mevrouw Nele De Cleen, algemeen directeur, handelend in naam en voor rekening van de gemeente Temse, in uitvoering van een gemeenteraadsbesluit van; - De gemeente Waasmunster met zetel te Vierschaar 1 te 9250 Waasmunster, alhier vertegenwoordigd door de heer Michel Du Tré, burgemeester en de heer Bram Collier, algemeen directeur, handelend in naam en voor rekening van de gemeente Waasmunster, in uitvoering van een gemeenteraadsbesluit van; - De gemeente Moerbeke-Waas met zetel te Lindenplaats 7 te 9180 Moerbeke-Waas, alhier vertegenwoordigd door de heer Robby De Caluwé, burgemeester en mevrouw Karin Van de Sompel, algemeen directeur, handelend in naam en voor rekening van de gemeente Moerbeke-Waas; - De gemeente Zwijndrecht met zetel te Binnenplein 1 te 2070 Zwijndrecht, alhier vertegenwoordigd door de heer André Van De Vyver, burgemeester, en mevrouw Ilse Weynants, algemeen directeur, handelend in naam en voor rekening van de gemeente Zwijndrecht; wordt overeengekomen een interlokale vereniging op te richten op basis van Deel 3 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, waarvan de overeenkomst met statutaire draagkracht luidt als volgt: HOOFDSTUK 1 NAAM, DOEL, DUUR, VERLENGING EN OPZEGMOGELIJKHEID Art. 1 Naam van de interlokale vereniging.

2 De interlokale vereniging draagt de naam Burensportdienst Waasland. De term interlokale vereniging zal steeds aan de naam of de afkorting worden toegevoegd. Art 2 Doel van de interlokale vereniging. De Interlokale vereniging Burensportdienst Waasland heeft als doelstelling het sportbeleid - in de ruime zin van het woord - van de voormelde participanten af te stemmen en te stimuleren. De specifieke doelstellingen, kaderend binnen voormelde algemene doelstelling, zijn onder andere: - Functioneren als een overlegplatform tussen de participanten waarop ook over concrete zaken die hun belang hebben voor het gemeentelijk sportbeleid ervaringen en informatie kunnen worden uitgewisseld. - De contacten en samenwerking op sportgebied tussen de gemeenten bevorderen. - Aanbieden aan de bevolking van een gemeente-overschrijdend activiteitenpakket: opstarten sportpromotionele acties naar (moeilijke) doelgroepen. - Organisatie van vormingsdagen en opleidingen voor lesgevers, medewerkers sportdiensten/sportraden en sportclubs en gemeentelijke mandatarissen in materies die verband houden met de sport en het sportbeleid. - Een zo groot mogelijk rendement van de in de participerende gemeenten aanwezige sportinfrastructuur nastreven en het stimuleren van een regionaal infrastructuurbeleid. - De deelname van de gemeenten aan sportpromotiecampagnes coördineren. - Uitvoeren van studies en het verzamelen van informatie en documentatie in verband met voormelde algemene en concrete doelstellingen. - Stimuleren van de uitbouw van de gemeentelijke sportstructuren. Art. 3 Duurtijd, verlenging en opzegmogelijkheid. De interlokale vereniging wordt aangegaan voor een periode van onbepaalde duur ingaand op 1 januari Elke gemeente kan deze overeenkomst eenzijdig opzeggen bij aangetekende brief gedurende de eerste 6 maanden van elke nieuwe legislatuur van de gemeenteraad. De opzeg gaat in op 1 januari van het jaar daaropvolgend. De opzeggende gemeente heeft in dat geval geen recht op recuperatie van de ingebrachte financiële middelen. HOOFDSTUK 2 ZETEL, INZET VAN PERSONEEL. Art. 4 Vertegenwoordiging en administratief secretariaat. De gemeente Beveren wordt aangeduid als beherende gemeente die de vereniging vertegenwoordigt en waar de zetel is gevestigd. In diezelfde gemeente is tevens het administratief secretariaat gevestigd op volgend adres Klapperstraat 103 te 9120 Beveren. Art. 5 Inzet van personeel. Elke gemeente zal het noodzakelijke personeel inzetten ten behoeve van de activiteiten die kaderen in de doelstellingen van artikel 2. Alle rechten van het ten behoeve van het samenwerkingsverband ingezette gemeentepersoneel blijven onverlet. In het bijzonder wordt erop gewezen dat de genoemde personeelsleden gemeentepersoneel blijven en zodoende onderworpen blijven aan alle dekkingen van door de gemeente afgesloten polissen. Desnoods zullen de participerende gemeenten met hun verzekeraars de daartoe noodzakelijke uitbreidingen van hun polissen dienen af te sluiten.

3

4 HOOFDSTUK 3 INBRENG VAN DE DEELNEMERS EN WIJZE WAAROP DEZE INBRENG WORDT BEHEERD. Art. 6 Inbreng. De financiële inbreng per deelnemende gemeente bedraagt 350 EUR per jaar. De bijdragen zullen vanuit het administratief secretariaat van de vereniging ten laatste tegen 31 maart opgevraagd worden bij de verschillende gemeenten. De inkomsten uit eigen activiteiten van de interlokale vereniging worden uitsluitend terug geïnvesteerd in de interlokale vereniging. De gemeenten leggen ieder wat hen betreft de middelen die zij voor het volgende werkjaar als werkingskost aan de vereniging ter beschikking moeten stellen, vast in de gemeentebegroting. Deze middelen worden tijdig ter beschikking gesteld aan de interlokale vereniging. HOOFDSTUK 4 BEHEERSCOMITE, TECHNISCHE COMMISSIE EN INTERNE ORGANISATIE. Art. 7 Samenstelling beheerscomité. Binnen de vereniging wordt een beheerscomité opgericht. Het beheerscomité is samengesteld uit een afgevaardigde van elke gemeente. De vertegenwoordigers van de gemeenten in het beheerscomité moeten steeds schepen bevoegd voor sport zijn. De deelnemers kunnen eveneens een plaatsvervangende afgevaardigde aanstellen. De plaatsvervangende afgevaardigde vervangt de afgevaardigde die tijdelijk belet is. De plaatsvervangende afgevaardigde moet gemeenteraadslid zijn. De leden van het beheerscomité worden benoemd voor de periode van een bestuurlegislatuur van de gemeenteraad. De afgevaardigden van de gemeenten in het beheerscomité handelen overeenkomstig de instructies van hun gemeenteraad. De gemeenteraden kunnen steeds beslissen om de aanstelling van hun plaatsvervangende afgevaardigden herroepen. Door deze herroeping zijn de betrokken afgevaardigden van rechtswege ontslagnemend. Er wordt overgegaan tot hun vervanging. Daarnaast worden de mandaten van afgevaardigde, respectievelijk plaatsvervangende afgevaardigde van rechtswege beëindigd van zodra zij hun hoedanigheid van schepen, respectievelijk gemeenteraadslid verliezen. Er wordt overgegaan tot hun vervanging. Alle aanstellingen door de gemeenteraden worden herroepen door de volledige vernieuwing van de gemeenteraden. De afgevaardigden van de gemeenten blijven in functie totdat hun vervangers zijn aangewezen. Het beheerscomité kan bijgewoond worden door de leden van de technische commissie, aangevuld met een afvaardiging vanuit de gemeentelijke sportraden. Deze hebben geen stemrecht. Art. 8 Bevoegdheden van het beheerscomité, quorum en wijze van beslissen. Tot de bevoegdheid van het beheerscomité behoren: - het overleg over de wijze waarop onderhavige overeenkomst wordt uitgevoerd; - het goedkeuren van het programma en de begroting voor het volgende werkjaar; - het goedkeuren van het jaarverslag; - de voorlopige vaststelling van de jaarrekening van de interlokale vereniging, die samen met het jaarverslag aan de gemeenteraden voor goedkeuring wordt voorgelegd;

5 - het voorstellen van wijzigingen aan deze overeenkomst die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Het beheerscomité kan slechts geldig vergaderen indien de meerderheid van de vertegenwoordigers van de participanten aanwezig is. Iedere afgevaardigde beschikt over 1 stem. Het beheerscomité neemt zijn beslissingen bij gewone meerderheid. Wordt dit quorum niet bereikt, dan kan het beheerscomité over de punten die voor een tweede maal op de agenda voorkomen beraadslagen en beslissen, ongeacht het aantal aanwezige vertegenwoordigers. De tweede oproeping gebeurt overeenkomstig de bepalingen van artikel 9. In deze tweede oproep wordt er uitdrukkelijk gewezen op het feit dat het beheerscomité over de punten die voor de tweede maal op de agenda voorkomen zal kunnen beraadslagen en beslissen, ongeacht het aantal aanwezige vertegenwoordigers. Art. 9 Vergaderritme en samenroeping. De algemene vergaderingen van het beheerscomité vinden plaats bij beurtrol in de verschillende participerende gemeenten. Het voorzitterschap wordt opgenomen door de gastgemeente van het betrokken werkjaar. Het ondervoorzitterschap en de functie van secretaris worden opgenomen door de gastgemeente van het komende werkjaar. De voorzitter leidt de vergaderingen. Het beheerscomité vergadert minstens 1 maal per kalenderjaar. De uitnodiging, die de agenda bevat, wordt minstens 14 kalenderdagen voor de vergaderdatum verstuurd. De vergaderingen van het beheerscomité worden samengeroepen door de voorzitter. De sportfunctionaris van de gastgemeente staat in voor: - opstellen van de agenda in overleg met de voorzitter; - versturen van de uitnodiging; - opmaken en versturen van het verslag. De goedkeuring van het verslag gebeurt op de eerstvolgende algemene vergadering. Alle officiële briefwisseling wordt ondertekend door de voorzitter en/of de secretaris. Art. 10 Technische commissie en verdere interne organisatie. Het beheerscomité wordt in zijn werkzaamheden bijgestaan door een technische commissie van ambtenaren. Tot de technische commissie behoren de sportfunctionarissen/sportpromotoren van de participerende gemeenten. Derden kunnen op uitnodiging de vergaderingen van de technische commissie bijwonen. Uit de schoot van de technische commissie wordt door de leden een voorzitter van de technische commissie gekozen. De technische commissie kan geldig vergaderen ongeacht het aantal aanwezigen en kan beslissen met uitzondering over tarieven en vergoedingen. Voor deze punten dient de meerderheid van de leden van de gemeenten aanwezig te zijn. Iedere partner beschikt over één stem. De technische commissie neemt zijn beslissingen bij gewone meerderheid. Bij onvoldoende aanwezigen wordt dit agendapunt naar de volgende vergadering verplaatst. Zij vergadert minimaal 6 maal per jaar. De vergaderingen van de technische commissie vinden plaats bij beurtrol in de verschillende participerende gemeenten. De voorzitter leidt de vergaderingen. De sportfunctionaris van de gastgemeente staat in voor: - opstellen van de agenda in overleg met de voorzitter; - versturen van de uitnodiging;

6 - opmaken en versturen van het verslag. De goedkeuring van het verslag gebeurt op de eerstvolgende vergadering van de TC. De schepenen van sport en de sportraadvoorzitters worden via hun vertegenwoordiger op de hoogte gehouden. De technische commissie zorgt voor het realiseren van de concrete doelstellingen cfr. artikel 2 van deze overeenkomst. De technische commissie kan, wanneer de agenda erom verzoekt, de schepenen van sport verzoeken aanwezig te zijn voor de vergadering van de technische commissie. In dat geval spreken we over een beleidscommissie. HOOFDSTUK 5 - FINANCIEEL BEHEER EN FINANCIËLE CONTROLE. Art. 11 Financieel beheer. De aan de vereniging ter beschikking gestelde financiële middelen worden beheerd door een penningmeester - aangeduid door het beheerscomité - die verantwoording verschuldigd is aan het beheerscomité. De interlokale vereniging beschikt hiervoor over een eigen bankrekening. De financiële middelen worden opgevraagd en boekhoudkundig verwerkt door de penningmeester. Voor de rekening worden door het beheerscomité ten minste 3 volmachthouders aangeduid. Eén van deze volmachthouders is tevens penningmeester. Voor verrichtingen tot en met EUR, exclusief btw, volstaat de handtekening van één volmachthouder. Voor verrichtingen boven de EUR, exclusief btw, is de handtekening van minstens 2 volmachthouders vereist. Art. 12 Financiële controle. Iedere participant heeft het recht de boekhouding en de rekening van de interlokale vereniging door een door haar aan te duiden natuurlijke persoon of rechtspersoon te laten controleren. Het beheerscomité duidt voor een periode van 3 jaar 2 verificateurs aan, die minstens eenmaal per jaar - ter voorbereiding van de goedkeuring van de rekening - de boekhouding en de bijbehorende stukken controleren. Eén verificateur is lid van het beheerscomité en de andere is lid van de technische commissie. Art. 13 Goedkeuring van de rekeningen en bestemming van het resultaat. De jaarrekening van de interlokale vereniging wordt jaarlijks ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad van de deelnemende gemeenten. De interlokale vereniging zorgt ervoor dat de jaarrekening aan de gemeenten wordt bezorgd uiterlijk binnen de zes maanden na afsluiting van het financieel boekjaar. De bijbehorende verantwoordingsstukken liggen ter inzage op het administratief secretariaat en worden op eenvoudig verzoek aan de gemeenten ter beschikking gesteld. De jaarrekening is goedgekeurd indien de gewone meerderheid van de participerende gemeenten de goedkeuring heeft verleend. Het eventueel positief resultaat van de rekening blijft in de interlokale vereniging en wordt aangewend voor de realisatie van de doelstelling zoals omschreven in artikel 2.

7 HOOFDSTUK 6 OVERIGE WEDERZIJDSE RECHTEN EN PLICHTEN, INFORMATIEVERSTREKKING AAN DE DEELNEMERS, JAARLIJKSE EVALUATIE. Art. 14 Overige wederzijdse rechten en plichten De vereniging verbindt zich ertoe op de officiële briefwisseling enkel het logo van de burensportdienst te vermelden. Art. 15 Informatieverstrekking aan de deelnemers. De verslagen van de vergaderingen van het beheerscomité worden aan de participerende gemeenten toegestuurd. Samen met de jaarrekening wordt aan de gemeenten een jaarverslag ter beschikking gesteld. Dit jaarverslag wordt samen met de rekening aan de gemeenteraad ter goedkeuring voorgelegd. HOOFDSTUK 7 VEREFFENING. Art. 16 Vereffening Wanneer de gemeenten de interlokale vereniging willen beëindigen, stelt het beheerscomité een vereffenaar aan. In voorkomend geval wordt het netto-actief verdeeld over de gemeenten overeenkomstig hun inbreng. HOOFDSTUK 8 SLOTBEPALINGEN. Art. 17 Deze overeenkomst komt in de plaats van de Overeenkomst betreffende de werking van de Interlokale Vereniging Burensportdienst Waasland van 19 februari Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. In geval van geschil zijn uitsluitend de rechtbanken te Dendermonde bevoegd. Opgemaakt te Beveren op 26 februari 2019 in 9 exemplaren. Elke gemeente verklaart 1 ondertekend exemplaar te hebben ontvangen. Voor de gemeente Beveren, Marc Van De Vijver Jan Noppe Voor de gemeente Kruibeke,

8 Dimitri Van Laere Luc Meyntjes Voor de gemeente Sint-Gillis-Waas, Maaike De Rudder Vicky Van Daele Voor de stad Sint-Niklaas, Lieven Dehandschutter Johan Verhulst Voor de gemeente Stekene, Stany De Rechter Dirk De Vetter Voor de gemeente Temse, Luc De Ryck Nele De Cleen Voor de gemeente Waasmunster, Michel Du Tré Bram Collier Voor de gemeente Moerbeke-Waas,

9 Robby De Caluwé Karin Van de Sompel Voor de gemeente Zwijndrecht André Van De Vijver Ilse Weynants