Workplace Showcase - Nederlandstalige uitgave by Business Interactive Media (Bimedia)

WERKORGANISATIE IN VOLLE (R)EVOLUTIE

CASE STUDIES:

ELO BULL QUICK ING LIFE SANOMA MELEXIS BEIERSDORF MECS EUROPE

Business Interactive Media bvba - Profacility magazine nr. 39 • Driemaandelijkse publicatie • juli-aug.-sept. 2013 • Nederlandstalige uitgave • 12,50 EUR • Afgiftekantoor Leuven Mail • P304098

Showcase 2013 / WORKPLACE

een speciale editie van

Efficiency in buildings, facilities & mobility management

PROFACILITY NR. 35 SEPTEMBER 2012 1

Het zit in ons systeem sinds 1950

WAND E N

K L I M A A T PLAFONDS

AFBOUW

BEDDELEEM T + 3 2 9 2 2 1 8 9 2 1 o f b e z o e k ons op www.beddeleem.be

D EUREN

MEUBILAIR

I VOORWOORD I

Werkplek draagt bij tot een betere werk/privé-balans

et ‘werken’ is de voorbije jaren enorm veranderd en zal ook in de toekomst verder evolueren. Strikt afgebakende uniforme en repetitieve taken verdwijnen. Creativiteit, meedenken en projectmatig werken nemen de bovenhand. Het profiel van de “werkers’ is mee-geëvolueerd. De ‘kenniswerker’ heeft een andere achtergrond vanuit zijn/haar studietijd, heeft ook andere verwachtingen voor wat carrière en privéleven betreft, stelt eisen aan zijn/haar werkgever. Logisch dat de werkomgeving zich aanpast! De actuele kantoorinrichting kiest niet langer voor één enkele werkplek, maar voor een variatie aan werkplekken, die inspelen op de verschillende taken die een medewerker verricht gedurende de werkdag. De kenniswerker wisselt voortdurend de werkplek, wat bijdraagt tot het dynamiseren van de werkomgeving, communicatie tussen collega’s stimuleert, inspireert afhankelijk van de zichten naar buiten… Opvallend bij de bezochte projecten is dat het inkrimpen van het aantal gebruikte vierkante meters momenteel minder uitgesproken lijkt te zijn. Mogelijk heeft de druk op de verhuurmarkt hiermee te maken. Bij de inrichting wordt voorrang gegeven aan het welzijn van de werknemer en dat op vele vlakken. Ergonomie is een sleutelbegrip geworden. De ergonomie wordt geoptimaliseerd in functie tot het type werkplek en het gebruik daarvan. Ergonomie gaat ook verder dan het werkblad en de kantoorstoel. Zo is er opvallend veel aandacht voor een optimale verlichting, wat bovendien kan resulteren in een besparing als gevolg van een lager energieverbruik. Akoestiek bleef jarenlang in de vergeethoek, maar krijgt nu plots de aandacht die het verdient als belangrijke bijdrage tot het comfort op de werkplek.

De zorg om het welzijn van de werknemer spreekt ook uit het toenemend aanbieden van omringende services als bv. mobiliteits-assistentie, het aantrekkelijker maken van het cateringaanbod, al dan niet met uitbreiding van de beschikbaarheid om in te spelen op de flexibele werktijden. Maar niet alleen services die gerelateerd zijn aan het werk worden uitgebreid en geoptimaliseerd, steeds meer bedrijven dragen bij tot een evenwichtige werk/ privé-balans voor hun medewerkers door een selectie uitgekiende services. De aankleding van de werkomgeving is niet langer steriel/dwingend, maar gaat resoluut voor gezelligheid, bewoonbaarheid en ‘huiselijkheid’. Kleur mag en verwijst niet zelden naar het merkimago van de onderneming. Inrichting en aankleding van de werkomgeving zijn essentieel voor het imago dat het bedrijf afspiegelt op de werknemer en spelen een essentiële rol in de relatie die loyauteit en een lange termijn partnerschap ambieert. De werksfeer stimuleert zelfs om terug vaker naar kantoor te komen, ondanks een toenemende acceptatie van het thuiswerken. En tenslotte valt op dat het bewust omgaan met de werkomgeving vandaag steeds vaker doordringt bij de kleinere ondernemingen. Ontdek op de volgende pagina’s een brede waaier voorbeelden van kantoorinrichtingen in de actuele geest van werkplekbeleving.

Eduard CODDé Hoofdredacteur Profacility Magazine redactie@profacility.be

Workplace Showcase 2013 3

De Profacility media zijn publicaties van

Uitgever: Business Interactive Media bvba louisalaan, 475 -1050 Brussel Tel. +32(0)2 669 77 65 - Fax +32(0)2 626 37 17 info@bimedia.be - www.bimedia.be Directeur van de uitgave Didier VaN DeN eYNDe - dvandeneynde@bimedia.be ADVERTENTIE & MARKETING Business Development Didier VaN DeN eYNDe - dvandeneynde@profacility.be Key Account Manager Sigrid NaUWelaerTS - snauwelaerts@profacility.be advertentietarieven beschikbaar op www.profacility.be/advertising REDACTIE Hoofdredacteur eduard coDDÉ - redactie@profacility.be

BULL BELUX

De intergenerationele samenwerking verbeteren

ING-LIFE & NON-LIFE

Nieuwe start in de airport plaza

Redacteurs patrick BarTholoMÉ, kim VerheGGe, Jean-claude VerSeT Vertalers Michel BUckINX, luc FraNco, Didier leMaIre, annelies VerBIeST Fotografen Valérie clarISSe, Bernard De keYZer, Georges De kINDer, Marc DeTIFFe, Geoffrey FrITSch, Yvan GlaVIe, Thomas VaN haUTe

BEIERSDORF

Merken als inspiratiebron

Stuur ons uw persbericht naar redaction@profacility.be (Fr) redactie@profacility.be (Nl) PRODUCTIE Lay-out kurt ThYS - Str8 - www.str8.be

SANOMA

Bytes, Bricks and Behaviour

Drukkerij Van der poorten NV - www.vanderpoorten.be PARTNERSHIPS profacility is mediapartner van

ABONNEMENTEN Inschrijven op www.profacility.be/abo contact: abo@profacility.be Verantwoordelijke uitgever: Didier VaN DeN eYNDe, louisalaan, 475 -1050 Brussel © alle rechten voor overname van teksten, advertenties of illustraties voorbehouden en dat voor alle landen. ontvangen documenten worden niet teruggezonden. hun toezending sluit het akkoord van de auteur in voor vrije publicatie.

MELEXIS

Inzetten op groei

ELO TOUCH SOLUTIONS

ludieke en multifunctionele open spaces

4 Workplace ShoWcaSe 2013

I inhoud I

SHOWROOM

Nieuwigheden op het vlak van meubilair en uitrusting voor het inrichten van de werkplaats

AAN DE BASIS VAN DE FM-COMMUNITY Interview met Patrick Wendelen BUSINESS CASE: ING LIFE & NON-LIFE Feelgood creëren voor tevreden medewerkers en klanten BUSINESS CASE: SANOMA 3 B’s, succesfactoren voor de nieuwe werkorganisatie

MOBILITY: SATELLIETKANTOREN Op naar het station, maar niet om er de trein te nemen!

YAMBLA

Digitale en sociale ideeënbus

NMBS HOLDING

BUSINESS CASE: BEIERSDORF De visuele identiteit van NIVEA als inspiratiebron voor de nieuwe kantoren SHOWROOM Meubilair en uitrusting voor het inrichten van de werkplek TAKE OFF OFFICE PARK De ontwikkelingen van de Gentse site ‘The Loop’

Satellietkantoren in de stations?

BUSINESS CASE: BULL BELUX Omschakeling naar de ‘New Way of Working’ met het DiversiBull-project

ADVERTENTIES & PUBLIREPORTAGES - INDEX AOS STUDLEY

20-21

L.O.G

54-55

ASSA ABLOY

PROCOS

6-7

BEDDELEEM

MCS

ONDERNEMINGSCULTUUR & CHANGE MANAGEMENT Yambla vindt digitale en sociale ideeënbus uit

BUSINESS CASE: ELO TOUCH SOLUTIONS Ludieke en multifunctionele open spaces

BUROCONCEPT

MERAK

72-73

CAMELOT

66-67

MIKO

84-85

DTZ

58-59

MOZER

GLOBAL

28-29

PAMI

GIROFLEX

PAN-ALL

IFMA- HEPL

RECUPEL

IFMA FACILITY AWARDS

ROSESTUDIO

38-39

KINNARPS

68-69

STEELCASE

BUSINESS CASE: MELEXIS Inzetten op groei

WORKPLACE: 9 CASE STUDIES Sibelco, Euler Hermes, Clear2Pay, Plancke Tax Consultancy, Center for Creative Leadership, Fost Plus, PSA Belux, KBC Artevelde, Ecopuur

Workplace Showcase 2013 5

PROCOS Group

Foto: Toon Grobet

De werkomgeving als bijdrage tot het mission statement van het bedrijf

VRT Radiohuis â&#x20AC;&#x201C; Leuven i.s.m. Studio Farris

6 Workplace Showcase 2013

Foto’s: Toon Grobet

PUBLI-VIEW

CM directiekantoren - Brussel

VRT Radiohuis – Leuven i.s.m. Studio Farris

Toen PROCOS in 1990 werd opgericht, lag de nadruk op CAD services en space planning. Vandaag leveren de teams van PROCOS Group consultancy diensten vanuit 2 business lines : “SPACE” en “SOFTWARE”. De adviezen binnen “SPACE” beantwoorden huisvestingsvragen van organisaties uit de private en publieke sector: uitwerken van een strategisch plan voor de huisvesting, opmaken van een programma van eisen, ontwikkelen van een nieuwe werkomgeving, opmaken van de space planning, uitwerken van het interior design, change management, project management, ondersteuning bij DBMFO projecten. De business line “SOFTWARE” ontwikkelt en implementeert software tools voor Facilities Management en Project Management. Het uitgangspunt hierbij is dat we steeds gebruik maken van de nieuwste technologie waarbij (mobiele) webtoepassingen centraal staan. Naast onze eigen tools (Project Library, Multi Project Manager en Move Manager) implementeert PROCOS Group al meer dan 15 jaar ook ARCHIBUS, wereldspeler op de markt van Facility Management Systemen. Europees engagement PROCOS Group is vandaag actief in een groot aantal Europese landen vanuit haar kantoren in Antwerpen, Arnhem, Lissabon en Luxembourg.

Door een pragmatische aanpak, gestuurd vanuit een partnership met onze klanten, garanderen we succesvolle projecten. Met een groot en divers team van professionals is PROCOS Group in staat toegevoegde waarde te leveren voor het facilitair departement en de hele organisatie. Homes for businesses Onder invloed van de veranderingen in onze manier van leven, de evolutie van de technologie, mobiliteit en demografie worden organisaties gedwongen om hun werkomgeving aan te passen. De opmars van de Y generatie en de grotere kloof in leeftijd tussen medewerkers op de werkvloer, dwingen ons om het klassieke kantoor aan te passen. In het traditionele kantoor waren alle elementen beschikbaar om te werken: stoel, werktafel, computer, telefoon, ….maar ook de collega’s en de informatie. Vandaag echter is informatie overal beschikbaar en kan men op afstand met collega’s overleggen. Medewerkers kunnen mobiel werken, waardoor de werkomgeving zich uitbreidt van het kantoorgebouw naar verschillende locaties (thuis, hotel, business centers, onderweg, …) Dit impliceert niet dat het kantoor verdwijnt. De kantooromgeving krijgt een andere invulling, meer afgestemd op de werkprocessen van de organisatie en de taken van de medewerkers.

AG Insurance – Brussel

Het is noodzakelijk om bij de ontwikkeling en de implementatie van de nieuwe werkomgeving aandacht te besteden aan de eisen van de hele organisatie. Immers, de werkomgeving is een geïntegreerd concept waarbij ook HR en ICT belangrijke componenten zijn. Het uitwerken van een open en transparante werkomgeving, gericht op samenwerken, kan een negatief effect hebben op de concentratie. Daarom is een goede mix van verschillende werkplektypes en een doordachte lay out of space planning noodzakelijk. Enkel door goed te luisteren naar de noden van de organisatie en de medewerkers, het inpassen van de werkomgeving in de bedrijfsstrategie en de integratie met ICT en HR, creëert het PROCOS team echte “homes for businesses”.

Jan Blockxstraat 1 2018 Antwerpen +32 3 242 94 60 procos.belgium@procosgroup.com www.procosgroup.com

Workplace Showcase 2013 7

MCS Inspiration Day Oct. 24, 2013 from 10h to 18h

Looking for inspiration? MCS is pleased to invite you to its main annual event bringing together professionals in Real Estate and Facility Management from various horizons. From this day, you will take away many valuable

tools and tips to apply the next day for managing your asset portfolio, and your internal and external services. You will also learn the latest trends in the domain of optimal way of working. During this interactive full day event, you will be given some food

for thought around three domains : workplace, service and real estate management through high profile speakers, live debate, customer testimonials and expert forums in parallel breakout groups.

Topics La Maison de l’Automobile Brussels, Belgium

THE FUTURE OF SUSTAINABILITY IN REAL ESTATE Breakout sessions: Maintenance • Workplace • Cleaning • Cost Apportionment • Space Management • Contract Management

NEW WAYS OF WORKING : INFLUENCE ON THE RELATION BETWEEN FUNCTION, STRUCTURE AND ARCHITECTURE

Inspiration.Insight.Impact.

Breakout sessions: Performance • Catering • Agility • Energy • Workplace • Mobility

SERVICE MANAGEMENT IN THE PERFECT STORM Panel of service providers

Speakers Dirk Van Dueren, Provincie Limburg • Neil McLocklin, Cushman & Wakefield • Hederik Tijs, BASF • Roland De Coninck, Siemens • Bart Hendrickx, KU Leuven • Bart De Sutter & Jean Morren, Euroclear • Kenneth Stevens, SAP • Yves Henet, bpost • Jean-Christophe Donck, UCB • Dr. ir. Philippe Samyn • Facilicom • ISS • Sodexo • Be.Maintenance • and many more ...

Ongoing side activities • myMCS demonstrations • Video booth • Green car test drives

To register for this event, follow this link (free admission) : www.mcs.fm/events/the-mcs-inspiration-day

Advert MCS HR.indd 1

#mcs_inspirationday

06/09/13 08:12

I AGENDA I

FAIRS & NETWORKING EVENTS

SEMINARS

TRAINING

→ 24>27/09 CMS Berlin 2013 - Cleaning Management Services CMS Berlin 2013, internationale beurs met ruim 350 exposanten op het gebied van professionele schoonmaak, trekt meer dan 14.000 professionals uit 52 landen aan. Berlijn (D), Messe Berlin

→ 24/09 IFMA Breakfast 4 FM Verantwoord energiebeheer Gosselies, Etablissements Fernand Georges

12e Postgraduaatopleiding in Facility Management Volgende sessies van de opleiding georganiseerd door KAHO St-Lieven – St.-Niklaas in samenwerking met IFMA

→ 26>27/09 Vakbeurs HVAC De vakbeurs voor innovatieve technologieën voor energieprestatie, binnenklimaat en installatietechnieken. Brussel, Brussels Expo → 02>04/10 IFMA’s Congres World Workplace 2013 Al meer dan 30 jaar is IFMA’s World Workplace Conference & Expo de grootste en meest gerespecteerde jaarlijkse conferentie voor facility managers. Het is een inspirerend congres voor professionals in facility management, gericht op de specifieke behoeften en uitdagingen waarmee deze dagelijks worden geconfronteerd. → 15>17/01 Vakbeurs Facilitair Stands, symposia, workshops en themapresentaties, deze vakbeurs is de ideale gelegenheid om zich uitgebreid te laten informeren. ‘s-Hertogenbosch (NL), Brabanthallen

→ 25/09 Seminarie: De nieuwe Residentiële Vastgoedmarkt in Brussel Een organisatie van Editions & Séminaires – Property Meetings Brussel, ING (Marnix) auditorium → 26/09 Seminarie IFMA: Energy Management Resultaten en conclusies van de werkgroep Brussel, B Faculty → 11/10 Welke FMIS voor welk gebruik? IFMA conferentie en voorstelling van FMIS providers Brussel, Febelfin Academy → 17/10 6e Interactief FM Congres ‘Facility Management Anno 2021’ Jodoigne, Château de l’Ardoisière → 23/10 IFMA FM on site: Foamglass Bedrijfsbezoek, Tessenderlo

De Biënnale INTERIEUR voor design, binnenhuisarchitectuur, materiaal en meubelen, alsook ORGATEC, de vakbeurs die oplossingen biedt voor de uitrusting van werken leefruimtes op kantoor, zullen pas in 2014 hun deuren opnieuw openen.

→ 14/11 IFMA FM on site: Mobistar Bedrijfsbezoek, Brussel

INTERIEUR ORGATEC

→ 27/11 26e Facility Nights: ‘Facility Nightmares’ Louvain-la-Neuve, Court Saint Étienne

17>26/10/2014, Kortrijk 21>25/10/2014, Keulen

03/10 17/10 07/11 21/11 05/12 19/12

Introductie Organisatie van facilitaire diensten Financieel beheer en budgetteren Contractmanagement Documentbeheer Introductie vastgoed

Energy Management - IFMA Seminarie op 26 september Door stijgende energieprijzen en toenemende wetgeving sluipt de energieproblematiek steeds dieper in het leven van de Facility Manager. Energie is goed voor circa 20% van de totale kost. IFMA wil de focus leggen op de beheersing van de energiekost binnen het facilitair beheer. Wat kan ik als Facility Manager doen om mijn energiestromen te beheren en te beheersen? Dat is de vraag die de IFMA werkgroep ‘energie’ zich stelde. Zij komen met een handboek op de proppen met praktische tips en vuistregels om energie in bedrijfsgebouwen te besparen. Donderdag 26 september 2013 van 13u00 tot 16u30 Business Faculty St. Lendriksborre 6 1120 Neder-Over-Heembeek Programma en inschrijvingen via www.ifma.be

Meer info over deze evenementen: www.profacility.be/agenda

WORKPLACE SHOWCASE 2013 9

08:12

004 Agenda NL.indd 9

17/09/13 09:33

FM I Knowledge Sharing I

Aan de basis van de FM-community Sinds het najaar van 1999 zijn Patrick Wendelen en zijn KI’Communication hecht verbonden met de wereld van het facility management. De diverse evenementen die de agenda’s van de FM-professionals kleuren, bieden een ideale gelegenheid tot het uitwisselen van kennis en ervaringen, brengen de aanwezigen herhaald in aanraking met ongekende tot verrassende facetten van hun vakgebied en dragen bij tot het ontwikkelen en verstevigen van collegiale banden binnen de Belgische © Geoffrey Fritsch

FM-community. n Een interview van Patrick Wendelen door Eduard Coddé Hoe ben je met de wereld van het facility management in aanraking gekomen? Het begon in september 1999 met de organisatie van een FM Congres voor de Vlaamse Ingenieurskamer op verzoek van Chris Claessens. Er waren een 80-tal aanwezigen in Flanders Language Valley, waar het congres doorging, wat een groot succes bleek. Het verbaasde me dat de daar samen gekomen professionals elkaar nauwelijks kenden en dat er geen FM-community bestond. Deze vaststelling was voor mij de aanzet om daar verandering in te brengen, ook al had ik zelf voordien geen raakpunten met het vakgebied. Wat was het eerste initiatief in die richting? De Facility Nights kwamen als eerste op de agenda. Ik ging in die tijd nog uitsluitend op zoek naar internationale sprekers. De eerste twee edities waren een groot succes, de derde vertoonde echter een ernstig dipje. Er volgde een grondige evaluatie, met een zoektocht naar gastsprekers die dichter bij de praktijk stonden, die beter de essentie van FM als functie konden belichten, en dat bleken ook best Belgische sprekers te kunnen zijn. De vierde Facility Night trok meteen 166 aanwezigen en dat was eigenlijk de finale doorbraak! Sindsdien is de formule voor de Facility Nights gebaseerd op wat leeft

10 Workplace Showcase 2013

binnen het FM-vakgebied, de frustraties, ervaringen, het leren van anderen. De laatste vier à vijf jaar worden ook steeds vaker suggesties voor onderwerpen aangedragen vanuit de FM-markt. Luisteren naar de markt is essentieel om het concept van de Facility Nights bij te schaven en aantrekkelijk te houden. Het is altijd de bedoeling dat de aanwezigen iets interessants meedragen in relatie tot het FM-vakgebied. Naast de Facility Nights groeiden de FM Congressen uit tot vaste waarde. In 2008 stelde ik het eerste FM Congres voor, een tweedaags evenement in Sint-Martens-Latem, waarop liefst 5 CEO’s het woord namen. Meer dan 120 mensen namen deel, maar een congres over twee dagen kan niet meer. We brachten de FM Congressen naar één en nu zelfs tot een halve dag terug. In vele bedrijven wordt deelname aan een congres ten onrechte beschouwd als een dag ‘ertussenuit’, zodat dit erg gevoelig ligt bij alle functieniveaus. De actuele formule voor de FM Congressen is dan ook ‘lean & short’. Bovendien zijn ze interactief, wat ze nog boeiender en leerzamer maakt. De FM Congressen hebben tot doel bij te leren over het vakgebied, zelfs voor zeer ervaren facility managers, dit in tegenstelling tot de Facility Nights, die vooral netwerking voor ogen hebben.

de evenementen die je organiseert willen FM-professionals in gans het land bereiken. Het viel op dat de Facility Nights en in iets mindere mate de FM Congressen een overwegend Nederlandstalig publiek aantrokken. FM is van oudsher een Angelsaksisch gegeven en er lijkt wel een FM-grens door ons land te lopen. Daarom zijn de FM Topics tot stand gekomen, die zich richten tot Wallonië, met als doel een balans te vinden tussen noord en zuid. Met de FM Topics die als een soort ‘light’-versie van de Facility Nights mogen worden beschouwd, willen we in eerste instantie het begrip facility management meer bekendheid geven in het zuiden van het land. We mochten vaststellen dat een strikt Franstalig evenement toch wel wat barrières wegneemt voor de facility managers of gelijkwaardigen. en ook hiermee kwam er geen eind aan nieuwe initiatieven? Er zijn de Facility Trends, waar de communicatie vanuit de leveranciers van facilitaire services uitgaat, zonder dat het mag ontaarden in een reclamepraatje. Er worden uitsluitend facility manager uitgenodigd en er wordt gewerkt vanuit een toekomstvisie op de facilitaire praktijk. Vijf jaar geleden ontstond dan weer het FM Zorgcongres vanuit een contact met Arlette Verleyen (Directeur Facilitaire Dienst Universitair Ziekenhuis Brussel), wat inmiddels een vaste plek heeft gekregen in het voorjaar. Wat mogen we dit najaar nog verwachten? Vooreerst is er op 9 oktober een FM Topics met op het programma de financieel directeur van de Nationale Bank van België, een vertegenwoordiger van de Europese Commissie en Minister Jean Claude Marcourt. De focus ligt op facility management bij de overheid. Aansluitend op 17 oktober hebben we het 6e interactief FM Congres in Jodoigne, dat op onderzoek gaat naar de toekomst van het facility management en waar in de plenaire sessies Chris Claessens (Director General Services, PwC Belgium) en Norman Rose (Secretary General, European Centre For Facility Management) het woord zullen voeren. Op 27 november staat de 26e Facility Night gepland, met als thema ‘facility nightmares’, met focus op haast onmogelijk te beheren gebouwen. Er wordt nog druk gewerkt aan het definitieve programma, maar we hebben al wel de toezegging van het Guggenheim-museum in Bilbao en FOD Justitie! n

FM INTellIGeNce die 10 minuten van uw tijd zullen ons helpen om te beantwoorden aan uw wensen op het gebied van informatie, benchmarks en het delen van ervaringen. Vertel ons welke uw verwachtingen en prioriteiten als manager zijn. Vul onze online vragenlijst in

www.FM-intelligence.be

een gezamenlijk initiatief van

Workplace ShoWcaSe 2013 11

GESTURE DE SCHAKEL TUSSEN LICHAAM EN TECHNOLOGIE De eertse bureaustoel ontworpen om te werken met mobiele technologie. www.steelcase.nl/gesture

Realisatie van Art Nivo Workspaces - foto: Valerie Clarysse

Nieuwe start in het Airport Plaza

Feelgood creĂŤren voor tevreden medewerkers en klanten Workplace Showcase 2013 13

220 ING NL.indd 13

17/09/13 09:25

Workplace I Business Case I ING LIFE & NON-LIFE BELGIUM, DIEGEM I

“De beslissing van de Europese Commissie om financiële instellingen hun bank- en verzekeringsactiviteiten op te splitsen als een ongelofelijke opportuniteit benaderen en een fantastisch, gloednieuw bedrijf neerzetten. Dat was ons doel” opent Robert De Colfmaker, Facility Manager ING Life & Non-Life Belgium. “Vanuit de grote ING-infrastructuur die in België een 10.000 medewerkers telt, werden we een volledig zelfstandig bedrijf en zetten we een eigen cultuur in de startblokken voor een nieuwe toekomst”. n Eduard Coddé Foto’s: Valérie Clarysse - courtesy of Art Nivo Workspaces

Robert De Colfmaker, Facility Manager ING Life & Non-Life Belgium

“

obert De Colfmaker omschrijft de hele operatie plastisch: “Het is als een jongere die na jarenlang thuis wonen het ouderlijk nest verlaat om zijn eigen leven te leiden”. Een eerste essentiële stap naar de nieuwe werkomgeving voor de 450-tal medewerkers was het vastleggen van hoe ING Life & Non-Life Belgium zich als zelfstandig bedrijf zou profileren. ‘Interne en externe openheid, samenwerking en efficiëntie, en maximale klantenfocus’ werden na enkele maanden als krachtlijnen weerhouden. Robert De Colfmaker: “Het is onontbeerlijk om als bedrijf te weten wat men wil. Er werd een perimeter gesteld en een professionele real estate partner gekozen (Key Estate). Liefst 28 gebouwen namen we mee in de preselectie, om de keuzewaaier vervolgens te herleiden tot een 5-tal, dan twee en uiteindelijk enkel Airport Plaza in Diegem als nieuwe thuis voor het nieuwe bedrijf. Het was eigenlijk liefde op het eerste gezicht, omwille van de harmonie tussen zicht op beweging buiten en rust en de talrijke inrichtingsmogelijkheden. Het gebouw geeft een jong en dynamisch gevoel, vergelijkbaar met de campus-sfeer en motiveert tot goed werken”. Daarop volgde het communiceren van de ingrijpende verandering voor alle medewerkers en het intern ‘verkopen’ van het project. Alleen al de verhuis van Etterbeek’s vestiging (Sint Michielswarande) naar Diegem betekende een ‘mobiliteitsrisico’ en werd omkaderd door een verplaatsingsstudie per medewerker.

Robert De Colfmaker: Ik geloof er rotsvast in medewerkers gelukkiger te kunnen maken via facility management. Externe klanten genieten een maximale dienstverlening door de medewerkers intern maximaal te ondersteunen bij hun werkzaamheden. Lange termijn visie op werken De start van een zelfstandig ING Life & Non-Life Belgium ging gepaard met het vastleggen van een lange termijn visie op de praktijk van het werken en de daarbij horende werkomgeving. Zo is het gebouw toegankelijk van 05.00 u tot 20.00u om een maximaal flexibele werktijd te faciliteren. Op lange termijn moet elke medewerker – ook deze van het call center – thuis kunnen werken! ING Life & Non-Life Belgium opteerde heel bewust voor samenwerking met een externe partner. Na een aantal verkennende gesprekken met focus op een ‘end-to-end’-oplossing, viel de keuze op Art Nivo Workspaces. Robert De Colfmaker: “Voor ons was out of the box denken, anders zijn dan anderen, erg belangrijk. De samenwerkingsovereenkomst werd afgesloten met een knipoptie, t.t.z. met tussentijdse evaluaties en benchmarken om zeker te zijn van het gewenste eindresultaat”.

14 Workplace Showcase 2013

220 ING NL.indd 14

17/09/13 09:25

Art Nivo Workspaces verzekerde de globale begeleiding. Een 33-tal medewerkers traden op als spreekbuis voor hun 450 collega’s. Zij fungeerden als ambassadeurs van de verschillende afdelingen. Via workshops in de diepte werd door iedereen input gegenereerd voor de creatie van de nieuwe werkomgeving. Fora op het intranet boden bijkomend mogelijkheden om suggesties in te dienen. Robert De Colfmaker: “De ontvangen suggesties varieerden van onrealistisch tot uiterst bruikbaar en efficiëntie verhogend! We vroegen iedereen hoe ze op dat ogenblik werkten en hoe ze dat in de toekomst wensten te doen, m.a.w. hoe ze hun ideale werkplek zagen. Door iedereen vooraf grondig te bevragen, kan je de beste en meest duurzame werkomgeving creëren waarin medewerkers en teams graag, efficiënt en in het belang van de klant werken. Uiteraard moest de massale input gefilterd en gestroomlijnd worden, een proces waarmee onze partner heel wat ervaring had”. Tal van voorstellen kregen vorm als 3D-simulaties, die de noodzakelijke prijsberekeningen toelieten om het definitieve selectieproces af te ronden. “Voor een aantal zaken beslisten we om ze voor te bereiden, maar pas later uit te voeren” vult Robert De Colfmaker aan.

Het Airport Plaza gebouw geeft een jong en dynamisch gevoel, vergelijkbaar met de campus-sfeer en motiveert tot goed werken.

Workplace Showcase 2013 15

220 ING NL.indd 15

17/09/13 09:25

Workplace I Business Case I ING LIFE & NON-LIFE BELGIUM, DIEGEM I

Vergadercultuur: er zijn zeer verscheiden ingerichte vergaderfaciliteiten voorzien.

16 Workplace Showcase 2013

220 ING NL.indd 16

17/09/13 09:25

Ge誰soleerde en gedeelde werkplekken spelen in op de aard en de duurtijd van de verschillende taken.

Workplace Showcase 2013 17

220 ING NL.indd 17

17/09/13 09:25

Workplace I Business Case I ING LIFE & NON-LIFE BELGIUM, DIEGEM I

Focus op welzijn De ‘klanten’ voor Robert De Colfmaker zijn op te delen in drie leeftijdsgroepen: < 35 jaar, 35 – 50 en +50. Voor hem staat het maximaal inspelen op de momentele leefsituatie van de collega’s centraal. Dat resulteerde o.a. in een aantal maatregelen voor de mobiliteitsbehoeften, een op gezondheid gefocuste food policy en de samenwerking met een partner voor ergonomie en gezondheid. Van de 450 medewerkers van ING Life & Non-Life Belgium zijn er een 250-tal actief in de core business en een 200-tal collega’s verzekeren de ondersteunende diensten als IT, finance, e.a. Iedereen kreeg de beschikking over een laptop en een dubbel uitgerold netwerk – bedraad en draadloos – verzekert optimale connectiviteit. Voor elke werkplek is een ergonomieniveau bepaald in functie tot de maximaal toegestane gebruiksduur. Zo zijn werkplekken waar tot 8 uur aan mag gewerkt worden voorzien van een hoogteregeling voor het werkblad en een stoel met geheugenchip voor de optimale afstelling. Als onderdeel van het creëren van de nieuwe werkomgeving werd de vergadercultuur geanalyseerd. Daaruit bleek vooral een grote nood aan kleine zalen en slechts occasioneel behoefte aan een grote zaal. De campus-faciliteiten van Airport Plaza spelen daar perfect op in en indien echt nodig zijn er ook nog hotels in de onmiddellijke omgeving die oplossingen bieden. De kracht van open communicatie Nog voorafgaand aan de bouw van de nieuwe werkomgeving werden de mensen vertrouwd gemaakt met het gebruik van de nieuwe werkplekken. Robert De Colfmaker: “We organiseerden verschillende sessies en er is ook een handleiding uitgewerkt voor alle collega’s”. Zelf legde Robert De Colfmaker een dagboek aan dat iedereen kon raadplegen om de voortgang van het project op de voet te volgen. Daarnaast organiseerde hij werfbezoeken voor alle medewerkers en stelselmatig werden vergaderingen in Airport Plaza gepland om de mensen vertrouwd te maken met de verplaatsing en omgeving.

18 Workplace Showcase 2013

220 ING NL.indd 18

17/09/13 09:25

Naast een grote variatie aan individuele en samenwerkingswerkplekken zijn er enkele blikvangers in de hoofdzetel van ING Life & NonLife Belgium. Zo is er de ‘Arena’, een halfrond met oplopende zitbanken, bedoeld voor interne presentaties en klantenontvangst. Robert De Colfmaker: “Het is één van de vele resultaten van het out of the box denken bij de inrichting. Bovendien is dit ook een ontspanningszone onder de middag, want er is Wii en Belgacom TV”. Een tweede buitenbeentje is de ‘Pitch-zone’, aanpalend aan het callcenter, met bomen en grasmatten. Ze is ontstaan vanuit de inbreng van de medewerkers en bedoeld voor de ‘hartslagsessies’ (kort teamoverleg). De wanden rondom fungeren als whiteboards. Verder staan er enkele bartafels en halfronde tuinbanken voor korte besprekingen onder collega’s. Tenslotte is er nog de bibliotheek als volstrekt stille zone. Robert De Colfmaker besluit: “Dit is mijn hobby! Ik geloof er rotsvast in medewerkers gelukkiger te kunnen maken via facility management. Externe klanten genieten een maximale dienstverlening door de medewerkers intern maximaal te ondersteunen bij hun werkzaamheden. Tevreden mensen leiden spontaan tot een hoger klantenserviceniveau!” n

‘De Arena’

Ervaringen delen Robert De Colfmaker deelt graag zijn ervaringen met collega’s. Als belangrijkste conclusies uit dit project plaatst hij het volgende in de spots: • Weet vooraf goed wat je als bedrijf wil. Denk ‘lange termijn’. • Blijf jezelf als bedrijf. Hetzelfde geldt voor de mensen die er deel van uitmaken. • Vertaal dat naar de gebruikers. • Zorg voor een maximale voorbereiding van het project. • Het project moet transparant zijn en een zinvol verhaal zijn voor iedereen, zodat het ook door iedereen gedragen wordt. • Selecteer voor de projectrealisatie bedrijven waarmee je als partner en niet als leverancier kan omgaan. • Betrek de gebruikers maximaal bij de uitrol van het project. Dat versnelt ook de gewenning aan de nieuwe situatie.

Workplace Showcase 2013 19

220 ING NL.indd 19

17/09/13 09:25

AOS STUDLEY

CHANGE MANAGEMENT ZIT IN ONS DNA

AOS Studley, gespecialiseerd in bedrijfsvastgoed, biedt zijn diensten aan vanaf de selectie van een gebouw tot en met het optimaliseren van de werkomgeving. Maar het vakgebied van AOS is sterk geëvolueerd, aldus Pierre-Gilles Solvit, nieuwe Managing Director van AOS België, die in het ‘Nieuwe Werken’ aspecten met betrekking tot ecologie, energie, reductie van oppervlakte en efficiëntie onderscheidt: “We zien heel duidelijk dat in alle bedrijven de vakgebieden projectmatig georganiseerd zijn met afwisselend vergadermomenten en momenten van individueel zelfstandig werk”.

In de jaren negentig was AOS Studley een pionier op het gebied van niet-toegewezen werkplekken. “Het is een belangrijk aspect van onze cultuur en maakt deel uit van het DNA van onze ingenieurs, architecten, ontwerpers en projectleiders. Naast het ontwerpen van de werkomgeving bieden we nu ook begeleiding bij vastgoedprojecten en ‘change management’ aan. Dat laatste aspect vervult tegenwoordig een prominente rol in de werkwijze van AOS, want we moeten erover waken dat het Nieuwe Werken niet uitsluitend het idee van een CEO wordt. Het voltallige personeel moet erbij betrokken zijn. Nieuw is dat in het kader van een project onze aandacht eerst en vooral naar de mensen gaat, pas daarna naar het gebouw en ten slotte naar het ontwerp. We zijn geëvolueerd van optimalisering door het verminderen van oppervlakte per werkplek en standaardisatie naar een concept waarbij men minder fysiek aanwezig is op kantoor en waarbij het kantoor het samenhorigheidsgevoel moet stimuleren. Bij de keuze van de interieurinrichting focussen we nu dus meer op het imago, de werkwijze en de waarden van het bedrijf”. Het kasteel ‘La Solitude’ in de Brusselse gemeente Oudergem, waar de kantoren van AOS gevestigd zijn, is daar een voorbeeld van. Pierre-Gilles Solvit, Managing Director van AOS België “De overgang naar het Nieuwe Werken is vooral een uitdaging voor het middle management dat zijn managementstijl zal moeten herzien nu werknemers niet langer in een fysieke omgeving aanwezig moeten zijn. Kaderleden moeten voortaan redeneren in termen van doelstellingen in plaats van aanwezigheid op kantoor”.

20 WORKPLACE SHOWCASE 2013

Het Nieuwe Werken gepland in 60% van de Belgische bedrijven AOS Studley heeft bij managers van verschillende bedrijven een enquête afgenomen om te weten te komen welke houding organisaties

aannemen ten aanzien van het Nieuwe Werken (New World of Work of NWOW in het Engels). Bijna 80% van de ondervraagden kende het concept en verklaarde voorstander te zijn. 75% was van mening dat het Nieuwe Werken een positieve impact heeft op het behoud van personeel en het aantrekken van nieuwe werknemers. Volgens Pierre-Gilles Solvit is deze perceptie erg belangrijk omdat de jonge generaties autonomer zijn in hun manier van werken en flexibeler zijn ten aanzien van hun werkuren en vrije tijd. Het Nieuwe Werken kan dus een antwoord bieden aan bedrijven die jonge werknemers willen aantrekken en die willen aansluiting vinden bij het dynamisch werken van morgen. Het enthousiasme dat tot uiting kwam in de enquête, wordt echter getemperd door het standpunt van de bedrijven ten aanzien van het in de praktijk brengen van het Nieuwe Werken. 65% zou er in het algemeen voor openstaan, maar amper 50% praat over deze trend met hun werknemers. In 40% van de gevallen ondervinden kaderleden zelfs weerstand van hun bedrijf tegenover de invoering van de NWOWprincipes. 45% van de respondenten verklaarde vaak of regelmatig deel te nemen aan infosessies over het Nieuwe Werken, terwijl 55% van de HR-verantwoordelijken wil deelnemen aan rondetafelgesprekken en erover wil praten met collega’s. Maar de sterkste indicator die aantoont dat het Nieuwe Werken perspectieven biedt, is dat er in 60% van de ondervraagde bedrijven projecten voor de implementatie van het Nieuwe Werken aan de gang

PUBLIREPORTAGE zijn of gepland staan. En de verwachtingen zijn hoog, want 90% van het panel is van mening dat de nieuwe werkmethoden kunnen helpen om de strategische doelstellingen van hun bedrijf te halen. Eenzelfde percentage is ervan overtuigd dat de werkomgeving kan bijdragen tot de verbetering van het welzijnsgevoel van de werknemers. Voor Pierre-Gilles Solvit is de belangrijkste conclusie van het onderzoek dat bedrijven duidelijk bezig zijn met het Nieuwe Werken en dat het een aanzienlijke impact heeft op het welzijn en het aantrekken van werknemers, evenals op het realiseren van de doelstellingen. Toch is er één parameter waarmee rekening gehouden moet worden, namelijk de interne weerstand. “De grondslag van deze projecten is veel meer van menselijke dan van technische aard en net door onze ervaring kunnen we anticiperen op deze obstakels”. Een uitdaging voor het middle management AOS heeft zich gestructureerd om de nodige begeleiding aan te bieden: “Ieder inrichtingsproject is anders en de uitdaging bestaat erin om te weten te komen welke richting het bedrijf wil inslaan, zodat we hen kunnen mee helpen bij het identificeren van de struikelblokken waarmee het geconfronteerd zal worden. Deze dienstverlening op maat omvat het vastgoed, het meubilair, de technologieën en het personeel. Om een groot project als dit te beheren, brengen we de desbetreffende vakverantwoordelijken binnen de organisatie samen. Het is van wezenlijk belang dat weerstand tijdig wordt gedetecteerd, anders zal deze zich tijdens het implementatieproces toch manifesteren. Het menselijke aspect heeft vaak de bovenhand op de technische uitdagingen van het project. Volgens Pierre-Gilles Solvit is de overgang naar het Nieuwe Werken vooral een uitdaging voor het middle management dat zijn managementstijl zal moeten herzien nu werknemers niet langer in een fysieke omgeving aanwezig moeten zijn. “Kaderleden moeten voortaan redeneren in termen van doelstellingen in plaats van aanwezigheid op kantoor”. Kostenbesparing AOS meet ook het gebruik van de werkplekken bij effectieve aanwezigheid. De gemiddelde aanwezigheidsgraad bedraagt vaak rond

Spikes, Antwerpen

Doyen Auto, Brussel

70%. “Een project is pas geslaagd wanneer men overschakelt van één werkplek per persoon naar zeven tot acht werkplekken per tien personen, door de werknemers verschillende ruimten aan te bieden afhankelijk van hun werkzaamheden”. Pierre-Gilles Solvit meent dat de nieuwe werkmethoden een kostenbesparing met zich meebrengen. “Gemiddeld wordt 30% van de werkplekken niet gebruikt in bedrijven. Zelfs als daar nog maar 20% van verdwijnt, kan er een enorme besparing gerealiseerd worden. Op basis van onze Occupancy Cost Index (OCI) ramen we de jaarlijkse kosten van een werkplek op 10.000 à 12.000 euro. Beeld je eens in welke besparing een vermindering van de werkplekken met 20% kan betekenen op het vlak van ruimte, onderhoud, cleaning en technologie”. Het geheim van een geslaagde implementatie veronderstelt een goed inzicht in de bedrijfscultuur, aldus Pierre-Gilles Solvit: “Het belang van het stimuleren van de informele contacten wanneer de medewerkers op kantoor zijn, mag ook niet worden onderschat. De open ruimten moeten het leggen van informele contacten makkelijker maken. Het “toeval” moet bevorderd worden”.

Verandering van cultuur door verandering van plaats Volgens Pierre-Gilles Solvit brengt de evolutie naar de NWOW onvermijdelijk een verandering van cultuur met zich mee: “Doordat er geen kantoren meer toegewezen worden, verdwijnen de persoonlijke kasten, wat op zijn beurt tot gevolg heeft dat de beschikbare informatie niet langer op papier, maar digitaal gedeeld wordt”. Een ander gevolg van de NWOW is verhuizen: “Dat is niet verplicht, maar we stellen vast dat een culturele verandering moeilijker tot stand komt wanneer het personeel binnen de eigen muren blijft. Verhuizen is een symbolische gebeurtenis. Het betrekken van een nieuw gebouw gaat vaak gepaard met een ”handleiding” voor het gebruik van de nieuwe werkruimten, met inbegrip van de externe omgeving. Het is een ideale gelegenheid om nieuwe accenten te leggen”. AOS neemt zich trouwens voor om systematisch drie tot zes maanden na de verhuis een evaluatie uit te voeren.

BOOST YOUR STRATEGY WITH YOUR WORKPLACE Real Estate - Ywow - Fit Out - Facility Management www.aos-studley.be - info@aos-studley.be - 02/775.95.11

WORKPLACE SHOWCASE 2013 21

FM HEPL_pub_promo 300x230_nl_v1:Mise en page 1

5/09/13

Organisatie facilitaire diensten Persoonsgebonden diensten

11:54

Page 1

Gebouwgebonden diensten Opdracht

Posthogeschoolopleiding

Facility Management Kom meer te weten over de huidige praktijken op het gebied van facility management. U kunt zich vanaf nu inschrijven voor de nieuwe opleidingssessie. 1ste opleidingsdag op 16 januari 2014 De opleidingssessies worden in het Frans gegeven.

Meer informatie en inschrijvingen via http://haute-ecole.prov-liege.be en www.ifma.be

10de reeks

Coรถrdinator van de FM-opleidingen:: Alain DELAHAUT - alain.delahaut@hepl.be - +32 4 237 96.07

2014

Bytes, Bricks, Behavior Succesfactoren voor de nieuwe werkorganisatie

Foto: Marc Detiffe

Immeuble Solaris, Bruxelles

Workplace Showcase 2013 23

Workplace I Business Case I SANOMA, MECHELEN I

Sanoma profiteerde van de afloop van het huurcontract van de voornaamste van zijn drie vestigingen om een visionair project op te starten. Een uniek gebouw gewijd aan flexibiliteit, telewerken en mobiliteit. Het project werd begeleid door een Program Manager van de Integrator Getronics. Sinds september zijn de drie teams verenigd in één gebouw in het complex Zuidpoort tegenover het station van Mechelen. n Jean-Claude Verset Foto’s: Marc Detiffe

“D

e eerste reden voor onze verhuizing was het voornemen om onze vestigingen in Berchem (Antwerpen), Diegem en Pulderbos samen te voegen en van deze centralisatie te profiteren om een nieuwe bedrijfscultuur te creëren, gebaseerd op een grotere arbeidsflexibiliteit en een afgeplatte hiërarchische structuur» vat Hilde De Volder, HR & Facilities Director bij Sanoma, samen. “Na het bestuderen van alle opties hebben we onze keuze laten vallen op een in Mechelen gelegen gebouw dat al in aanbouw was”. “Het begrip NWOW - ‘New World of Work’ - was duidelijk een vereiste voor Sanoma en zelfs één der pijlers van het project” herinnert Ludo Constant, Getronics Project Manager, zich. De nieuwe lay-out van de werkposten moest de samenwerking tussen de verschillende activiteitencentra van de groep vergemakkelijken en tevens de managers en hun teams dichter bij elkaar brengen. Merkwaardig genoeg behoorde het perspectief om besparingen op het functioneren te realiseren niet tot de prioritaire doelstellingen van de operatie. Desondanks heeft het bureau AOS Studley, gespecialiseerd in facility management consultancy, de behoefte aan flexibiliteit van de werkomgeving toch omgezet in mogelijkheden voor besparingen. Overigens had dit adviesbureau op 28 oktober 2010 samen met Getronics de eerste nationale dag van het telewerken in België georganiseerd.

24 Workplace Showcase 2013

Vereisten: agenda naleven en flexibel werken In de ogen van Sanoma waren twee zaken essentieel: de deadline respecteren en een culturele verandering doorvoeren in de wijze van werken binnen de onderneming. Daarbij lag de focus op flexibiliteit en het gebruik van krachtige informaticatools om deze te ondersteunen.

• facilitair beheer: een nieuwe manier van werken met meer vergaderruimtes, draadloze verbindingen en de afwezigheid van aan elke werknemer toegewezen bureaus (‘Flexdesk’).

De uiteindelijke keuze werd gemaakt in maart 2011 en het heeft 16 maanden geduurd om het project te voltooien. Na de beslissing om te verhuizen, werd het personeel uitgenodigd om dit te bespreken en te helpen meedenken om de werkplek zo goed mogelijk tot een ideale omgeving te maken, vooral voor de redactie. Later werd een ‘clean-up summer’ georganiseerd om te bepalen wat het personeel zou meenemen naar de nieuwe kantoren.

Om deze vier punten op te volgen, werden er acht personen toegewezen aan het projectteam. “Elk team was een duo bestaande uit een werknemer van Sanoma en een externe specialist. Zo werden de externe en interne opinies met elkaar geconfronteerd”. “Bij de aankondiging van de nakende verhuis hebben we een gevoelige periode gekend omdat het personeel al jarenlang in Diegem werkte” erkent Hilde De Volder. “Maar toen we op 1 maart 2012 de plaats van de nieuwe vestiging bekend maakten, hebben de nabijheid van het station en de stad Mechelen enthousiasme opgewekt. Weinig mensen hebben ons verlaten. Onze medewerkers hebben de tijd gehad om aan het idee te wennen en uiteindelijk werd het project zonder moeilijkheden voltooid”.

Het veranderingsmanagement werd uitgewerkt rond vier pijlers. • ICT: de nieuwe communicatietechnologieën zijn onontbeerlijk om de vereiste flexibiliteit van het concept ‘Work Anytime Anywhere’ te bereiken. Het platform is gebaseerd op het algemene gebruik van laptops en VoIP telefonie, wat tot de verdwijning van telefoontoestellen op de bureaus leidde. • communicatie en veranderingsmanagement: de verandering uitleggen, interactie met het personeel om hen de uitdagingen te laten begrijpen, samen oplossingen ontwikkelen. Een ‘OurSpace SPOC’ (Single Point of Contact) heeft een belangrijke rol gespeeld in elke afdeling, vooral bij de communicatie en de mobilisatie van mensen rond het nieuwe concept en bij de acties die dienden ondernomen te worden.

Flexdesk: slechts 540 werkplekken voor 700 medewerkers Het gebouw van Sanoma ligt in het complex Zuidpoort nabij het station van Mechelen. De 540 flexibele werkposten kunnen er 700 medewerker verwelkomen. In vergelijking met de vroegere situatie is de beschikbare ruimte met 30% verminderd en zijn de leasingkosten alleen al met 1,7 miljoen euro per jaar gekrompen. De andere winsten (verwarming, elektriciteit) kunnen nog niet ingeschat worden.

Hilde De Volder : In vergelijking met vroeger hebben we nu minder vierkante meters maar is het beheer van de ruimte intelligenter.

“

‘Change management’ Eén van de kenmerken van deze verhuizing van de persgroep was de doorvoering van een ‘change management’-proces. “We kennen de problematiek van strategisch verhuizen gebaseerd op de nieuwe werkmethodes goed. We hebben dat zelf ondervonden tijdens onze relocatie naar de De Kleetlaan (Diegem) in 2010” legt Ludo Constant uit.

• typische human resources thema’s: mobiliteit, werktijdregistratie en de addenda voor telewerken aan de arbeidscontracten.

Hilde De Volder, HR & Facilities Director

Workplace Showcase 2013 25

Workplace I Business Case I SANOMA, MECHELEN I

Het geheel bestaat uit twee afzonderlijke gebouwen met verschillende functies, verbonden door een grote glazen kubus. Deze gebouwen met een resoluut modern ontwerp laten hier en daar de stijl van een ander tijdperk aan de oppervlakte komen. Die herinnert aan de gebouwen die destijds ontworpen werden door Joseph Diongre, de befaamde architect van de ‘pakketboot’ van het NIR aan het Flageyplein. De in het licht badende gebouwen omvatten ‘cleandesks’ en vergaderzalen met uiteenlopende afmetingen, met inbegrip van een bistroruimte geïnspireerd op een reeds bij Getronics bestaand concept. De beschikbaarheid van de vergaderzalen wordt permanent aangeduid met kleurensymbolen. Elke zaal kan via dit systeem worden gereserveerd, ofwel rechtstreeks op een scherm, of op afstand via de computer (in Outlook). Sanoma heeft eveneens een aantal kleine zalen (‘focus rooms’) zonder reservatiesysteem voorzien. Deze worden gebruikt volgens het ‘first come, first served’ principe. Wat het facility management betreft, houdt Sanoma een groot deel van de activiteiten intern. Bepaalde functies, zoals onthaal en briefwisseling, konden lichter worden omdat er voortaan geen distributie meer is en elk team zijn briefwisseling zelf afhaalt op een centraal punt. Deze verplaatsingen bevorderen trouwens ook de informele communicatie. Thuiswerk bevorderen In het door Getronics geproduceerde boek “ Werken met het nieuwe werken”, dat gewijd is aan het fenomeen NWOW, schrijft Jan Flamend dat “ de door telewerk toenemende flexibiliteit en dalende stress tot een hoger rendement van het personeel en de aantrekking van nieuwe talenten leidt.” Bij Sanoma maakte deze revolutie de aanpassing van de arbeidscontracten noodzakelijk. “We hebben aanvullingen toegevoegd om thuiswerk mogelijk te maken” legt Hilde De Volder uit. Dankzij dit project kon ook het systeem van de tikklokken worden opgeheven. Het nut daarvan verdween in een omgeving die thuiswerk bevordert. “De eerste reactie van de managers op het nieuwe systeem was afwachtend” herinnert zich Ludo Constant. “Ze stonden ervoor open maar wilden meer weten over de invoering van NWOW en zijn dan naar Getronics gestapt om het resultaat te beoordelen”. Een blog, opleiding van de managers, een mobiliteitsplan… het project was zo

26 Workplace Showcase 2013

strategisch dat de managers de dragende spelers moesten zijn voor het succes van de operatie, vooral wat de flexibiliteit betreft. “Voor hen was het essentieel om dit concept van flexibiliteit te koppelen aan ‘management by objectives’. Aangezien de medewerkers van Sanoma zeer onafhankelijke en autonome creatieve geesten zijn, hebben we daarbij geen moeilijkheden gekend”. Hoewel telewerken niet verplicht is, kiest elke werknemer hiervoor gemiddeld één dag per week. De efficiëntie van de geïmplementeerde ICT-technologieën verdient dan ook een pluim. Voor de invoering van de nieuwe manier van werken hebben ‘change coaches’ elk team begeleid bij de uitwerking van akkoorden, in het bijzonder over de beste manier om NWOW toe te passen in functie van de diverse richtingen die het project zou kunnen uitgaan. Goede akkoorden tot stand brengen is in feite primordiaal bij de overgang naar een volledig nieuwe manier van werken, vooral voor de profielen die in aanmerking komen voor de overgang naar telewerk. Dat geldt ook voor de concepten ‘flexdesk’, ‘teamdesk’ en nabijheid (of niet) van het management. “Het aandeel van het personeel dat aan telewerken doet is van 5% voordien gestegen tot praktisch 100%. Slechts enkele functies, zoals het onthaal, kunnen niet meedoen”. Het gevolg van het project was een aanzienlijke daling van het aantal werkposten: van 700 naar 540. Mobiliteit: voorrang voor openbaar vervoer De keuze van de locatie van de nieuwe hoofdzetel getuigt van de bereidheid van Sanoma om het gebruik van het openbaar vervoer aan te moedigen. “We hebben vastgesteld dat 30% van de werknemers - of ze over een firmawagen beschikken of niet - hebben gekozen voor het openbaar vervoer” berekent Hilde De Volder. Niettemin zal het gebouw binnenkort over een parking voor het personeel en een andere voor de bezoekers beschikken. “Om de ‘New World of Work’ te laten functioneren, dien je te voldoen aan de regel van de 3B’s - Bytes, Bricks and Behavior” vat Ludo Constant samen. Dat is een springplank om de manier van werken van de mensen te veranderen. Zo kan een nieuw elan ontstaan en het personeel versterkt worden zonder het onder druk te moeten zetten en dat met een juiste work-life balance”. n

Op het aanraakscherm naast de toegang tot elke vergaderzaal verschijnt een kleurcode (EVOKO-systeem) die permanent de reserveringsstatus weergeeft. Reserveren kan zowel direct op het scherm als op afstand via Outlook op een computer.

Naast de kantoortuinen met gedeelde werkplekken dragen tal van informele ontmoetingsplaatsen en vergaderruimtes bij tot de verbetering van de interne communicatie.

Workplace Showcase 2013 27

Global

Overkoepelende benadering voor een s

Global, New game en G entreprises zijn synoniem voor een rijke en gevarieerde expertise in drie takken waarvan de dienstverlening afzonderlijk of gecombineerd ter beschikking staat van de klanten. Expertise op maat van elk project, van conceptuele fase tot volledige realisatie, zijn de grote troeven voor de klanten.

Hoe is het allemaal begonnen? Alain le Grelle, afgevaardigd bestuurder: “ Het studiebureau Global ontstond nu 19 jaar geleden en heeft zich heel snel gespecialiseerd in het ontwerp en de inrichting van werkomgevingen. Project management vormde hierop een logische aanvulling. Vanuit de overtuiging dat nieuwe noden op het vlak van werkomgevingen meer uitgesproken zouden worden en vaak ook een verandering in de werkwijze zouden teweegbrengen, heeft GLOBAL zich vanaf 2007 omringd met topexperts voor consulting m.b.t. ‘werkomgeving en het sturen van verandering’, wat in 2012 leidde tot het samengaan met een als referentie erkende organisatie: NEW GAME. Nu drie jaar geleden werd ‘G ENTREPRISES’ opgericht, een algemeen aannemersbedrijf, om in te spelen op de specifieke vraag bij sommige klanten.” Vandaag overkoepelt G Holding de drie eenheden: GLOBAL, dat zich als studiebureau gespecialiseerd in inrichting profileert, NEW GAME dat zich toespitst op change management en G ENTREPRISES dat het uitvoeren van de werken voor zijn rekening neemt. De activiteit van Global als studiebureau gaat het langst terug in de tijd. Wat biedt Global vandaag? Steven Valkeniers, commercieel verantwoordelijke: “Global werkt als studiebureau voor totale projecten of stelt expertise in deelgebieden ter beschikking, zoals verlichting, bemeubeling, verhuisbeheer, akoestiek, energiemanagement en technieken, maar ook de visuele identiteit van ondernemingen en het verhuismanagement. Na

28 Workplace Showcase 2013

geluisterd te hebben naar de wensen van de klant, volgt een grondige analyse en studie van elk aspect van het project. Samen stellen we de beste op de markt beschikbare oplossingen voor. Indien het project dat vereist, gaan we zelfs over tot het ontwerpen van meubelen en verlichtingsoplossingen op maat.” ‘Design’ is een kerncompetentie binnen Global. Wat behelst dit precies? Aferdita Kas, architect, verantwoordelijke voor de afdeling Design: “ De afdeling design bij Global telt een 10-tal medewerkers en is doorgegroeid vanuit het toenemend belang van space management bij de kantoorinrichting. Ze staat in voor het concept (inplanting, look & feel, lastenboek). Voor elke opdracht is er een project manager als verantwoordelijke, die zich omringt met een designer en - afhankelijk van de wensen van de klant - diverse specialisten betrekt voor verlichting, kantoormeubelen, signalisatie, huisstijl, enz. De designafdeling vertrekt altijd vanuit schetsen, waaruit de voorkeur van de klant duidelijk wordt en dat kadert binnen het budget. Dat leidt tot een principeakkoord voor samenwerking. De schetsen worden verder gedetailleerd, de look & feel bepaald, om tot 3D-voorstellingen te komen. Er kan besloten worden een micro-installatie op te stellen. Geen enkel detail wordt aan het toeval overgelaten. Bij de materiaalkeuze is duurzaamheid vanzelfsprekend. Onze concepten zijn allesomvattend voor het scheppen van de ideale werkomgeving en hebben bijgevolg ook aandacht voor ergonomie, verlichting, akoestiek, zonder de nieuwe technieken te vergeten.”

Global draagt tevens zorg voor de nodige aanvragen voor bouwen andere vergunningen. Niet alleen de kwaliteit van de uitvoering wordt nauwlettend in de gaten gehouden, ook het respecteren van het concept is een permanent aandachtspunt. Wat mag de klant precies verwachten van New Game? Thomas Loward, Organisation & Workplace consultant: “ Met New Game bieden we alles waar facility management vandaag op focust: een beter gebruik van de beschikbare oppervlakte, het invoeren van het nieuwe werken, het uitstippelen van het voortraject voor een verhuis, de ontwikkeling van een toekomstgerichte visie op werken, de ICT-infrastructuur,… New Game focust op het optimaal laten functioneren van de medewerkers, met speciale aandacht voor het sereen en harmonieus laten samenwerken van vijf generaties binnen een onderneming. We verzorgen daartoe de nodige audits, werken een minutieuze briefing uit voor studiebureau en/of architectenbureau. Bij New Game kiest de klant uit een uitgebreid menu aan dienstverleningen die we voorstellen. Ook de begeleiding van de interne communicatie rond veranderingen, opleidingen en workshops om mensen vertrouwd te maken met het nieuwe werken, behoren tot het dienstenaanbod van New Game. Opvolging nadien en suggesties voor correcties, kortom alles wat bijdraagt tot beter werken, valt onder de New Game-tak. Daar komt nog de begeleiding bij van bedrijven die een buitenlands filiaal wensen te openen.”

PUBLIreportage

n stimulerende werkomgeving Met de tak G entreprises wordt projectrealisatie in zijn totaliteit aangeboden. Waarom moeten klanten voor G entreprises kiezen? Philippe Bémont, Head Project Management: “Omdat wij voor elk onderdeel van een project altijd de beste leverancier uitzoeken! Elk onderdeel wordt gebudgetteerd vanuit onze ervaring en nacalculatie, waarna offerteaanvragen uitgestuurd worden. Al onze leveranciers worden geselecteerd op basis van hun kwaliteit, specialiteit, capaciteit en haalbare levertermijn. Niemand geniet exclusiviteit, maar iedereen kan zich bewijzen om als bevoorrecht partner erkend te worden. De meeste van onze relaties lopen dan ook al over een lange tijd, kennen elkaar en stimuleren onderling in het belang van een beter totaalresultaat. Voor een optimaal beheer en scherpe controle op het terrein beschikt G entreprises over eigen werfleiders voor een nauwlettend toezicht en vlotte aansturing van de werven. Wij hebben onze tak uitgerust met een specifiek aangepaste ICT-infrastructuur, met tabletPC’s in de hoofdrol. Ze vergemakkelijken de communicatie op de werf en met de interne mensen, laten toe foto’s te nemen, maar zorgen bovenal voor een snelle en uniforme informatiedoorstroming tussen alle betrokkenen, vanaf het eerste contact en zonder papieren ballast.”

Alain le Grelle Afgevaardigd bestuurder G Holding

Steven Valkeniers Commercieel verantwoordelijke Global

Hoe zou u de drie takken onder de G Holding best kunnen samenvatten? Alain le Grelle: “Wij zien elk project als een uitdaging voor de synergie tussen studiewerk, ontwerp en uitvoering, met een onvoorwaardelijk respect voor budget en levertijd. Een voortdurende opleiding en doorgroeimogelijkheden voor onze mensen is een essentiële pijler voor het versterken van onze expertise.”

Philippe Bémont Head Project Management G Enterprises

Give space a new dimension Terhulpsesteenweg 177/20 1170 Brussel Tel. (0)2 663 27 40 Thomas Loward Organisation & Workplace consultant New Game

Aferdita Kas Architect, verantwoordelijke voor de afdeling Design Global

Fax. (0)2 663 27 79 global@global-dpm.be www.global-dpm.be

Workplace Showcase 2013 29

Betrouwbare servicepartner

Besam, 1e klas service aan alle merken automatische deuren en luchtgordijnen. dag en nacht bereikbaar 2-uurs service bij calamiteiten 100% zekerheid focus op kostenbeheersing

www.besam.be

ASSA ABLOY, the global leader in door opening solutions

Workplace I MOBILITY I

Satellietkantoren

Op naar het station, maar niet om er de trein te nemen!

Van het treinstation een plaats maken waar je tijd wint en niet waar je moet wachten, rond dit idee voert de NMBS-Holding momenteel een studie uit die zij zeer ernstig neemt. De Holding won al het advies in van partners die haar zouden kunnen helpen met de oprichting van een netwerk van ideaal gelegen werkruimtes. n Patrick Bartholomé De invloed van NWOW op de spoorwegen “We stellen vast dat, althans in Vlaanderen, overheden hun nieuwe administratieve centra in de buurt van stations vestigen” gaat Koen Van De Putte verder. “Bovendien ontwikkelen het telewerken en het NWOW-concept zich alsmaar verder. We hebben ons dan ook de vraag gesteld welke rol we wilden spelen in deze nieuwe mobiliteitscontext. Mobiliteit voorkomen is ook een manier om de mobiliteit te beheren. Het is immers niet onze missie om het gebruik van onze diensten te stimuleren. Als dienstenonderneming is ons hoofddoel niet om onze winst te maximaliseren maar wel om een betere mobiliteit te garanderen”.

Koen Van De Putte : De NMBS-Holding heef beslist om zich als ‘motor van de mobiliteit’ te profileren. Onze troeven om deze titel op te eisen, zijn het spoorwegennet als wervelkolom van het Belgische grondgebied en de treinstations als intermodale knooppunten.

“

olang zij nog bestaat, bezit de NMBS-Holding alle Belgische stations waarvan zij de 37 grootste zelf beheert. Koen Van De Putte, verantwoordelijk voor de leiding van vernieuwende projecten binnen de Holding, legt uit waarom de Belgische spoorwegen zo geïnteresseerd zijn in het thema ‘telewerken’: “Drie à vier jaar geleden besloot de NMBS-Holding zich te positioneren als ‘motor van de mobiliteit’. Onze troeven om deze titel op te eisen, zijn het spoorwegennet, de wervelkolom van het Belgische grondgebied, en de treinstations als intermodale knooppunten. Daar komen nog de B-Parking-activiteiten bij voor een professioneel beheer van de parkeerplaatsen nabij de stations in een evenwichtig perspectief met de andere vervoersmiddelen”. De Holding verwierf ook aandelen in Cambio. Het feit dat Koen Van De Putte aangesteld werd tot voorzitter van de Raad van Bestuur van Cambio Vlaanderen, is een krachtig symbool van het complementaire ‘huwelijk’ tussen reizen met de trein en car sharing. En na een traag begin kent ook het netwerk van deelfietsen ‘Blue Bike’ van de NMBS succes en vormt het een mooie aanvulling op de aanbieders van deelfietsen in de stad.

Koen Van De Putte, Verantwoordelijk voor de leiding van vernieuwende projecten binnen de NMBS-Holding

Workplace Showcase 2013 31

Workplace I MOBILITY I

Foto: courtesy of Regus

van vergadertafels in horecaruimtes van stations. Deze dienst is gratis en is bedoeld voor informelere vergaderingen met 4 tot 8 personen, waarvoor geen specifiek materiaal (bord, beamer,...) nodig is. Het is een van de hulpmiddelen die we ontwikkeld hebben om te weten te komen welke de behoeften zijn.

De business centers in de Belgische stations kunnen in de toekomst mogelijk een aantrekkelijk uitzicht krijgen, zoals dat het geval is voor deze die in sommige Nederlandse stations al operationeel zijn als resultaat van een partnerschap tussen Regus en de Nederlandse spoorwegoperator NS.

Reorganisatie in zicht De Belgische spoorwegen zijn momenteel nog onderverdeeld in drie entiteiten: de NMBS is de vervoersoperator, de Holding vertegenwoordigt de financiële tak en Infrabel beheert de spoorweginfrastructuur. Na de reorganisatie zullen er nog maar twee entiteiten overblijven, namelijk de NMBS en Infrabel.

32 Workplace Showcase 2013

Drie proefprojecten “Om meer inzicht te krijgen in hoe we tewerk kunnen gaan, begonnen we met drie proefprojecten. Het eerste was een intern project waarbij we ‘flex office’-centers opgericht hebben voor ons personeel in onze districtgebouwen. Het tweede, waarover we publiekelijk nog niet zo veel verteld hebben, is ‘Meet on the move’, een dienst voor het reserveren

Het derde proefproject, bestaande uit ‘working corners’, is een ludieke knipoog naar de energiekwestie en ondersteunt in de eerste plaats ons imago. Deze ‘working corners’ zijn stands voorzien van tablets en enkele stoelen met een trapinrichting die verbonden is met een dynamo. Mits een kleine fysieke inspanning kan je je gsm opladen via een stopcontact. Het concept is niet echt bedoeld als verlenging van de werkplek maar eerder als een ludieke ruimte vlak bij de perrons, waar je een tiental minuten je mails kan lezen of even je laptop kan aanzetten. De achterliggende boodschap is dat het station geen plaats hoeft te zijn waar je tijd verliest maar waar je tijd kan winnen, ook dankzij de aanwezigheid van winkels, apotheken, boekhandels, eetgelegenheden, enz. In de stations van Antwerpen, Brussel en Namen vind je al dergelijke working corners”. Wat heeft de klant nodig? Deze drie projecten zijn louter experimenteel. Het doel is de afdelingshoofden de kans te geven om te weten te komen en te bestuderen wat de klant echt nodig heeft. Weten wie wat wil en tot welk type klanten we ons moeten richten. Koen Van De Putte: “We beschikken over heel wat gebouwen verspreid over het hele land en we hebben de mogelijkheid onderzocht om er satellietkantoren of ruimtes voor co-working in onder te brengen. Het zou een tussenoplossing kunnen zijn tussen het dagelijkse pendelen naar het hoofdkantoor en het thuiswerken. Werkgevers hebben namelijk liever dat hun werknemers in een professionele omgeving werken waar ze kunnen bijeenkomen in plaats van zich thuis te veel af te zonderen. Op de markt zien we interesse voor deze oplossing: plaatsen die beter uitgerust zijn om te werken dan de woonplaats en die ook dicht bij een intermodaal knooppunt en een parking gelegen zijn. In geval de werknemer zich toch zou moeten verplaatsen, zou hij snel een treinreis kunnen regelen of een traject met de auto kunnen uitstippelen. Het idee is om business centers op te richten die extra voordelen bieden in vergelijking met de

bestaande centers, namelijk mobiliteitsdiensten. Maar eerst moeten we weten of er een markt voor is en of ze rendabel kunnen zijn”. Een onderzoek met interessante resultaten Er werd nog geen planning vastgelegd voor deze projecten die zich momenteel in een fase van onderzoek, marktconsultatie, het bepalen van de business case en het zoeken naar beschikbare ruimtes en potentiële partners bevinden. Wat het zoeken naar mogelijke partners betreft, heeft de NMBS-Holding een onderzoek opgestart dat op 8 juli afgesloten werd. Volgens Koen Van De Putte zijn de resultaten erg positief. Er zijn gesprekken aan de gang met ondermeer Multiburo en Regus. Er werd ook een consultant ingeschakeld om de NWOWaspecten van dit uitbreidingsproject van de NMBS te bestuderen. “We ronden de studie af in september, waarna we het project voorstellen

aan het directiecomité» licht Koen Van De Putte toe. “Vervolgens zal er een bestek opgemaakt moeten worden om een dienstverlener te vinden”. Het is echter geen gemakkelijke periode om nieuwe projecten op te starten gezien de interne veranderingen die binnen de NMBS aan de gang zijn. “Sowieso zal het geleidelijk gebeuren op basis van een plan voor de herbestemming van bepaalde gebouwen en hun beschikbaarheid” aldus Koen Van De Putte. “Qua implementatie zullen eerst de grote stations aan bod komen, maar ook enkele kleinere intermodale knooppunten met een goede ligging of veel parkeerplaatsen zouden zeer goed kunnen tegemoetkomen aan de verwachtingen van de markt”. De vraag van de advocaat van de duivel: “Behoort het aanbieden van werkruimtes wel tot het vakgebied van de NMBS?” brengt Koen

Van De Putte alvast niet van zijn stuk: “Onze prioriteit nr.1 blijft uiteraard onze treinen en hun stiptheid. Maar dat betekent niet dat we geen prioriteit nr. 4 of 5 mogen hebben. We hebben trouwens nog andere projecten lopen die ook afwijken van ons vakgebied, zoals de elektrische auto. Zo hebben we laadpalen geïnstalleerd in stations. We willen de elektrische wagen zien als een aanvulling, niet als een concurrent. Ooit wordt de Mobib-kaart de nieuwe tankkaart”. De afdeling heeft zelfs nog meer verrassende projecten bestudeerd. Zoals de organisatie van telepresentieruimtes in stations waar je in contact zou kunnen staan met een virtueel loket (ziekenfonds, overheidsdienst,...). Maar aan dat project werd geen gevolg gegeven. Althans voorlopig, want wie zegt dat treinstations ooit geen centra voor reële én virtuele mobiliteit zullen worden? n

Het station als werkplek: de Nederlandse ervaring «Station2station is een joint venture tussen Regus en de Nederlandse spoorwegoperator NS. Het concept is het volgende: de reizigers die op hun trein aan het wachten zijn of die hun eindbestemming bereikt hebben, toegang geven tot een volledig uitgerust ‘workcenter’ op afstand, zodat zij in een professionele omgeving kunnen werken. «Sinds de lancering in Amersfoort, nu één jaar geleden, zijn we bezig om het aantal uitgeruste stations op 11 te brengen» aldus Tom Tempelman, algemeen directeur van Regus Nederland. «Samen met de NS zoeken we verder naar goede locaties om het uiteindelijke streefaantal van een twintigtal stations te halen». Wat volgens Tom Tempelman erg belangrijk is voor het welslagen van het initiatief, is eerst en vooral dat de locatie van de werkplekken duidelijk is voor de gebruikers/reizigers: «Een goede signalisatie in de stations is essentieel. Een Fotos: Regus

Het business center ‘Station2Station’ in het treinstation van Amersfoort in Nederland, een joint venture tussen Regus en de Nederlandse spoorwegoperator NS.

andere succesfactor is de reizigers de kans geven om de ‘working lounge’ uit te testen. Eens ze er geweest zijn, zullen ze meer inzicht hebben in de voordelen die ze te bieden hebben. Tenslotte is een uitstekende samenwerking tussen de spoorwegoperator en de beheerder van de werkruimte een kritiek punt. Om ons bekend te maken bij hun klanten, mochten we gebruik maken van de communicatiekanalen van de NS: flyers, mailings, magazines, enz. In Nederland reizen meer en meer werknemers met de trein. En nu kunnen zij in de stations vergaderingen of werksessies organiseren». Het aanbod is aantrekkelijk: onbeperkte toegang voor 25 euro per maand. Ontdek het op http://regus-ns-station2station.nl

Workplace Showcase 2013 33

Workplace I Business Case I BEIERSDORF, BRUSSELS I

BEIERSDORF

Verpakkingen als inspiratiebron

34 Workplace Showcase 2013

De Belgische zetel van Beiersdorf telt een 70-tal medewerkers en is verantwoordelijk voor alle merken en producten, waaronder Nivea, Eucerin en Hansaplast als meest bekende namen. De verhuis naar een nieuwe kantoorruimte lag aan de basis voor de ontwikkeling van een volledig nieuw concept voor de werkomgeving, met nadrukkelijke verwijzing naar de identiteit van het bedrijf. n Eduard Coddé Foto’s Marc Detiffe

eiersdorf betrok lange tijd een gebouw aan de Industrielaan in Anderlecht, waar de medewerkers verspreid zaten over drie kleinere plateaus. Er werd besloten te verhuizen naar de Square Marie Curie, waar een gebouw dat van begin 2000 dateert voldoende ruimte biedt om de ganse onderneming op één verdieping te huisvesten. Vanuit het Duitse moederbedrijf Beiersdorf AG werden een aantal kandidaat-partners gecontacteerd voor de inrichting van de nieuwe kantoorruimte, waaronder Global. De Belgische Beiersdorf directie bezocht twee realisaties, die sterk overtuigden, gezien Global uiteindelijk ook de opdracht kreeg toegewezen. Vanuit de klant was er geen vraag naar change management. De afdelingshoofden werden wel bevraagd naar het werken op de oude locatie en hun voorstelling van het geoptimaliseerde werken in de nieuwe thuis. Aferdita Kas, architect – associate Global: “De nieuwe locatie laat toe om alle medewerkers op één verdieping samen te brengen, terwijl een deel van het gelijkvloers benut wordt voor de inrichting van een cafetaria. Het gehuurde plateau is niet perfect rechthoekig, maar de uitsteeksels laten zich ideaal verwerken in het grondplan voor de indeling van de afdelingen”.

Aan de receptie staat een display waarop de lopende producten campagnes defileren, wat de relatie tussen het kantoorgebouw en de markt versterkt.

Duidelijk afgelijnd programma De opdrachtgever wenste een maximaal open space inrichting, waarbij alle medewerkers wel een eigen werkplek behouden, terwijl toch ook een dag per week thuiswerken wordt toegestaan. De verschillende afdelingen (o.a. sales, marketing, finance, supply

service) beschikken over een eigen zone. Er was tevens de vraag naar drie afgesloten kantoren voor de algemeen directeur, de financieel directeur en HR. Aferdita Kas: “Naast de visie over de werkplekken bestond er ook duidelijkheid over de andere aspecten van de inrichting. Zo werden zes bubbles zodanig ingeplant in het vloervlak, dat ze voor elke afdeling even bereikbaar zijn. Ze dienen tevens als een soort baken om de afdelingen visueel te scheiden en worden gebruikt om te telefoneren of voor overleg met 2 à 3 collega’s. De vraag naar vergaderruimte was eerder gering, gezien ze zich beperkt tot interne meetings en ontmoetingen met leveranciers. Bijeenkomsten met klanten worden buitenhuis georganiseerd. Dat leidde tot het intekenen van twee vergaderzalen, één met capaciteit voor 10 deelnemers en één met dubbele capaciteit”. Daarnaast kregen de receptie en gebruikelijke copy- en twee coffee corners een plaats, al was dat laatste een discussiepunt. Aferdita Kas: “Het oorspronkelijke opzet was om geen coffee corners in te richten en alles te concentreren in de cafetaria op het gelijkvloers. Uiteindelijk werd beslist voor twee kleinere exemplaren, terwijl de cafetaria als centrale ontmoetingsplaats fungeert”. Look & feel De realisatie van de nieuwe werkomgeving moest fris, open en licht ogen, in lijn met het imago en de communicatie van het bedrijf in de markt. Het beschikbare budget was eerder bescheiden. “Voor de aankleding van de nieuwe werkomgeving kregen we weinig directieven toegespeeld” herinnert Aferdita Kas. “Er waren

Workplace Showcase 2013 35

Workplace I Business Case I BEIERSDORF, BRUSSELS I

De kantoorvloer is omgeven door vensters, zodat alle werkplekken rijkelijk baden in daglicht. De minder natuurlijk verlichte zones worden benut voor de bubbles en coffee corners.

36 Workplace Showcase 2013

wel enkele foto’s van de kantoren in Parijs, maar we besloten zelf op zoek te gaan naar inspiratie. Die vonden we in de Niveaverpakkingen met hun typische afgeronde vormen. Die booglijnen laten we overal terugkeren”. Ook het kleurenpallet is ontleend aan het belangrijkste merk uit het Beiersdorf-gamma: blauw en wit, met oranje als accentkleur. “Oranje verwijst naar een gebruinde huid en sluit aan bij de corebusiness, huidverzorgingsproducten” licht Aferdita Kas toe. Voor de circulatiepaden is blauw tapijt uitgerold, met afgeronde hoeken. In de vergaderzalen is hoogpolig blauw tapijt verwerkt. De rondingen keren o.a. terug in de schermen die de inloop aan de receptie markeren, in de scheidingswanden of ook op de glasvlakken van de bubbles, waar door gebruik te maken van gekleurde folie een zowel esthetische als budgetvriendelijke oplossing is gevonden. Een ander grafisch element dat herhaald terugkeert in de aankleding van de kantoorruimte zijn de 4 bollen, zoals die ook op het Beiersdorf logo voorkomen. Foto’s op groot formaat met bekende beelden uit de globale Nivea-imagocampagne werden weloverwogen in de aankleding opgenomen.

Aferdita Kas: Voor de aankleding van de nieuwe werkomgeving kregen we weinig directieven toegespeeld. We besloten zelf op zoek te gaan naar inspiratie. Die vonden we in de Nivea-verpakkingen met hun typische afgeronde vormen. Die booglijnen laten we overal terugkeren.

“

“Het project liep erg vlot omdat we voortdurend direct contact hadden met de algemeen en financieel directeur, die bovendien ook meteen knopen doorhakten” commentarieert Aferdita Kas. “We hebben gestreefd naar een cosy-aankleding, die een woonsfeer benadert”. n

Aferdita Kas, Architect, verantwoordelijke voor de afdeling Design bij Global

Workplace Showcase 2013 37

“

ROSESTUDIO

Zinvolle werkruimtes creëren Nu heel wat ondernemingen hun organisatie onder de loep nemen om in te spelen op de verwachtingen van alsmaar mobielere werknemers, stelt het bureau voor interieurarchitectuur ROSESTUDIO zijn expertise ter beschikking om werkruimtes te creëren die zich opwerpen als ware communicatievectoren door de cultuur en waarden van de onderneming uit te dragen.

Tijdens de inwijding van de nieuwe Brusselse hoofdkantoren van Euler Hermes, de wereldwijde leverancier van verzekeringsoplossingen, verbaasde ROSESTUDIO de markt met een gedurfde en creatieve indeling van de kantoren. Euler Hermes wilde zich een nieuw imago aanmeten, zowel intern als extern. De werking van de onderneming volledig opnieuw uitdenken, minder stoffig, moderner en met een heel nieuwe indeling van de ruimte: dat waren de doelstellingen van de nieuwe vestiging. Julie van de Put en Robert Bockowski, oprichters en partners van het architectenbureau ROSESTUDIO, hadden onmiddellijk begrepen dat de indeling van de nieuwe kantoren zou bijdragen tot een verregaande mentaliteitswijziging binnen de onderneming maar ook tot een heel nieuwe perceptie van het imago van Euler Hermes bij zijn klanten. Op meer dan 4.000 vierkante meter creëerden ze volledig open en transparante ruimtes met ontmoetingszones, aangename ruimtes die ‘hubs’ werden gedoopt en die zijn ontworpen als een golf waarop iedereen kan surfen, communiceren of zich kan terugtrekken. Een dynamisch motief dat terugkomt in de wanden, de vloeren en het meubilair, maar ook in de signaletiek, werd gebruikt om de volledige kantoorruimte een sterke identiteit en persoonlijkheid te geven.

Stephanie Square, Brussel Aankleding en design van de ontvangstruimtes van het gebouw voor AG Real Estate.

38 Workplace Showcase 2013

Een multidisciplinaire benadering ROSESTUDIO munt uit in het ontwerpen en inrichten van de werkruimtes zodat ze zinvol zijn. Hun kracht schuilt ook in hun multidisciplinaire benadering. Ze bieden een gebruiksklare inrichting aan die gaat van de conceptualisering van de ruimte

tot de uitvoering en realisatie van de werken. Conceptualisering op basis van de visie van de zaakvoerders, een ruimtelijke planning visualiseerbaar in 3D-plannen, een vernieuwend design, een branding die de identiteit van de onderneming versterkt, begeleiding en communicatie met betrekking tot de organisationele wijzigingen en sturing van het project van A tot Z: de vaardigheden en expertise van ROSESTUDIO worden individueel of als geheel aangeboden. Met de ‘all-in-one’-oplossing is ROSESTUDIO beter in staat om het resultaat te garanderen dat de klant verwacht dankzij een perfecte beheersing van het design, de kosten en de timing voor de realisatie. In die optiek van kostenbeheersing heeft het architectenbureau zijn eigen productieatelier opgericht om te zorgen dat hun creatieve designideeën ook realistisch en budgettair haalbaar zijn. Branding Een van de sterke punten van ROSESTUDIO is ook de creatie van een sterke identiteit, de ‘branding’ van een gebouw. Een prestigieus adres en goede ligging volstaan niet om toekomstige gebruikers zin te geven om er hun activiteiten in onder te brengen. Een sterkere identiteit creëren voor het Stephanie Square, een topgebouw aan de Louizalaan in Brussel: dat is de opdracht die AG Real Estate aan ROSESTUDIO toekende. Die identiteit steunt uiteraard op een vernieuwende aankleding en dito design voor de gemeenschappelijke ruimten en ontvangstruimtes maar ook op de creatie van een gemakkelijk herkenbaar logo, zowel aan de binnenkant als de buitenkant van het gebouw.

PUBLI-VIEW

Euler Hermes, Brussel Futuristisch en hoogtechnologisch decor voor de vergaderzaal van de directie

Euler Hermes, Brussel ‘Hubs’: aangename zones temidden van de landschapskantoren

North Plaza, Brussel. Realisatie voor Banimmo

ROSESTUDIO is van mening dat ruimtes betekenisvol moeten zijn, zowel voor de onderneming als voor de mensen die er werken. Met de inrichting van warme, aangename designomgevingen, biedt het architectenbureau bedrijfsleiders en HR-verantwoordelijken dan ook krachtige middelen om werknemers te mobiliseren voor de waarden van de onderneming, om ze aan de onderneming te binden en om nieuwe werknemers aan te trekken.

Marktherkenning Deze nieuwe wind op het gebied van design en conceptualisering van kantoorruimtes ging niet onopgemerkt voorbij en ROSESTUDIO won dit jaar twee opeenROSESTUDIO zal bijdragen tot het volgende openbare aanbestedingen. De eerste is een ondersteuningsopdracht met ontwerp van de interieurarchitectuur voor de werkomgevingen van het betrekking tot de interieurarchitectuur van de toekomstige hoofdkantoren van Leefmilieu BIM-gebouw, getekend door het Brussel (BIM) en de uitwerking van een sterke identiteit voor zijn ruimtes, een specifieke ‘look & feel’. architecten-bureau CEPEZED. Het nieuwe BIM-gebouw wordt momenteel gebouwd op de site van Tour & Taxis in Brussel. Het emblematische gebouw met zeven verdiepingen wordt een van de grootste passieve gebouwen van Europa. Op een oppervlakte van bijna 18.000 vierkante meter zal het binnenkort plaats bieden aan zo’n 550 werknemers. Eind juni won ROSESTUDIO ook al een aanbesteding van de RTBF voor diverse opdrachten inzake interieurarchitectuur, inrichting en decoratie voor bepaalde ruimtes van de RTBF-kantoren in Luik, Bergen en Brussel.

Robert Bockowski

Julie van de Put

Rue Saint-Georges, 97 1050 Brussel +32 (0)2 850 40 74 info@rosestudio.eu www.rosestudio.eu

Workplace ShoWcaSe 2013 39

Looking at FM Management trends ? NWOW • Risk management • Breeam.be FM services bundling • Facilitair Scorecard Tele-working • Smart Sourcing • Follow me printing Cost Benchmark • Insourcing or Outsourcing ? Satellite Offices • Hostmanship • Corporate Social Responsibility • Change Management • EMAS Managing Agent • Food miles • Management by objectives • Business continuity planning • DBFMO ISO 26000 • Cloud computing • FM Agility Work-Life balance • Relocation • Integrated Facility Management • Building automation Bring Your Own Device • Relighting • CEN 15221 Co-sharing working spaces • Multimodal mobility Flex Office • Ecological footprint • Public-Private Partnerships • Global Facility Management Collaborative office spaces • Total Cost of Ownership • Lean management Cradle-to-cradle philosophy …

Ontdek de trends en evoluties op het gebied van gebouwen, facilitaire diensten en mobiliteitsbeheer in dit referentiegids. Verschijning op 6 december 2013 Bestel nu de Profacility Guide 2014 online op www.profacility.be/shop/guide

De Profacility-media zijn publicaties van Business Interactive Media sprl Avenue Louise, 475 BE 1050 Brussels TEL. +32 (0)2 669 77 65 I FAX. +32 (0)2 626 37 17 I info@bimedia.be

ADVERTISING : Sigrid NAUWELAERTS - snauwelaerts@profacility.be

Showroom Nieuwigheden of vlak van meubilair voor het inrichten van de werkplaats Workplace Showcase 2013 41

I SHOWROOM I

JB DESK gamma Beddeleem Eén met uw interieur Met zijn jarenlange ervaring in de afbouw van kantoorprojecten en productie van eigen wanden deursystemen, kan Beddeleem prima producten - onder eigen beheer geproduceerd - afleveren. Sinds kort besliste het bedrijf dit nog een stukje verder uit te breiden met een eigen werktafelsysteem. Kabelmanagement, akoestiek, specifieke elektrificatie op maat, verscheidene opzetschermen, … niets werd uit het oog verloren. De modulaire DESK01-reeks komt er als single werkplek maar kan verder worden aangevuld tot een werkeiland of ketting van de gewenste grootte. Groot voordeel bij dit systeem is dat dezelfde materialen van de Beddeleem wanden deursystemen kunnen toegepast worden. Zo krijgt uw project maatmeubilair aan een normale prijs. www.beddeleem.be

Struktura van Sicame Design in dienst van moderniteit en veelzijdigheid STRUKTURA is de gloednieuwe kantoormeubelcollectie van SICAME Office, ontworpen door Enthoven Associates – Design Consultants en gesigneerd Axel Enthoven. STRUKTURA biedt een oplossing voor alle kantoren, vergaderzalen en landschapskantoren op maat van de gebruiker. STRUKTURA is een moderne en tijdloze collectie die bovenal breed inzetbaar is. Dit hedendaagse gamma combineert een strak design met praktische oplossingen. Zo zijn de bureautafels voorzien van kleine uithollingen voor tablets of smartphones. www.sicame.be

42 Workplace Showcase 2013

PARCS Idea Wall & DOCKLANDS Phone Booth De osmose tussen meubel en techniek Een belangrijk bouwelement van PARCS is de Idea Wall, een vrijstaand wandelement met geïntegreerde communicatie- en mediatechniek. De Idea Wall is een screen voor informatie en een ruimtedeler in één. Media-integratie is algemeen gesproken een groot pluspunt van het PARCS gamma: intelligent ingezet, ondersteunt zij mobiel werken en professioneel presenteren. De Idea Wall High kan worden verbonden met een statafel. Dit nodigt uit tot vlotte en ontspannen presentaties en discussies. In combinatie met een draaitafel en meerdere Club-stoelen, biedt de Idea Wall Low een uitstekend kader voor vergaderingen en videoconferenties. Als formeel significant element dient het ‘Phone Booth’element in het open kantoor als plaats om je terug te trekken voor een telefoongesprek – akoestisch en visueel afgeschermd. www.bene.com Workplace Showcase 2013 43

I SHOWROOM I

Bruynzeel Office Unit Ruimte opnieuw uitvinden Kast, garderobe, koffiehoek, presentatieplek,... dit alles en nog veel meer kan voortaan verenigd worden in één Office Unit. Door al deze functies samen te voegen, wordt de unit van Bruynzeel een centraal punt in het kantoor. Deze configuratie is niet alleen ruimtebesparend maar creëert ook een spontane ontmoetingsplaats, een motiverende en inspirerende ruimte. Terwijl traditionele oplossingen veel vierkante meters opeisen, bieden de units van Bruynzeel een uniek opslagconcept dat een beperkte oppervlakte inneemt. Doordat er slechts één gangpad nodig is, komt er 50% extra kantoorruimte vrij in vergelijking met traditionele opslagoplossingen. De multifunctionele unit van Bruynzeel vindt ruimte opnieuw uit en won trouwens in 2012 de ‘Innovation Award Architecture + Office’. Dankzij het flexibele design op maat (diverse afmetingen, kleuren en afwerkingen) kunnen de units perfect afgestemd worden op elke ruimte. www.bruynzeelstorage.be 44 Workplace Showcase 2013 44 Workplace Showcase 2013

formkind Breken met de ruimtelijke conventies Het gepatenteerde formkind-systeem, dat in Duitsland ontwikkeld werd, kan gebruikt worden als visuele scheidingswand en biedt een opmerkelijke geluidsisolatie. Dit systeem met zeer geavanceerde vormgeving steunt op een delicaat geraamte van staal en vilten panelen, die bijna eindeloos gecombineerd kunnen worden om onvoorstelbaar grote polygonale structuren te vormen. Als tijdelijke oplossing voor evenementen of als vast onderdeel van een modern designkantoor, de innoverende formkind-modules kunnen aan elke situatie aangepast worden. Door de geometrie, de materialen maar ook de richting van de modules in een ruimte absorbeert het systeem geluid, waardoor de akoestiek merkbaar verbetert. Dankzij de hoeken, die op elk ogenblik gewijzigd kunnen worden, en de ruime keuze aan kleuren, kan het visuele en esthetische karakter van een ruimte compleet veranderd worden. www.formkind.com

Workplace Showcase 2013 45

I SHOWROOM I

LINCor, Zumtobel waNNeer desigN eN eeNvoud sameNkomeN Een discrete individuele armatuur, een lichtlijn met dubbele lengte of een nagenoeg eindeloze lichtlijn: de LINCOR-armatuurserie biedt het moderne kantoorlandschap talrijke verlichtingsopties aan. Met duidelijke kleuren en discrete vormen past het rechtlijnige designelement perfect in elke moderne architectuur. Dankzij het slanke en sobere design trekt de LINCOR LED-armatuur een elegante lijn doorheen de ruimte. Met haar moderne minimalisme onderstreept ze de ruimtelijke assen en architectonische ideeën. In de uitvoering met dubbele lengte of als lichtlijn komt ook het optimale lineaire karakter uitstekend tot zijn recht. De doeltreffende LED-technologie manifesteert zich in een doorsnede van slechts 63 mm in het kwadraat, wat resulteert in een hoogwaardige indirect/directe verlichting. www.zumtobel.com

JB STorAGE gamma Beddeleem opbergeN aNNo 2013 Kasten hebben voor Beddeleem geen geheimen meer. Met haar ervaring in het produceren en plaatsen van kamerhoge kastensystemen reserveert het bedrijf nu enkele ‘vrije’ types voor de projectmarkt. Melamine corpussen worden hierbij gecombineerd met gedempte draaideuren of met schuifdeuren. Deze laatste al dan niet uitgevoerd in melamine, geperforeerd staal met akoestische demping of een combinatie van staal (voorliggende deur) en melamine (achterliggende deur). Zo kunnen kasten en bijhorende materiaalkeuzes perfect afgestemd worden op wand-, deuren bureausystemen. De kasten kunnen naar keuze worden uitgerust met houten of stalen legborden, welke voorzien zijn van een geïntegreerd lateraal hangmappensysteem. De kastinterieurs laten zich verder opwaarderen met allerhande invullingen op maat (bv. kleerhangers, prullenmand, …). www.beddeleem.be

46 Workplace ShoWcaSe 2013

HOOGSTE ECOLOGISCHE STANDAARD. De giroflex 656 wordt geproduceerd in Zwitserland en voldoet aan de strengste eisen m.b.t. duurzaamheid. De perfecte synthese van innovatie, design en comfort. www.giroflex.com

Swiss made

9 00

v bo

n ee

n ve

ze m

i en b

e ov

i en

St oc

Bä

e ov

52 21

Br en de H

i nt

nh Sc or ha n fb er g

5 23

e ov

i en

Ta n

ire

z en

ör

n ve

9 60

v bo

e iv

v bo

v ni

2 76

er le en tific to du aat C ur vo r z a or a m in d e no l e pr v od at uc iev tie e

i en

in te M r ho ä n re nl iflu e

e ov

v ni

ho en

23 31

e ov

sü r Al br ist

rn ho ild W

isp re D

48 32

z en

v ni

u ea

it z

2 25

z en

a ve

v ni

e ov

i en

m 90 21 e au v ni

I SHOWROOM I

Pami 2.connect Fenomenaal voor flexwerk 2.connect, de benjamin binnen het Pami gamma, legt de focus op flexwerk. Want dat is de manier waarop we vandaag en morgen met zijn allen werken. Dit nieuwe meubel koppelt flexibiliteit aan ongekende modulariteit en pure eenvoud. Met 2.connect behoort het vaste, geĂŻntegreerde bureau helemaal tot het verleden. Want deze nieuwe desk is 100% afgestemd of flexwerk. De twee volle zijpoten garanderen een strakke uitstraling, maar achter deze visuele eenvoud schuilt meer: de 2 u-vormen aan de zijkanten laten zich eenvoudig in hoogte aanpassen. Zo kan iedereen er op elk ogenblik even ergonomisch en comfortabel aan werken. De modulariteit naar afwerking biedt nog een extra troef: afwerking van de poot met een laagje melamine, akoestisch materiaal of folie, signalisatie, â&#x20AC;Ś Een persoonlijke toets is mogelijk, zelfs het bedrijfslogo kan er op aangebracht worden. www.pami.be

48 Workplace Showcase 2013

rolf Benz 290 modulair zitsYsteem met oNeiNdig veel mogelijkhedeN Rolf Benz gaf Behnisch Architekten de opdracht om een modulair zitsysteem te ontwikkelen dat rekening houdt met persoonlijke discretie maar tegelijkertijd uitnodigt tot een gemakkelijke en open manier van communiceren. Dit zitsysteem, dat inspiratie vond bij het tijdloos ogende Scandinavische design, bestaat uit losse modules. De natuurlijke materialen die gebruikt worden voor dit systeem, zoals hout, wol en leder, zijn van uitstekende ambachtelijke kwaliteit. De modules zijn vrij combineerbaar en worden door middel van zichtbare verbindingselementen aan elkaar gekoppeld. Uiteindelijk is alleen de beschikbare grootte van de ruimte doorslaggevend. Iedere denkbare vorm van individuele en comfortabele ruimte-inrichting is mogelijk: naast elkaar, face to face, rug aan rug, als vierkant of ook in de vorm van een ziteiland in de ruimte. www.rolf-benz.com/contracte

Gesture van Steelcase oNtworpeN voor de actuele maNier vaN werkeN Ge誰nspireerd door de bewegingen van het menselijk lichaam, is Gesture de eerste bureaustoel die ontworpen is om de interactie tussen de gebruiker en de technologie te ondersteunen. Technologie is de grootste drijfveer achter de veranderingen die we waarnemen in de manier waarop we werken en leven. De verschillende nieuwe apparaten waar we gedurende onze werkdag gebruik van maken, stellen ons in staat om snel en soepel over te schakelen van de ene taak naar de andere. Dit brengt ook nieuwe houdingen met zich mee door de manier waarop het lichaam beweegt als we het ene toestel voor het andere wisselen. Een wereldwijd onderzoek van Steelcase toont aan dat dit een impact heeft op ergonomisch vlak en dat wanneer deze nieuwe houdingen niet goed worden ondersteund, werknemers ongemakken zullen ondervinden, pijn zullen lijden en hun lichaam aan langdurige overbelasting zullen blootstellen. Technologie helpt bij de productiviteit, maar pijn verstoort het concentratievermogen en de creativiteit. En zo ontstond de Gesture stoel. Beschikbaar vanaf de herfst 2013. www.steelcase.be Workplace ShoWcaSe 2013 49

I SHOWROOM I

Pami u.form miNimalistisch desigN, maximale uitstraliNg u.form staat voor ‘haute couture’ van Pami. Net zoals een perfect passend maatpak, creëert Pami een perfect passende werkomgeving naar de wensen en behoeften van hun klanten. Van directiekantoor tot vergaderruimte, van balie tot kastenwand op maat, u.form geeft vorm aan ruimtes. Een brede waaier aan kleuren en houttinten creëren een sfeer waarin de beste resultaten behaald worden. Daar waar het technisch gezien kan, bepaalt de klant de maat en uitvoering volledig zelf voor een maximale invulling van de ruimte. Met u.form wordt de werkomgeving een weerspiegeling van de individuele stijl. www.pami.be

Sweetspot van Sedus eeN louNgeprogramma dat eeN baNd schept Sociale netwerken en communicatie zijn zeer belangrijke aspecten voor een succesvolle samenwerking in het moderne werkproces. Met het loungeprogramma ‘sweetspot’, dat door de ontwerpster Judith Daur werd getekend, rekent Sedus nu af met de hiaat tussen functionaliteit en comfort. ‘sweetspot’ maakt het mogelijk elke plek te veranderen in een ontmoetingsplaats voor ontspannen en creatieve interactie tussen de medewerkers. Door de geïntegreerde gasveer en het zitschuim beschikt ‘sweetspot’ over een zeer zachte en comfortabele oplegzone en verschaft zo bijna een gevoel van gewichtloosheid. Door het iets verhoogde en afgeschuinde zitvlak wordt automatisch een levendige en geconcentreerde lichaamshouding aangenomen – de basisvoorwaarde voor een productieve werksfeer. Omdat materialen en kleuren onafhankelijk van elkaar kunnen worden geconfigureerd, biedt het ‘sweetspot’-gamma zeer diverse mogelijkheden. www.sedus.be 50 Workplace ShoWcaSe 2013

Chillap JR-9080 Aangepast comfort in een handomdraai De innoverende armleuning van de fauteuil Chillap van Jori draait in enkele seconden van een normale positie naar een horizontale positie. Je kunt er je laptop, tablet of krant op leggen of er aantekeningen op maken. Feit is dat de bewegende armleuning van de Chillap zijn gebruikers een bijzonder comfort biedt. De draaifunctie van de fauteuil biedt de gebruikers bovendien extra mobiliteit. Zich draaien naar gesprekspartners, aantekeningen maken, werken... de Chillap kan perfect aangepast worden aan informele werksituaties en vormt een oplossing voor de veeleisende gebruiker op zoek naar een multifunctionele fauteuil. www.jori.com

Kiosque media:scape van Steelcase Videoconferenties en conversaties in kleine groepen Media:scape is een volledige lijn van meubelen met geïntegreerde mediaoplossingen, ontworpen om mensen te helpen bij het snel en moeiteloos samenwerken en informatie delen. De media:scape kiosk is een hoge definitie videoconferentie omgeving op maat van één of twee personen. Lichtinval, camerahoek, akoestiek, niets werd aan het toeval overgelaten. Vanuit zijn ontwerp stimuleert de media:scape samenwerking en innovatie. De kiosk, veeleer afgestemd op maat van de behoeften van een kleine groep, is de perfecte ondersteuning voor dagelijkse, snelle informatieve conversaties in een landschapskantoor of evaluatieve werkvergaderingen in een kleine enclave. Op het werkblad is er plaats voor één of twee laptops. Beschikbaar in zit- en stahoogte, vanaf januari 2014. www.steelcase.be Workplace Showcase 2013 51

I SHOWROOM I

Vind de nieuwigheden op vlak van meubilair en apparatuur voor het inrichten Brussel ALL OFFICE CONCEPT INTERNATIONAL Nieuwe Gentsesteenweg 10/4 1702 Groot-Bijgaarden TEL (0)2 469 11 84 info@allofficeconcept.com ALTERNATIV WORKSPACE SOLUTIONS Zomerstraat, 15 1050 Brussel TEL (0)2 627 18 55 tania@alternativ.be www.profacility.be/alternativ

Diagon van Girsberger Minimalisme dient het comfort De nieuwe bureaustoel Diagon heeft de Red Dot Design Award 2013 gewonnen. Met dit gamma stoelen wil ontwerper Burkhard Vogtherr een resoluut minimalistisch estheticisme in dienst stellen van een tijdloze moderniteit. Opdat het comfort niet te lijden zou hebben onder de sobere en strakke lijnen, gebruikte Vogtherr elastische materialen zoals gevlochten riemen. De flexibele rugleuning zorgt voor een maximale hoek tussen zitting en rugleuning bij het achteroverleunen en tegelijk voor een bijzonder aangenaam bewegingsverloop. De rubberen kussentjes verzekeren de Diagon van een onvermoed comfort. www.girsberger.com

BENE Corporate Village Da Vincilaan 2/b7 Business Centre -1 1935 Zaventem TEL (0)2 421 41 80 office@bene.com BRUYNZEEL STORAGE SYSTEMS Buro & Design Center boîte 50 Heysel Esplanade 1020 Brussel TEL (0)2 479 42 42 info@bruynzeelstorage.be www.profacility.be/bruynzeel FORMA Alsembergse Steenweg, 993 1180 Brussel TEL (0)2 332 15 11 office@forma.be

52 Workplace Showcase 2013

GIROFLEX Neerveldstraat 109 1200 Brussel TEL(0)2 761 20 20 sav@giroflex.be www.profacility.be/giroflex GISPEN Waversesteenweg, 1509 1160 Brussel TEL (0)2 660 00 60 info@gispen.be www.profacility.be/buroconcept KINNARPS Heide 15 1780 Wemmel TEL (0)2 456 04 56 info@kinnarps.be www.profacility.be/kinnarps PAMI - Tour & Taxis Havenlaan 86 Showroom B4 1000 Brussel TEL (0)2 475 22 40 info@pami.be www.profacility.be/pami TDS Office Design Begoniastraat, 10-16 1170 Brussel TEL (0)2 672 61 40 bru@tds-office.com VITRA Woluwelaan, 137 1831 Diegem TEL (0)2 725 84 00

VITRA POINT Louizalaan, 154 1050 Brussel TEL (0)2 242 02 02 info@brussels.vitrapoint.net

Vlaanderen ART NIVO WORKSPACES Jan Van Gentstraat 3-5 2000 Antwerpen TEL (0)3 216 16 19 info@artnivo.be ART NIVO Onderbergen 76 9000 Gent TEL. (0)9 233 30 35 BENJO F. Aertgeertsstraat 21 3128 Baal – Tremelo Tel (0)16 5303 81 info@benjogroep.be BENJO Italiëlei 207A 2000 Antwerpen Tel (0)3 326 76 66 BENJO Voskenslaan 232 9000 Gent TEL 0(9) 321 91 90

vaN de werkplaats terug iN de tooNzaleN vaN de fabrikaNteN eN de multi-braNd wiNkels BENJO Kuringersteenweg 514 3511 Hasselt – Kuringen TEL (0)11 253 206 BIS Wayenborgstraat 1 2800 Mechelen TEL 0(15) 287 487 info@bis.be BULO Blarenberglaan 6 Industriezone Noord B 2800 Mechelen TEL (0)15 28 28 28 info@bulo.be BURODEP/GISPEN Grote Steenweg Noord 2 9052 Gent TEL 0(9) 220 53 71 info@gispen.be BUROPROJECT Korte Keppestraat 9/41 9320 Alost/ Erembodegem TEL (0)53 605 646 info@buroproject.be BEDDELEEM Venecoweg 14 A 9810 Nazareth TEL (0)9 221 89 21 info@beddeleem.be www.beddeleem.be www.profacility.be/beddeleem

BULVANO Blarenberglaan 6 2800 Mechelen TEL (0)15 28 22 82 info@bulvano.be

JOYE KANTOOR Ter Donkt 30 8540 Deerlijk TEL 0(56) 707 000 info@joyekantoor.be

BURO INTERNATIONAL Industriepark-Drongen 4 9031 Drongen TEL (0)9 233 45 96 info@burointernational.be

PAMI Industrielaan 20 - Nolimpark 1408 3900 Overpelt TEL (0)11 800 700 info@pami.be www.profacility.be/pami

BURO INTERNATIONAL Galgenveldstraat 6 8700 Tielt TEL (0)51 404 411 DELTA LIGHT Muizelstraat, 2 8560 Wevelgem TEL (0)56 435 735 info@deltalight.com DOX ACOUSTICS Starrenhoflaan 43-04 2950 Kapellen TEL (0)3 309 14 22 info@doxacoustics.be JORI Hoogweg 52 8940 Wervik TEL (0)56 313 501 jori@jori.com

PAMI Overzet 16/A 9000 Gent TEL (0)9 222 44 32 PAMI Jubellaan 74 2800 Mechelen TEL (0)15 42 36 56 SEDUS STOLL Korte Massemensesteenweg 58/2 9230 Wetteren TEL (0)9 369 96 14 sedus.be@sedus.com www.profacility.be/sedus-stoll SICAME Mallaardstraat 37 9400 Ninove TEL (0)54 333 011 sales@sicame.be www.sicame.be

STEELCASE RE:FLEX Business hub & Steelcase Showroom Mechelen Campus Toren Schaliënhoevedreef 20 2800 Mechelen TEL (0)15 644 344 www.profacility.be/steelcase SV Eikerlandstraat 118 2870 Ruisbroek TEL (0)3 866 53 26 info@sv.be TDS Office Design Frankrijklei, 104a 2000 Antwerpen TEL (0)3 232 91 27 ant@tds-office.com ZUMTOBEL LIGHTING Light Centre Rijksweg 47 Industriezone Puurs Nr. 442 2870 Puurs TEL (0)3 860 93 93 info@zumtobel.be www.profacility.be/zumtobel WILKHAHN The Lofthouse Oude Leeuwenrui 7-11 2000 Antwerpen TEL (0)3 232 93 91 info@wilkhahn.be www.profacility.be/wilkhahn

WallOnIË BEDIMO Zoning Sainte Henriette 7140 Morlanwelz TEL (0)64 238 330 info@bedimo.com BERHIN Avenue Prince de Liège 205 5100 Jambes TEL 0(81) 310 510 info@berhin.be MOBELSA Avenue du Faucon, 39 1410 Waterloo TEL (0)2 354 15 73 info@mobelsa.be TDS Office Design Rue de l’Hippodrome, 186 4000 Liège TEL (0)4 254 99 10 lie@tds-office.com WOOH Chaussée de Nivelles 26 1420 Braine L’Alleud TEL 0(2) 389 10 60 info@wooh.be

www.profacility.be/guide Dit adressenboekje omvat een selectie van multi-brand winkels en toonzalen van fabrikanten. een meer uitgebreide lijst van showrooms en verkooppunten is online beschikbaar op www.profacility.be/guide

Workplace ShoWcaSe 2013 53

Quick verjongt zijn hoofdzetel

EEN STIMULERENDE OMGEVING GEREALISEERD DOOR L.O.G

Eén van de blikvangers is de receptie. Die is geïnspireerd op een toonbank in de Quickrestaurants. De aanpalende Oasis-zone is als ontvangstruimte voor managers en medewerkers van de restaurants zo ingericht dat ze een thuisgevoel oproept. Achter cilindervormige wanden met daarop een repetitieve grafische voorstelling van een ‘Giant’, gaan een printerhoek en een stimulerende brainstormruimte schuil.

54 Workplace Showcase 2013

PUBLI-VIEW

De Quick-hamburgerrestaurants genieten een grote populariteit en roepen bij een breed publiek een jong, dynamisch, fris en vernieuwend imago op. De werkomgeving op de hoofdzetel was niet langer in overeenstemming met het merkbeeld in de markt. Quick is actief op zoek gegaan naar een partner. Samen met L.O.G ontstond een warme en inspirerende werkomgeving in harmonie met het merkimago bij de klanten. De hoofdzetel in Berchem was na 30 jaar gebruik erg verouderd en bood geen aantrekkelijke werkomgeving meer. Marc Bracquiné, Construction & Development Manager Quick Restaurants nv: “Het was hoog tijd voor een nieuwe thuis, waarin iedereen de sfeer en het imago van ons product in de markt moest kunnen terugvinden. De medewerkers werden betrokken bij de ontwikkeling van het nieuwe hoofdkantoor”. Dialoog tussen gebruikers en ontwerper Na de beslissing tot verhuizen werd een werkgroep samengesteld met een 10-tal mensen, die de verschillende afdelingen vertegenwoordigden. Zij bogen zich over het werken in de nieuwe omgeving en hebben vandaag nog steeds een adviserende rol om verbeteringen aan te brengen. Quick Restaurants nv telt een 60-tal medewerkers, waarvan bijna de helft grotendeels buitenhuis werkzaam zijn. Clean desk en het uitdunnen van de archieven verschenen heel spontaan op het verlanglijstje. Er is ook nood aan een vrij grote capaciteit voor vergaderingen – o.a. de 21 eigen restaurantmanagers en de 42 franchisenemers – en opleidingssessies voor 30 à 35 deelnemers.

Alain Taverne, Consultant en Architect L.O.G: “Het grondplan van de nieuw gehuurde 1200 m² tellende kantoorvloer in Wilrijk leende zich uitstekend voor het onderbrengen van de verschillende gewenste functies. Zo is er een grote centrale zone voor de receptie en wachtruimte, met daarachter de mogelijkheid om twee grote vergaderzalen - die bovendien gekoppeld kunnen worden - geïsoleerd van de andere afdelingen in te richten. De werkplekken konden dan weer vooraan ingetekend worden, met rijkelijk daglicht en zelfs een mooi uitzicht op groen!”. Quick-sfeer Marc Bracquiné: “Hoewel we zelf meer dan vertrouwd zijn met het ombouwen, renoveren en nieuw ontwikkelen van onze Quickrestaurants – we realiseren jaarlijks een 25-tal projecten, waaronder vijf nieuwe vestigingen – was de uitwerking van een volledig nieuwe eigen werkomgeving toch een heel andere ervaring”. L.O.G ontwikkelde vanuit de eigen ervaring en inbreng van de werkgroep een concept. In de ‘lounge’ met keukenblok en drankautomaten hangen de bekende menuschermen tegen de wand en slaat ook het gevarieerde zitmeubilair een brug naar de restaurantwereld buiten. Bij de ‘benches’ met 10 en 6 werkplekken horen handige rolcontainers zoals we die van de catering aan boord van vliegtuigen kennen. Ook de overige werkplekken zijn uitgerust met een kleiner model vliegtuigcontainers. Marc Bracquiné: “Hoewel het conceptvoorstel meteen goed zat, is er inderdaad heel wat tijd en moeite geïnvesteerd om verder bij te sturen, details te optimaliseren en steeds opnieuw af te toetsen met de gebruikers”. Van meetaf stond vast dat de inrichting volledig nieuw zou worden aangekocht. L.O.G definieerde de benodigde elementen en stelde

een lastenboek op, dat aan liefst 6 kandidaat-leveranciers werd uitgestuurd. De keuze viel op een mix van aangekocht bureaumeubilair en maatwerk door de vertrouwde partner voor de inrichting van de Quick-restaurants. Marc Bracquiné: “Deze keuze zou de band met het gebeuren in de markt versterken. Wij stelden de huisstijl van de restaurants voor om bij te dragen tot de gewenste Quick-sfeer in de nieuwe werkomgeving. Er groeide een boeiende wisselwerking tussen ons designbureau en architect Alain Taverne”. Rudy Hulsman, algemeen directeur Quick Restaurants nv: “Vrijdag 14 juni stond als verhuisdag ingepland en maandag 17/07 werd de eerste werkdag op de nieuwe locatie. Nog voor het middaguur was iedereen operationeel en verdwenen alle verhuisdozen van de vloer. Een interne evaluatie eind juli leverde een hartverwarmende 9/10 score op!”.

Patrick Dubois, CEO van L.O.G: “Wij streven altijd naar een maximale samenwerking als partners, stimuleren een wisselwerking tussen gebruikers en de ontwerper om een zo optimaal bij de praktijk aanleunend concept te kunnen uitwerken”.

Gerijstraat 21-23 1190 Brussel - Vorst TEL +32 (0)2 512 21 10 FAX +32 (0)2 503 34 16 www.log.be

Workplace Showcase 2013 55

Pro-realestate I NEW OFFICES DEVELOPMENT I

Take Off Office Park

Gent richt spots op ‘The Loop’ als aantrekkelijke site voor relocatie

Take Off Office Park ligt aan de kruising van de E40 en de E17 en biedt een uitstekende ontsluiting voor het autoverkeer. Daar dragen niet alleen de beide snelwegen toe bij, ook de R4-ringweg naar Zelzate, met aansluiting op de E34 (expresweg Knokke – Antwerpen), vergroot de bereikbaarheid.

©Take Off Business Park - rendering courtesy of ECPD_Bontinck Studiebureau Promotor: ECPD nv, Erembodegem Architecten: G+D Studiebureau Bontinck Makelaars: Creas (Accepto bvba), Gent Turner & Dewaele ,Gent Immobiliën Hugo Ceusters, Antwerpen

De ingebruikname van de zuidelijke brug en de onlangs voltooide noordelijke brug over de A. Pégoudlaan zorgt voor een nog betere ontsluiting van Take Off Office Park voor het gemotoriseerde verkeer.

56 Workplace Showcase 2013

‘The Loop’ is de nieuwe naam voor de vroegere handelsbeurssite die volop ontwikkeld wordt tot een nieuw Gents stadsdeel. De 145 ha grote site is ontstaan vanuit het voormalige vliegveld van Sint-Denijs-Westrem (1910 – 1984) en integreert het tentoonstellingscomplex ‘Flanders Expo’. Bij aanvang waren de Stad Gent, ECPD nv / MGD nv, Stasimo nv en Schoonmeers Bugten nv de belangrijkste grondeigenaars. Het vooropgestelde totale bouwprogramma omvat 552.500 m² bruto vloeroppervlakte. Er wordt nu volop gewerkt aan ‘TAKE OFF OFFICE PARK’, het eerste kantoorproject dat helemaal zal beantwoorden aan de eisen rond werkomgevingen van de toekomst. n Eduard Coddé

tad Gent en Schoonmeers Bugten nv hebben hun gronden samen gebracht in Grondbank The Loop nv en op die manier een privaat-publieke samenwerking opgezet. De beide andere partijen beslisten onafhankelijk te blijven. Op het perceel dat eigendom was van Stasimo nv richtte De Paepe Group de KBC-toren op. Op de percelen tussen de parking en de Poortakkerstraat is Euro Crossroads Property Developers nv (ECPD) gestart met de bouw van het Take Off Office Park, goed voor in totaal 113.500 m² bruto vloeroppervlakte. Maximale ontsluiting dankzij multimodale mobiliteitsvisie ‘Take Off Office Park’ ligt aan de kruising van de E40 en de E17 en voorziet in een vlotte aansluiting voor het autoverkeer. Daar dragen niet alleen de beide snelwegen toe bij, ook de R4-ringweg naar Zelzate, met aansluiting op de E34, vergroot de bereikbaarheid. De ingebruikname van de zuidelijke brug en de onlangs voltooide noordelijke brug over de A. Pégoudlaan zorgen voor een nog betere ontsluiting van Take Off Office Park voor het gemotoriseerde verkeer. Vandaag is de ratio voor parkeergelegenheid vastgelegd - afhankelijk van veld en bestemming - tussen 1/100 en 1/44, waarbij dient vermeld dat er altijd betaalparking in de onmiddellijke omgeving is. Het openbaar vervoer bedient de site via een tramlijn, die er een lus maakt en een halte krijgt voor de geplande kantoorgebouwen. Bovendien plant De Lijn een directe buslijn van station Gent-SintPieters naar de Westzijde van de Pégoudlaan, waar zich het Take Off Office Park bevindt. Gent zet daarenboven nadrukkelijk in op fietsverkeer en het uitgewerkte fietspadennet maakt het Sint-Pieters-station in slechts 7 minuten bereikbaar vanuit Take Off Office Park.

Markante druppelvormige architectuur Op veld 1 van de site is momenteel het eerste druppelvormige kantoorgebouw van 3.340 m² in opbouw. Dit markante gebouw wordt het hoofdkwartier van het HR-servicebedrijf ‘Planet Group ’ uit SintMartens-Latem. Ook een tweede, even groot kantoorgebouw, is al in uitvoering. Om snel te kunnen inspelen op de vraag van geïnteresseerde bedrijven wordt alvast de kelderverdieping opgetrokken. Voor het residentieel gedeelte van de ontwikkeling is er een overeenkomst gesloten met Van de Walle Bouwgroep nv die het ‘Vida Verde’ project ontwikkelt. Vida Verde telt 48 appartementen. Samen zorgen deze ontwikkelingen ervoor dat veld 1 volledig is bestemd. Zakelijke hartslag Ook de ontwikkeling van het meest westelijk gelegen deel van Take Off Office Park - veld 5west - draait op volle toeren. Hier bouwt Upgrade Estate nv een 80-tal businessflats, bovenop een gemeenschappelijke parkeerkelder die het ganse veld 5west bestrijkt en plaats biedt aan bijna 500 auto’s. Voor deze parkeerkelder en de parkeerfaciliteiten van veld 7 is een beheersen exploitatieovereenkomst afgesloten met het Mobiliteitsbedrijf Stad Gent, die optreedt als Parkeermanager voor de ganse site. Er zijn in veld 5west nog een drietal gebouwen gepland, met in totaal 19.000 m² bruto vloeroppervlakte voorbestemd voor kantoren. Voor het eerste van deze drie gebouwen is de bouwaanvraag momenteel in voorbereiding. De beoogde doelgroep voor dit veld zijn de grotere afnemers voor 2.000 m² tot 10.000 m². Deze oppervlakten zullen echter niet beperkend zijn en geïnteresseerde bedrijven krijgen de keuze om zich in te schrijven in een gebouw dat al is uitgetekend, dan wel om een gebouw op maat te laten ontwikkelen, rekening houdend met de gewenste oppervlakte en beschikbaarheidstermijn.

Het master plan en ruimtelijke ordeningsplan voor The Loop splitst de 145 ha grote site op in 18 velden, elk met een welbepaalde bestemming. Het Take Off Office Park omvat de velden 1, 5west, 7 en het westelijk deel van veld 12west, waarin alle kantoor- en kantoorachtige bestemmingen zijn geconcentreerd, evenals het shortstay residentieel gedeelte (hotel en vergelijkbaar), veld 13 en het leeuwenaandeel van veld 17. Met drie van de vier velden in eigendom en ontwikkeling is ECPD nv / MGD nv met haar project Take Off Office Park de marktleider op de site The Loop.

Ruimte voor individualiteit en identiteit Veld 7 wordt ontsloten door een nieuwe weg die een aparte kleine lus vormt binnen het gebied tussen veld 7 en veld 8. Een eerste gebouw, dat in gebruik wordt genomen door het octrooi- en merkenbureau Brantsandpatents, wordt opgeleverd in maart 2014. Diverse andere gebouwen zitten al in de pipeline. De doelgroep voor dit veld zijn gebruikers met 650 m² tot 2.000 m² vloeroppervlak, die een ‘stand alone’-gebouw wensen met een eigen identiteit. In dit veld beschikken alle gebouwen bovendien over een aantal private parkings. De gemeenschappelijke parkings zullen in principe geëxploiteerd worden door het Mobiliteitsbedrijf Stad Gent, die ze buiten de kantooruren openstelt voor bezoekers aan Flanders Expo. Omdat de eigenaars van de gebouwen deze gemeenschappelijke parkeerplaatsen ook kunnen aankopen, biedt deze formule een optioneel rendement tijdens de uren dat ze er zelf geen gebruik van maken. Tot slot sluit het hele Take Off Office Park aan op de groene long van het Elzenbroekbos, waarbij het groen doelbewust tussen de gebouwen wordt doorgetrokken. Aldus wordt een groene omgeving gecreëerd waarin werken bijzonder aangenaam wordt. n

Workplace Showcase 2013 57

DTZ

Kantoorinrichting als ondernemingsstrategie DTZ, adviseur in bedrijfsvastgoed, begeleidt eveneens ondernemingen bij de inrichting van hun kantoren (‘fit out’) en geeft voor die projecten advies in “change management”. Een mooi voorbeeld is de inrichting van de nieuwe kantoren van MECS Europe in Hoeilaart. Het proces heeft een jaar geduurd, maar de verhuizing zelf was op een halve dag voltooid.

Het resultaat van de inrichting van de nieuwe kantoren van MECS Europe is een ‘open space’ waar iedereen over een vaste werkplek beschikt, met inbegrip van de externe consultants, die zo op dezelfde manier als de andere werknemers worden behandeld. De enige vergaderzaal op de oude locatie is vervangen door acht aangepaste zalen. Met de nieuwe inrichting werd ook een oplossing gezocht voor het gebrek aan bergruimte.

werken, maar met het perspectief van een dubbele verhuis. “Ik vond het operationele risico te groot” legt Thierry Marin uit. “Ik heb bijgevolg onmiddellijk geopteerd voor een definitieve verhuizing. Dat was meteen ook de gelegenheid om een verrassingseffect te creëren, zeg maar een ‘disruptie’ tussen het oude en het nieuwe“. Een basisvoorwaarde was wel om binnen dezelfde geografische zone te blijven. “Voor ons personeel was het belangrijk om gewoontes te kunnen behouden. Het treinstation was vlakbij en meerdere werknemers komen per fiets naar het werk. Wij hebben een ruimte met een gelijkaardige oppervlakte gevonden die toeliet om de inrichting functioneler te maken”.

“

Thierry Marin : Bij de inrichting van de werkruimte is het beter om in een vroeg stadium tussen te komen. Ideaal gesproken is dat vanaf het moment waarop de noodzaak van een herinrichting zich manifesteert.

“

“Wij komen zo vroeg mogelijk tussen bij de inrichting van de lokalen.” argumenteert Daniel Thieren, Head of Project and Building Consultancy Professional Services bij DTZ. “Ideaal gesproken is dat vanaf het moment waarop de noodzaak van een herinrichting zich manifesteert, omdat de ruimte ongeschikt is geworden. Wij kunnen met de klant alle mogelijke opties bekijken. Ze berekenen en vergelijken”. Dat gebeurde bij MECS, een onderneming van de groep Dupont de Nemours, die gespecialiseerd is in schone technologieën. Het studiebureau telt een dertigtal werknemers actief in consultancy voor de verbetering van procedés die gebruik maken van zwavelzuur. Door de toename van het personeel werd MECS geconfronteerd met een expansieprobleem in een gebouw waar de inrichtingsmogelijkheden

58 Workplace Showcase 2013

beperkt werden. “We hadden de ruimtes en meerdere kleine bureaus al heringericht, waardoor nog maar één enkele vergaderzaal overbleef.” herinnert zich Thierry Marin, Algemeen Directeur van MECS Europe & Africa. Het was een reëel functioneel probleem. Stay or leave: de keuze voor ‘disruptie’ DTZ heeft dan drie scenario’s voorgesteld. Het eerste betrof de herinrichting van de bestaande ruimte, maar dat vereiste twee werkfasen, waarbij het voltallige personeel gedurende een ganse maand in een tot 50% gereduceerde ruimte moest werken. Daarna moest dezelfde operatie ook nog in de andere helft worden uitgevoerd. Het tweede alternatief was verhuizen gedurende de periode van de

Het resultaat is een ‘open space’ waar iedereen over een vaste werkpost beschikt, met inbegrip van de externe consultants, die zo op dezelfde manier als de werknemers worden behandeld. Met 38 werkposten voor 30 bedienden, kan op de personeelsgroei voor de komende twee à drie jaar geanticipeerd worden. De enige resterende vergaderzaal heeft plaatsgemaakt voor acht aangepaste zalen, van de hoofdvergaderzaal - bij grote evenementen uitbreidbaar door de glazen scheidingswand die haar van de ruime keuken scheidt- tot de kleine intieme zaaltjes, die Bubbles gedoopt werden, en geschikt zijn voor meetings van twee tot drie personen, voor teleconferenties en voor werk dat de hoogste concentratie vereist.

PUBLIREPORTAGE

Over de noodzaak aan een keuken met behoorlijk formaat, zoals er al één was in de oude kantoren, was iedereen er unaniem over eens. De bedrijfscultuur houdt in dat de teams samen lunchen.

‘Open space’: de menselijke component Voor Thierry Marin was het perspectief om van gesloten kantoren naar een open ruimte te migreren de grootste uitdaging. Hij wijst ook op de bepalende rol van DTZ bij de ondersteuning van het “Change Management”-proces’. “Eenmaal beslist om voor een landschapskantoor te kiezen” legt Thierry Marin uit, “hebben we samen met DTZ de communicatie opgestart om snel aan de werknemers de “fit out” en de veranderingen uit te leggen. DTZ heeft op dat vlak het proces geleid tot aan de verhuis”. Twee ‘facilitators’ – een persoon van bij DTZ en een persoon van bij MECS- hebben het project begeleid. Er werden verschillende werkgroepen opgericht (technologie, financiën, administratie, …) om het personeel bij de details van de verandering te betrekken. En elke groep heeft een ambassadeur aangeduid. “Voor veel medewerkers had het begrip ‘open space’ een duivelse bijklank.” herinnert zich Daniel Thieren. “Sommigen zagen zich al terechtkomen in een fabriek uit de jaren ’50. We hebben hen dus moeten overtuigen. De beste manier was om de medewerkers te laten deelnemen aan workshops waar het management niet op aanwezig was”. Op het einde hebben zelfs de financiële en HR-diensten gevraagd om ook in de ‘open space’-inrichting te werken. Voor vertrouwelijke dossiers of onderwerpen kan gebruik gemaakt worden van de vergaderzalen. Uiteindelijk werd het gevoel van verlies aan “privacy” gecompenseerd door de mogelijkheid om zich terug te trekken in de vergaderzalen, in de Bubbles, in de keuken,…

De opstelling van het meubilair per team werd geoptimaliseerd door de 3D-perspectiefvoorstellingen van DTZ. Het personeel mocht kiezen uit twee bureaustoelen en over de kleur van de tapijten en de meubelen werd gestemd. Door de nieuwe inrichting kon tevens het gebrek aan bergruimte, dat aanzienlijk was in de oude gebouwen, worden opgelost. Het team van DTZ kwam met het idee om een lang stuk muur om te vormen tot wandkasten, waardoor de ruimte werd gemaximaliseerd. Dit heeft er bovendien toe geleid om de archiveringsmethodes voor de toekomst te herdefiniëren. Verder was de verhuis de gelegenheid om een gedragscode in het leven te roepen om het functioneren in de nieuwe werkomgeving vast te leggen. Die moest verzekeren dat geen enkele frustratie onderdrukt zou blijven. Tijdens de verhuis moest er geen enkel meubel verplaatst worden en de ambassadeurs hadden voor de verhuisdozen kleurcodes uitgewerkt. “Vrijdagmorgen kwamen de verhuizers de dozen op het oude adres halen en het personeel wachtte hen om 11u30 op het nieuwe adres op. Al om 15u was elke werkplek operationeel.” vervolgt Thierry Marin. In zijn rol van onderhandelaar ten gunste van de huurder (‘tenant representation service’) heeft DTZ niet alleen betere condities onderhandeld, maar ook douches voor de fietsers en een toekomstig fietsenrek bekomen. Hoewel de voornaamste reden voor de verhuis van functionele en niet van financiële aard was, blijkt de nieuwe inplanting uiteindelijk minder te kosten.

Daniel Thieren, Head of Project and Building Consultancy Professional Services DTZ

Thierry Marin, Algemeen Directeur Mecs Europe & Africa

DTZ DTZ is een dochter van de groep UGL Services, één van ’s werelds grootste ondernemingen in de vastgoedsector. Ze biedt ondernemingen, investeerders en huurders een globaal gamma van geïntegreerde diensten op maat aan. DTZ treedt op als investeringsadviseur, als vastgoedverhuurder en vastgoedbeheerder, biedt consultancy aan in vastgoedontwikkeling en bouw, alsook waardebepaling en property management. DTZ telt 47.000 vaste medewerkers en is in 52 landen actief met 208 agentschappen..

Terhulpsesteenweg, 166 1170 Brussel TEL. + 32 (0)2 629 02 00 www.dtz.com

Workplace Showcase 2013 59

pub300X230_FMA2014election_NL:fr

5/09/13

16:11

Page 1

Wie wordt Facility Manager van het Jaar? IFMA zal de titel van "Facility Manager van het Jaar" toekennen aan een man of vrouw die door zijn of haar manier van denken, visie, engagement en inspanningen bijgedragen heeft tot het succes van de onderneming of organisatie waarvoor hij of zij werkt. Op die manier heeft hij of zij eveneens het beroep van Facility Manager bekendheid en erkenning bijgebracht en bijgedragen tot de professionalisering ervan. Deze titel zal toegekend worden tijdens de uitreiking van de "Facility Awards" begin mei 2014 in Brussel. Meer informatie op www.facility-awards.be en www.ifma.be

Corporate Sponsors

Wie verdient het volgens u om genomineerd te worden voor de verkiezing van Facility Manager van het Jaar? IFMA nodigt u uit om voor deze verkiezing Facility Managers voor te dragen vóór 31 oktober 2013. Op basis van de nominaties van het publiek zullen 6 ﬁnalisten verkozen worden door de vakjury met vertegenwoordigers afkomstig uit alle deelgebieden van facility management. De carrière en persoonlijkheid van deze zes genomineerden zal aan u voorgesteld worden in een reportage in het e-magazine van de Facility Awards dat zowel via de professionele vakverenigingen als via de Profacility-media verspreid zal worden. Zeg ons wie het volgens u verdient om verkozen te worden tot Facility Manager van het Jaar > www.facility-awards.be/manager2014

Related associations

IFMA Ofﬁce Hosting

Media Partners

Realisatie Admos – Foto: Yvan Glavie

Solaris-gebouw, Brussel

DiversiBull-project

Omschakeling naar de ‘New Way of Working’ Workplace Showcase 2013 61

Workplace I Business Case I BULL BELUX, BRUSSEL I

De werkplekken zijn moduleerbaar en laten toe om nieuwe, dynamische teams te vormen voor het beheer van de projecten.

62 Workplace Showcase 2013

Het bedrijf Bull heeft onlangs zijn nieuwe kantoren ondergebracht op de tweede en derde verdieping van het Solaris-gebouw in Brussel. Deze verhuizing vormt na twee jaar het sluitstuk van een lang proces dat ernaar streeft de samenwerking tussen verschillende generaties binnen het IT-bedrijf te verbeteren. Het DiversiBull-project, een op-en-top Belgisch initiatief, is intussen een proefproject geworden dat de andere dochterondernemingen van de groep zou kunnen inspireren. n Jean-Claude Verset Foto’s Yvan Glavie

Van ‘stay or leave’ tot ‘fit out’ Eenmaal de culturele veranderingen vastgelegd waren, moest nog de geschikte omgeving gevonden worden om het New Way of Working (NWOW) concept in onder te brengen. Die opdracht werd

toevertrouwd aan het bedrijf Admos Design & Build, dat uitgekozen werd door de Chief Financial Officer bij Bull, Maurizio Sabatini: “Ik werd aangetrokken door de sleutel-op-de-deur formule die voorgesteld werd en dat met slechts één gesprekspartner, met één enkel contract, een vast budget en een vaste verbintenis met betrekking tot de planning”. De CFO voegt eraan toe dat het ‘turnkey’-contract als voordeel had dat Bull zich tijdens de werken op zijn corebusiness kon blijven concentreren, zonder zich zorgen te moeten maken over de werf. Bull werd ook overtuigd door een bezoek aan modelkantoren die door Admos ingericht werden voor de onderneming Clear2Pay (1). Er werd in de eerste plaats een beroep gedaan op Admos omwille van financiële eisen, legt Saskia Van Uffelen uit: “We hadden hulp van buitenaf nodig om alternatieve gebouwen voor te stellen voor de huisvesting van onze medewerkers en om uit te zoeken of verhuizen financieel gerechtvaardigd was”. Het directiecomité van Bull legde screeningbezoeken af voordat het zijn keuze liet vallen op het Solarisgebouw in Brussel. Dit gebouw ligt in een groene omgeving en valt op door zijn architecturale en milieukwaliteiten. Het voldoet aan de laatste normen voor duurzame ontwikkeling: zonne-energie, herbruikbare materialen, LED-verlichting en selectieve afvalsortering.

Saskia Van Uffelen : NWOW hoeft geen revolutie te zijn: de hartelijke sfeer kenmerkt helemaal de bedrijfscultuur van Bull. Op het ogenblik van de verandering dienen enkele richtpunten behouden te worden.

“

inds 29 maart werken de 180 werknemers van Bull België in flexibele ruimten aan de Terhulpsesteenweg 120 in Brussel. In tegenstelling tot de gebruikelijke gang van zaken, was de beslissing om te verhuizen niet het begin, maar het resultaat van een lang proces. Saskia Van Uffelen, CEO van Bull Belux, met een lange ervaring in de IT-sector, had in 2010 het DiversiBull-project opgestart om de vierde generatie medewerkers in het bedrijf te verwelkomen. “Met dit programma willen we de krachten bundelen tussen de verschillende generaties binnen Bull. Het gaat om een geleidelijke culturele ontwikkeling, die als alles volgens planning verloopt, in 2016 voltooid zal zijn” legt de IT-Vrouw van het jaar 2011 uit. Net als alle bedrijven wordt Bull geconfronteerd met de impact die de leeftijdscurve zou kunnen hebben op zijn personeel. “Generatie X (35 jaar), Generatie Y (25 jaar) en de Babyboomers (55 jaar) reageren verschillend. De komst van de digitale samenleving maakt doeltreffend samenwerken met elkaar ingewikkelder. Jongeren gedragen zich nu heel anders. Bekwaamheid valt voor hen bijvoorbeeld minder onder verworven kennis dan onder het vermogen om snel toegang te krijgen tot die kennis als een situatie dit vereist. Dit wereldbeeld hangt typisch samen met het gebruik van het internet”. Bull besliste daarom te kiezen voor open en flexibele ruimten die de creativiteit en de informele communicatie bevorderen. “Als marktleider in kritische digitale systemen zijn we het onszelf verplicht om op de best mogelijke digitale manier te werken”.

Saskia Van Uffelen CEO van Bull Belux

(1) Lees hierover in deze editie, op pagina 83, het artikel over de conceptpresentatie voor de inrichting van de kantoren van het bedrijf Clear2Pay. Workplace Showcase 2013 63

Workplace I Business Case I BULL BELUX, BRUSSEL I

Een nieuwe dynamiek geven aan het bedrijf Naast het financiële aspect sluit deze verhuizing aan op de wens om een nieuwe dynamiek te geven aan het bedrijf, zelfs al heeft de verhuizing nog niet geleid tot een verandering van het organigram. De kantoren werden volgens de ‘New Way of Working’-principes ontworpen met onder andere een sterke digitalisering en een moduleerbare werkruimte: de projectteams kunnen gemakkelijk samenzitten, hun ideeën met elkaar delen en nieuwe dynamische teams vormen. De akoestiek werd aangepast voor de kantoren met wisselend gebruik en de communicatie wordt nog vereenvoudigd door alle flexibele kantoren samen te brengen op slechts één verdieping. Volgens Saskia Van Uffelen waren twee punten onontbeerlijk voor het welslagen van deze nieuwe inrichting, namelijk het akoestisch comfort en een kwalitatieve draadloze netwerktoegankelijkheid. Kan deze nieuwe werkomgeving jongeren aantrekken? Saskia Van Uffelen is daarvan overtuigd geraakt nadat ze deel uitmaakte van een jury: “In de vijf scholen die deelnamen aan dit project was de

werkomgeving het eerste keuzecriterium dat naar voren gebracht werd door de studenten, ruimschoots vóór het beloofde loon”. Anthony ShaikH vult aan: “Een NWOW-omgeving is een uitstekend visitekaartje voor jongeren”. Voor Bull zijn deze aantrekkelijke werken vergaderruimten ook een visitekaartje voor de klanten: “We werken in een consortium met openbare diensten. Onze nieuwe organisatie biedt hen bijvoorbeeld de gelegenheid om vergaderingen te houden in onze eigen gebouwen, en dat wordt gewaardeerd”. Doelstelling 2016: de klanten opnemen in het project Tegen 2016, als het DiversiBull-project ten einde loopt, hoopt Saskia Van Uffelen niet alleen bekwame medewerkers in dienst genomen te hebben, maar ook haar klanten overtuigd te hebben van het belang om opgenomen te worden in de NWOW-wereld: “We ondertekenen met de Europese Unie contracten van zeven jaar. We moeten dus nu al nadenken over hoe we bijvoorbeeld tijdens die periode tewerk zullen gaan op het gebied van outsourcing van medewerkers of gewijzigde werkuren”. Voortaan nemen immers evenveel mannen als vrouwen van 30 tot 45 jaar ouderschapsverlof bij Bull. Daarnaast zorgt het Brusselse verkeer ervoor dat de actieve perioden naar alsmaar latere uren verschuiven. “Dit alles moet eveneens aanvaard worden door onze klanten, die overigens boetes kunnen eisen als een consultant vervangen wordt door een andere”. “De nieuwe hartelijke sfeer die de kantoren en gespreksruimten uitstralen is typisch voor de bedrijfscultuur van Bull. De open ruimten geven een gevoel van gezelligheid en creëren een familiale sfeer” vat Saskia Van Uffelen kort samen. Ze voegt er realistisch aan toe: “In een bedrijf als het onze, dat specialisten inhuurt, is het essentieel om het personeel te kunnen motiveren”. Deze ontwikkeling kan echter niet om het even wanneer plaatsvinden, verduidelijkt de CEO van Bull Belux. “De tijd moet er rijp voor zijn. In bepaalde bedrijven of landen hangt het individuele kantoor nog altijd nauw samen met een sociale status”. Anthony ShaikH kan dit gevoel alleen maar bevestigen: “We zijn nogal extreem in onze keuze voor de inrichting van de ruimten. Vele bedrijven zijn niet bereid om daar zo ver in te gaan”. n

Christophe Erkens : In 1994 was er nog geen sprake van NWOW, maar van het ‘activity based’-project. Er werd wel al aan gedacht, maar de markt was er nog niet klaar voor. We hadden toen al flexibele zones gecreëerd waar informele vergaderingen nauw konden aansluiten bij ‘koffieklets’ en geconcentreerd werken! Jammer genoeg heeft de angst om gezien te worden in een speelsere omgeving en als onproductief beschouwd te worden, het gewonnen van de functionaliteit. Tegenwoordig is het ‘activity based’-concept een normale evolutie van onze manier van werken.

“

Een andere troef waarom de CEO van Bull Belux voor dit gebouw gekozen heeft, is de berekening van de werkelijke gebruikskosten voor de nieuwe vestiging, met inbegrip van de verhuiskosten: “Nu hebben we minder huurkosten. Door de vastgoedcrisis konden we ongetwijfeld goed onderhandelen en profiteren we van een heel agressieve prijs per vierkante meter, des te meer omdat alles nieuw is. We hadden minder dure materialen en inrichting kunnen kiezen, maar ook minder duurzame, waardoor we, zonder het te willen, snel zouden moeten herinvesteren.” Volgens Christophe Erkens, medeoprichter van Admos, moet de rentabiliteit van het project per werkplek (workstation) berekend worden, want enkel dit gegeven kan de waarde van deze realisatie uitdrukken. En uiteindelijk is de totaal beschikbare capaciteit groter voor een lagere kostprijs. Admos, dat al vanaf het begin betrokken was bij het project, nam deel aan het hele besluitvormingsproces: van het idee en de ‘stay or leave’-analyse, over de vergelijking van de gebouwen die in overweging genomen werden voor de verhuizing en de vestiging van de kantoren van Bull, tot het ontwerp en de werkzaamheden (fit out).

Idea@bull om de communicatie te verbeteren “Twee jaar geleden was de interne communicatie niet optimaal” geeft Saskia Van Uffelen toe. “We hadden een soort interne Facebook, maar deze werd alleen geraadpleegd door de allerjongsten (Generatie Y), hetzij 1/3e van het personeel. In 2010 analyseerde Bull de elasticiteit van de leeftijdsgroepen binnen het bedrijf. Het personeel vroeg om onze aandacht te richten op creativiteit, people management, doeltreffendheid en interne communicatie. Een jonge onderneming - Yambla – heeft daarom de digitale ideeënbus Idea@bull ontwikkeld die geïnspireerd is op Facebook en waardoor alle medewerkers de ideeën van hun collega’s kunnen ‘liken’(1). Om alle leeftijdsgroepen te bereiken, kan deelnemen via smartphone of e-mail. “Deze informatie komt weer bij mij terecht” verduidelijkt Saskia Van Uffelen, “waardoor ik onmiddellijk de meest gewaardeerde voorstellen ken”. Zo kwam het volgende idee in aanmerking: wie een vergaderzaal reserveert, dient de tafel netjes achter te laten als hij of zij vertrekt. Na twee dwalingen kan hij/ zij tijdelijk geen zalen reserveren. Deze sanctie zou doeltreffend zijn!

(1) Lees hierover in deze editie, op pagina 70, het artikel over de digitale en sociale ideeënbus die bedacht werd door Yambla. 64 Workplace Showcase 2013

Antony ShaikH : Admos nam deel aan het hele besluitvormingsproces: van de ‘stay or leave’-analyse, over de vergelijking van de beschikbare locaties, tot het ontwerp en de werkzaamheden (fit out). Omdat Admos niet werkte met een vastgoedmakelaar, werd elk belangenconflict vermeden tijdens het onderzoek naar en de keuze van het gebouw dat het best beantwoordde aan de verwachtingen van Bull voor zijn nieuwe kantoren.

Christophe Erkens Medeoprichter van Admos

“

Workplace Showcase 2013 65

Camelot Vastgoedbeheer

Intelligente oplossing voor leegstand Leegstaande gebouwen verkommeren in sneltreinvaart, werken vandalisme in de hand en trekken ongewenste bezoekers aan, met een pijnlijk waardeverlies tot gevolg. Nochtans bestaat er een uiterst efficiënte remedie tegen ongewenste aftakeling van leegstaande panden: Camelot biedt oplossingen op maat, die zich al twee decennia bewezen hebben en meer recent ook internationaal erkenning en waardering oogsten.

Yves Stevens, directeur Camelot België: “Leegstandsbeheer betekent voor Camelot het tijdelijk laten bewonen en gebruiken van leegstaande panden die wachten op herbestemming. Het potentiële publiek voor een dergelijke bewoningsformule, die overigens totaal verschilt van een klassiek huurcontract, is zeer gevarieerd: veel jonge mensen, maar ook ouderen die een tijdlang willen sparen om een lang gekoesterde droom te verwezenlijken, of ook nog startende bedrijven met zeer krappe financiële middelen op zoek naar goedkope huisvesting en werkplekken, kunstenaars…of misschien nog het belangrijkste, meer en meer mensen met minder en minder middelen”. Monumentaal leegstandsbeheer Een van de recente en bijzonder prestigieuze projecten voor leegstandsbeheer die Camelot werd toevertrouwd is het prachtige ‘stadshotel Osterrieth’ aan de Antwerpse Meir. Het betreft een tweeledig pand, waarvan het meest bekende het aan de Meir gelegen en als monument geklasseerde patriciërshuis. Daarachter, met hoofdingang aan de Eikenstraat, ligt een kantoorgebouw. Beide gebouwen samen behoorden toe aan de Belfius-bank, die er een uiterst waardevolle kunstverzameling bewaarde. Na de verkoop aan een vastgoedmaatschappij en in afwachting van een nieuwe toekomst voor de aaneensluitende panden, was leegstandsbeheer meer dan wenselijk. Yves Stevens: “Met tijdelijke bewoning biedt Camelot een oplossing die verregaand verschilt van wat klassieke bewakingsfirma’s bieden. Wij bieden bescherming en onderhoud van het pand vanuit een MVO-standpunt. Via onze formule van tijdelijke bewoning willen we mensen sociaal, maatschappelijk en economisch op dreef helpen. Dit was ook de drijfveer van de

66 Workplace Showcase 2013

PUBLIREPORTAGE

nieuwe eigenaar. Tot zijn pand aan de herbestemming toe is, wil hij dit een sociaal maatschappelijke meerwaarde bieden met respect voor de architecturale en historische waarde van het pand. Gebruikers van het pand begeven zich dagelijks door het pand en zijn dan de ogen en oren die misstanden snel registreren. Camelot volgt elke melding direct op. Voor wat dit unieke pand met monumentwaarde betreft, installeerde Camelot een eigen kantoor, waar een Camelot-medewerker deeltijds aanwezig is. Door het conciërgeprincipe vormt de tijdelijke bewoning of het tijdelijk gebruik een automatische meerwaarde voor de veiligheid van het pand, zowel voor interne als externe gevaren. Overal in de gebouwen zijn posters opgehangen, waarop duidelijk de huisregels en aanwijzingen m.b.t. de brandveiligheid te lezen zijn. Wat dat laatste betreft, is het geheel vanzelfsprekend rookvrij, maar richtte Camelot wel buiten een rooklocatie in. Elke bewoner ontvangt bovendien een brandpreventiepakket, waarin een rookmelder en branddeken aanwezig zijn. Welzijn voor bewoners en eigenaar Elke tijdelijke bewoner beschikt over een afgesloten kamer, wat hier als gevolg van de vroegere kantoorfunctie vrij gemakkelijk kon gerealiseerd worden. Keuken en sanitair zijn gemeenschappelijk te gebruiken door de bewoners. In de kelders was een ruime keuken ingericht voor het personeel van de bank en ook sanitair was al in ruime mate aanwezig. Camelot plaatste bijkomende douches, zodat maximaal 5 bewoners één douche moeten delen. Op elke verdieping zijn er toiletten.

De hoofdbewoner geniet het voorrecht het conciërgeappartement te mogen betrekken. Een aantal functionaliteiten zijn uitgeschakeld – waaronder de liften en airco – om zo de energiefactuur laag te houden. Ook de gastoevoer werd afgesloten. Camelot is verzekerd t.o.v. de eigenaar van het gebouw voor eventuele schade toegebracht door de tijdelijke bewoners. Met het specifieke leegstandsbeheer voor dit unieke ‘monumentale’ pand illustreert Camelot in België nadrukkelijk de veelzijdigheid van haar op maat uitgewerkte oplossingen. Yves Stevens: “Naast het gevarieerde aanbod van bestaande Camelot-formules zoals vastgoedbeheer, facilitair beheer en energiebeheer, bewandelen we ook nieuwe paden, waaronder de aangepaste zorg voor leegstaande monumenten, of ook nog het gebruik van leegstaande panden door nationale en internationale filmcrews, die erg tuk zijn op dergelijke locaties en een boon hebben voor onze Belgische gebouwen”. De Camelot-oplossingen voor tijdelijke leegstand bieden de beste bescherming en beveiliging tegen het verkommeren van het vastgoed, omdat respect voor het gebouw – ongeacht de aard van het pand – altijd centraal staat. Spelregels Om voor tijdelijke bewoning in aanmerking te komen moet een vast inkomen of uitkering aangetoond worden. De tijdelijke bewoners hebben verplicht hun officieel verblijfsadres elders, maar de politie wordt door Camelot geïnformeerd wie er in de beheerde gebouwen

woont. Als laatste dient een bewijs van goed gedrag en zeden voorgelegd te worden. Vanuit hun sociale controlefunctie waken de tijdelijke gebruikers zelf over de orde in het gebouw. De hoofdbewoner is het eerste aanspreekpunt voor Camelot en de eigenaar als het gaat om het bewaken van de goede orde. Iedereen gaat akkoord met een zeer korte opzegtermijn. Camelot zal waar mogelijk aan de tijdelijke bewoners of gebruikers een nieuw voorstel formuleren voor tijdelijk wonen of werken, maar garandeert geen vervolg. Een eigen controledienst van Camelot voert regelmatig controlerondes uit en waakt over de goede werking van de technische installaties, het goed beheer en respect voor het pand.

ANTWERPEN Boombekelaan 18 bus 1 2660 Hoboken T. + 32 (0)3 740 56 40

BRUSSEL Louizalaan 437 bus 3 1050 Brussel T. +32 (0)2 646 44 22

www.cameloteurope.com I y.stevens@camelotbelgium.be

Workplace ShoWcaSe 2013 67

Kinnarps Belux

Showroom wordt praktijkruimte

Een bruin tapijt wijst de communicatiezone aan. Hier draait alles om communicatie, om praten met collega’s, om openheid en het verbeteren van de onderlinge contacten.

Kinnarps Belux viert dit jaar twintig jaar aanwezigheid op de Belgische markt voor kantoormeubilering, een verjaardag die werd aangegrepen om ‘het nieuwe werken’ in eigen huis toe te passen. Zo werd de Kinnarps-hoofdzetel meteen ook omgetoverd tot een ‘real life’- showroom voor de klanten.

68 Workplace Showcase 2013

De verandering naar een nieuwe werkomgeving is algemeen ingevoerd voor iedereen en de uitrol van het concept vond plaats terwijl het bedrijf gewoon doorwerkte. Voorafgaand werd vastgesteld dat teamwork een alsmaar belangrijker plaats kreeg binnen de dagelijkse activiteiten van de medewerkers. Daarnaast had Kinnarps het initiatief genomen om herfst- en lente-informatiesessies te organiseren voor klanten en potentiele klanten, waarbij het nieuwe werken spontaan het centrale thema werd. Bijgevolg was het hoog tijd om in eigen rangen het voorbeeld te geven met een op de actualiteit van kantoorinrichting gefocuste werkomgeving. De nieuwe werkomgeving zou niet alleen de interne samenwerking stimuleren, het zou bovendien een ideale showroom worden, want levend en op het dagelijks functioneren gericht!

De ‘activity based’ werkplek Het concept voor de nieuwe werkomgeving werd bedacht door de Brit Jeremy Myerson, professor aan het Royal College of Art in London en directeur van het Helen Hamlyn Centre for Design. Jeremy Myerson ontwierp voor Kinnarps voordien al de inrichting van de vestiging in Londen. Het concept wordt samengevat als een ‘doorschuifsysteem’, omdat het erom draait dat elke medewerker gedurende de dag herhaald van werkplek wisselt, om deze te optimaliseren in functie van de op dat ogenblik uit te voeren taken. Niemand heeft nog een eigen werkplek, met uitzondering van de medewerkers op de financiële afdeling en het onthaal. De verkoopmedewerkers hadden al langer afstand genomen van een eigen werkplek.

PUBLI-VIEW

De concentratiewerken zijn duidelijk herkenbaar aan het oranje tapijt dat deze zone afbakent.

Aan het onthaal zijn er lockers voor elk van de Kinnarps medewerkers voor het opbergen van de persoonlijke spullen. Elk van hen beschikt over een opbergbox waarin alle documenten en kantoorbenodigdheden passen die nodig zijn om de dagtaak te vervullen. De mini-opbergcontainer is zo uitgekiend dat ze op diverse wijzen aan de uitgekozen werkplek kan worden bevestigd. Ze integreert ermee en vormt er tevens een soort verlengstuk van. De niet toegewezen werkplekken - ‘benches’ - zijn allen voorzien van een hoogteregeling voor het werkblad. Er zijn verschillende hoogte-instelbare ‘benches’ die meerdere werkplekken omvatten. De concentratiewerken zijn duidelijk herkenbaar aan het oranje tapijt dat deze zone afbakent. Deze gesloten werkplekken zijn zo uitgevoerd dat ze niet het gevoel geven opgesloten te zijn. Hun aangename inrichting en akoestische kwaliteiten dragen bij aan het opzet: rust vinden om geconcentreerd aan een project te kunnen doorwerken. Een bruin tapijt wijst de communicatiezone aan, waarvoor in de conceptfase werd bedacht ‘dat er minstens dagelijks een grap moet verteld worden’. Hier draait alles om communicatie, om praten met collega’s, om openheid en het verbeteren van de onderlinge contacten. Daarnaast is er de ‘brainstorm’-ruimte, een ruimte met grote beschrijfbare wand, een tafel op barhoogte en bijpassende hoge zitjes.

Brainstormroom

Projectroom

Vergaderzalen zijn er in verschillende maten en staan zowel voor intern overleg ter beschikking als voor ontmoetingen tussen Kinnarpsmedewerkers en externe relaties. Specifiek voor het activiteitenterrein van Kinnarps is de ‘projectruimte’, een afgesloten ruimte waarin alle documentatie en stalen, maar ook de bibliotheek geconcentreerd zitten. Het is een ruimte die zowel door eigen medewerkers kan gebruikt worden in het kader van de voorbereiding van een project, of die zeer nuttig is bij dossierbesprekingen met klanten. Totaalconcept positief onthaald Kinnarps heeft een belangrijke investering gedaan in dit project, waarbij geen enkel detail aan de aandacht ontsnapte. De bovenste verdieping is voorbehouden aan ontspanning voor de medewerkers, met gezellige lunchruimte en een ruim terras. Niet alleen de inrichting is zorgvuldig bestudeerd, ook de aankleding van de wanden werd aangepast met het gebruik van grote foto’s, die zelfs de ruggen van kasten een fraaiere aanblik verlenen. De desktop-PC behoort tot het verleden en iedereen beschikt nu over een laptop. Aansluitend op de ergonomische kwaliteiten van de kantoormeubilering zijn er staanders voorzien die de schermen van de laptops op de juiste kijkhoogte brengen. Bovendien heeft elke

gebruiker de vrije keuze om de laptop aan te vullen met een muis en los toetsenbord. Het Kinnarps-concept voelde al snel heel vertrouwd aan bij de medewerkers, terwijl het de salesmensen extra motiveert omdat zij nu in de praktijk zien waar de voordelen liggen. De showroom is niet langer een statisch gegeven, maar een levend bewijs dat ‘het nieuwe werken’ ook echt werkt bij Kinnarps!

Heide 15 1780 Wemmel Tel +32 2 456 0 456 Fax +32 2 456 0 444 info@kinnarps.be

Workplace Showcase 2013 69

Workplace I CHANGE MANAGEMENT I

Ondernemingscultuur Yambla vindt digitale en sociale ideeënbus uit De antieke ideeënbus met een wat stoffige reputatie wordt opnieuw tot leven gewekt en krijgt een belangrijke rol toebedeeld in de ondernemingscultuur. Naar analogie met het delen van ideeën op sociale netwerken heeft Yambla een ludiek concept gelanceerd voor de valorisatie van ideeën van het personeel. Deze ideeënbus biedt ruimte aan ‘people centric ideation’. n Jean-Claude verset

et delen van ideeën tussen werknemers berust op het proces van de ‘ideevorming’ dat de totstandkoming en de koppeling van ideeën vanuit een psychologisch standpunt definieert. Met de traditionele procedures in ondernemingen bedraagt de levensduur van een idee echter niet meer dan drie maanden. “In dit basisproces ontbreekt de steun van een sociaal medium en het ‘gamification’-concept” legt Yoeri Roels, medestichter van de jonge onderneming Yambla, uit. Daarmee definieert hij meteen zijn gelijknamig platform voor een sociale ideeënbus. Het basisprincipe is dat er voor elk door de collega’s ‘leuk’ gevonden idee punten kunnen gespaard worden en, bijvoorbeeld, dat het idee kan verkozen worden tot ‘innovatie van de maand’. Een procedure die favoritisme uitsluit Om elk risico op favoritisme uit te sluiten, worden de punten niet gegeven door individuen maar door het Yambla-platform. Hoe populairder een idee wordt door het aantal ‘likes’, des te meer belang het krijgt. Ook wanneer een idee door een manager wordt geselecteerd, wint het punten. “Een goed idee is niet zozeer het populairste idee, maar vooral dat waaraan veel collega’s willen deelnemen” preciseert Yoeri Roels nog.

70 Workplace Showcase 2013

Ook kan iedereen commentaren nalaten. Dat is voor de jonge ondernemer een indicator voor het werkelijke engagement t.a.v. een idee. “Zelfs wanneer het bekritiseerd wordt, is een idee dat veel ophef maakt een belangrijk signaal voor de directie van de onderneming”. Een idee dat een polemiek zou uitlokken, zou een manager ertoe kunnen brengen om in te grijpen. “Maar dit systeem werkt niet op een hiërarchische wijze” benadrukt Yoeri Roels. Toepassing in de ‘cloud’ Yambla is typisch een ‘As a Service’-toepassing die aangeboden wordt in de ‘cloud’. De prijs van een maandabonnement per persoon hangt af van het aantal gebruikers. Voor wat de mobiele toestellen betreft ondersteunt Yambla de iPhone als ‘native’ toepassing. De andere platformen hebben toegang via geoptimaliseerde sites. De activering gebeurt, zoals op Facebook, door de creatie van een account. Een administrator stelt de parameters in van het systeem dat daarna volledig automatisch draait. Voorafgaand aan de activering van het platform bij de klant stelt Yambla een communicatieplan op waarmee het personeel in meerdere golven wordt geïnformeerd gedurende de drie tot vijf weken voorafgaand aan de implementatie van de sociale ideeënbus. De eerste doelgroep van

Yambla zijn ondernemingen met een bepaalde omvang die meer dan andere geconfronteerd worden met problemen rond ideevorming. 70% toetredingen in enkele dagen Eenmaal gelanceerd, blijkt het concept geen obstakels te kennen. 70% van de gebruikers treedt snel toe. In het geval van Test-Aankoop heeft 90% van het personeel zich aangesloten binnen de eerste 24 uren. Een der redenen van deze bijval zou de knop zijn waarmee je een collega kunt uitnodigen. “Dat is krachtiger dan wanneer de vraag tot deelname verstuurd wordt door de directie” legt Yoeri Roels uit. De reactie van het personeel is des te positiever omdat zij ook de minder stoutmoedige mensen de kans biedt om hun ideeën te uiten. Overigens zou het management zich kunnen gedestabiliseerd voelen door deze nieuwe procedure die de hiërarchie niet meer respecteert. “Maar zeer vlug vervagen deze gevoelens en worden ze vervangen door een werkelijke creatiecultuur” verzekert Yoeri Roels. Uiteindelijk vervult de sociale ideeënbus een accelererende rol. Het snelheidsrecord werd geboekt door een idee dat een alternatief

aanbracht voor telewerk. De suggestie werd op een maandag gedaan, in het midden van de week aan het management voorgesteld en op vrijdag werd het al goedgekeurd. Frustraties vermijden Om elke indruk van controle te vermijden, voorziet het platform in geen enkele procedure om suggesties te censureren. Een idee kan niet verwijderd worden maar de aangeduide ‘Innovation manager’ kan wel beslissen om een voorstel stop te zetten als het aantal reacties stagneert. En om elke persoonlijke frustratie over een niet weerhouden idee te vermijden, ondersteunt het systeem de ‘likes’ maar niet de ‘unlikes’. Gevraagd naar de mate van efficiëntie van de ‘gamification” van de ideeënbus voor ondernemingen, antwoordt Yoeri Roels dat, bij de klassieke oplossing, eenmaal het idee is uitgebracht, het in een zwarte doos verdwijnt om een onbekend proces te ondergaan. “Met Yambla wordt het delen van een idee transparant door het te socialiseren. De werknemers hebben het recht te weten wat ermee gebeurt”. n

Succesverhaal ontstaan uit een ontmoeting Yoeri Roels stelde in 2012 bij zijn werkgever (een IT-dienstverlener) de moeilijkheid vast om efficiënt ideeën te delen binnen een onderneming. Hij heeft dan van zijn vrije tijd gebruik gemaakt om een concept voor ideevorming te ontwikkelen. Tijdens een door het magazine Data News georganiseerd evenement greep hij de kans om er met Saskia Van Uffelen, Belgisch CEO van Bull, over te praten. Deze dame, de ‘IT Vrouw van het jaar 2011’, was toen volop de cultuur van haar onderneming aan het herzien (zie ons artikel in deze editie) en heeft aan Yambla voorgesteld om gedurende een maand een pilootproject uit te werken. “Toen ze ons vroeg hoeveel dat zou kosten, beseften we dat we daar nog niet aan gedacht hadden” herinnert zich Yoeri Roels. Maar zeer snel is het concept van de sociale ideeënbus gerijpt en werd het omgezet in een afgewerkte toepassing die voortaan door het personeel van Bull wordt gebruikt. De jonge IT start-up, die eind 2012 door Yoeri Roels en Jordan Vermeir werd opgericht, heeft onlangs de Innovatieprijs van Microsoft behaald in de categorie van de jonge ondernemingen en werd geselecteerd door iMinds, dat de ondernemingen aanduidt die in de VS dienen bekend gemaakt te worden. www.yambla.com

Workplace Showcase 2013 71

TOONAANGEVEND SPECIALIST IN INFORMATIEBEHEER

Merak is dé uitgesproken specialist in professioneel archiefbeheer. Het bedrijf bewaart in zijn verschillende vestigingen miljoenen papieren documenten. Elektronische gegevensopslag maakt ook deel uit van het dienstenpakket. Bij Merak kunnen ondernemingen en instellingen hun magnetische en optische dragers zoals tapes, hard disks, etc. veilig laten opbergen. Binnen datzelfde dienstenpakket kunnen farmabedrijven er zelfs hun laboreferentiemateriaal in bewaring geven.

Bedrijven die hun archiefbeheer daadwerkelijk willen uitbesteden, worden door de specialisten van Merak professioneel begeleid op het hele traject naar een optimaal veilige opslag binnen de systemen van het bedrijf. Elke stap wordt zorgvuldig uitgetekend en in een breder kader gezet. Opmerkelijk is nog dat de kwaliteit van de Merak diensten en de continuïteit van de systemen gecertiﬁceerd zijn volgens ISO 9001 en ISO/IEC 27001.

OPTIES Eerst wordt een volledige analyse opgemaakt van de situatie. Archivering is immers maatwerk dat volledig afgesteld is op de aard en noden van de klant. Planning is daarbij essentieel. De budgettering van de kosten zit mee in de voorbereiding van het project. De specialisten van Merak brengen alle gegevens vakkundig bijeen zodat de klanten zelf kunnen beslissen welke opties ze nemen.

AANLEVERING PAPIEREN DOCUMENTEN De aanlevering van papieren documenten kan projectmatig gebeuren. Eenmaal een project afgerond is kunnen de documenten veilig opgeborgen worden. De koeriers van Merak komen de dossiers ophalen bij de bedrijven. De klanten kunnen er evenwel ook voor kiezen om hun papieren archiefmateriaal zélf naar een van de vestigingen van Merak te brengen. De timing van de overbrenging is helemaal facultatief. Wie ervoor kiest mag de gegevens zelfs op dagbasis overbrengen. Of wekelijks. De papieren documenten worden in de opslagzone verpakt in anonieme dozen met een streepjescode. Enkel de computer zal ze snel terugvinden.

DIGITALISERING Eenmaal beslist is welke papieren documenten mogen worden gedigitaliseerd worden ze door Merak bij een snelheid van 210 pagina’s per minuut ingescand. De gedigitaliseerde documenten worden vervolgens geïndexeerd en geauthenticiteerd zodat de gebruikers ze naderhand ook snel kunnen terugvinden. Het digitaal archief van Merak is gebruiksvriendelijk. De gebruiker kan meteen zijn documenten op zijn scherm krijgen en de originele gegevens met één muisklik terugvinden. Ze kunnen gedownload worden, bewerkt en opnieuw worden geupload. Het voordeel van de digitale archivering is dat de data via een internetaansluiting en een code binnen een paar seconden bereikbaar zijn.

PAPIEREN DOCUMENTEN NA SCANNING Eenmaal alle gegevens gescand zijn worden de papieren documenten vernietigd. Tenzij de klant ervoor kiest om ze hoe dan ook te bewaren. Ze worden dan door de koeriers van Merak teruggebracht. Anderen geven er de voorkeur aan om ze bij Merak te bewaren volgens eerder overeengekomen veiligheidsnormen.

OPLEVERING VAN DIGITALE DOCUMENTEN Merak biedt verschillende opties aan voor de aanlevering van de gedigitaliseerde documenten. Dit kan ofwel op Cdrom of DVD, integratie in de computersystemen van de klant via webservices of opslag op de beveiligde website van Merak. Deze Merak Archive Online (MAO) website biedt de mogelijkheid de documenten te consulteren na een authentiﬁcation proces met token via digipass en pincode. Het zelf uploaden van digitale documenten op de MAO is kinderspel. De verzending van de gedigitaliseerde documenten gebeurt via een beveiligde FTPS-verbinding.

BACK-UP Bedrijven die een totale break-down van hun activiteiten willen vermijden kunnen hun back-ups offsite en ofﬂine laten opslaan bij Merak. De opslagmogelijkheden in de zogenaamde e-bunker van Merak, achter dikke betonnen muren, diep onder de grond en in anonieme koffers garandeert absolute veiligheid. Zelfs een brand, een aardbeving of een vliegtuiginslag kunnen de informatie niet vernietigen.

SOFTWARE ESCROW Bedrijven kunnen de broncodes van hun software laten bewaren bij Merak. In een Escrow overeenkomst wordt bepaald wanneer en aan wie de broncode mag overhandigd worden. Het gaat erom dat de pakketten altijd leverbaar zijn, zelfs indien de producent van de software morgen niet langer meer actief is.

Meer weten? Bel op 078 15 31 61 of mail naar info@merak.be voor een totaal vrijblijvend gesprek of surf naar www.merak.be.

Workplace I BUSINESS CASE I ELO TOUCH SOLUTIONS, LEUVEN I

Met deze nieuw huisvesting was het de bedoeling om klanten en gasten een aangename beleving te bieden. Een speels en verrassend ontwerp was welkom.

74 Workplace Showcase 2012

‘Celebrate Touch’ Verhuis en huisvesting met een eigen kijk op flex-werken “Als je morgen zou terugkomen, kan het er hier heel anders uitzien” verwelkomt Servaas Kamerling, President EMEA bij ELO. De nieuwe thuis moest vooral toelaten flexibel om te gaan met de ruimte volgens de momentele noden en verwachtingen van de medewerkers. De indeling en inrichting zijn daar op afgestemd, maar wijken wel grondig af van wat men zich normaal onder flex-werken voorstelt. n Eduard Coddé

LO Touch Solutions is een volledig B2B georiënteerd bedrijf, gespecialiseerd in aanraakbeeldschermoplossingen voor de meest uiteenlopende toepassingen: retail, gaming/kiosk, medische/zorgsector, luchthavens, enz. De schermen worden geleverd als zelfstandig werkend product of als onderdeel aan bedrijven die er zelf machines of applicaties rond ontwikkelen. Tot voor kort was ELO Touch Solutions onderdeel van de firma TE Connectivity, gehuisvest in Kessel-Lo. De Amerikaanse moederfirma besliste om het onderdeel te verkopen en vandaag is Elo Touch Solutions zelfstandig. Daarom moest ELO Touch Solutions op zoek naar een nieuwe thuis. Servaas Kamerling: “In België hebben we de Europese hoofdzetel van waaruit we de EMEA-markten bedienen met een 80-tal medewerkers. De helft daarvan werkt hier en draagt zorg voor de producten salesondersteuning. Er worden 16 verschillende talen gesproken en er is een grote cultuurmix binnen ons bedrijf.

Bij het zoeken naar een nieuwe huisvesting hielden we een groeipotentieel voor ogen en was de Leuvense regio favoriet”. De bereikbaarheid met zowat alle vervoermiddelen - auto, trein, bus woog zwaar door bij de gebouwkeuze, evenals het ecologische aspect. Dat bracht ELO Touch Solutions naar het grondig door Ghelamco gerenoveerde ‘Vander Elst’-pand aan de Kolonel Begaultlaan in Leuven, parallel lopend met de Vaart. Eerste keuze ELO Touch Solutions was de eerste huurder die zich aankondigde voor het gebouw en kreeg bijgevolg de vrije keuze. Bestaande relaties brachten ELO Touch Solutions in contact met Buroconcept. Ariane Van Cappellen, Project Manager bij Buroconcept: “Het gebouw werd casco aangeboden en samen zochten we de meest ideale plek uit. Het gaat om 1100 m², het grootste deel van het plateau op de eerste verdieping, dat mooi gebruik maakt van de lichtinval en de uitzichten op de omgeving”.

Workplace Showcase 2013 75

Workplace I BUSINESS CASE I ELO TOUCH SOLUTIONS, LEUVEN I

De verhuis naar een nieuw pand in het begin van dit jaar deed ook besluiten tot het kiezen van een volledig nieuwe inrichting. Servaas Kamerling: “Ons doel was niet om een open kantoortuin neer te zetten, maar wel een cultuur van communicatie tussen de afdelingen aan te zwengelen, de afdelingen die frequent met elkaar te maken hebben logischerwijze ook kort bij elkaar te brengen. Daarnaast was het de bedoeling om klanten en gasten een aangename beleving te bieden. Een speels en verrassend ontwerp was welkom”.

Lounge-keuken

Ruimte was er genoeg beschikbaar en het flexibel aanpassen van de inrichting aan de wensen en noden van elk moment kreeg voorrang. Bovendien was een actief gebruik van de producten in de dagelijkse praktijk gewenst i.p.v. een statische showroom. “Onze aanraakbeeldschermen maken deel uit van het werken” getuigt Servaas Kamerling. “We maken van een groot exemplaar gebruik om bezoekers te verwelkomen en wegwijs te maken; op andere plaatsen informeren ze de medewerkers over de KPI’s van ons bedrijf en in de vergaderzalen

worden deze gebruikt voor remote conferencing en collaboratie. Naar de toekomst plannen we nog een ‘partner wall’, een mozaïek van beeldschermen die onze klanten weergeven en waarop bij aanraking meer informatie over die bedrijven verschijnt”. ‘Celebrate Touch’ De verhuisoperatie kreeg als moto ‘Celebrate Touch’ en de link naar ‘touch’ duikt overal op. Zo zijn er slogans en citaten aangebracht op wanden, dragen de vergaderzalen benamingen die het begrip ‘Touch’ overnemen in het Latijn, Esperanto en Swahili, aldus ook verwijzend naar het gebied waarin het bedrijf zaken doet. De openheid en de zichten over de kantoorvloer werden maximaal gerespecteerd en benut voor het ontwerp. Op verzoek van de opdrachtgever werden verschillende circulatiepaden ingebracht, evenals aangepaste ruimten voor videoconferencing. Ariane Van Cappellen: “Het gebouw is voorzien van koelplafonds, erg aangenaam voor de gebruikers, maar wel moeilijk voor een flexibel ruimtegebruik en akoestiek. Er is heel wat gepuzzeld en maximaal gebruik gemaakt van glas om de indeling transparant te houden en daglicht vrij te laten doorstromen”. Op technisch vlak wordt de gewenste flexibele inrichting ondersteund door een technische vloer met verplaatsbare stopcontacten en is de verlichting die deel uitmaakt van het gebouw, apart schakelbaar en voorzien van lichtsensoren. Er is een afgesloten archief- en serverruimte met bewegingsdetectoren voor de verlichting. Servaas Kamerling: “Hoewel de medewerkers hun gesloten kantoor moesten opgeven voor een open space inrichting, zag iedereen meteen het positieve in van de nieuwe werkomgeving toen ze kennis konden nemen van het concept. Opmerkelijk was ook dat er tijdens de verhuisoperatie met nieuwe IT infrastuctuur en systemen geen ziekteverzuim viel op te tekenen. De overgang verliep dan ook relatief gesmeerd”. n Lounge-keuken Blikvanger binnen het project is ongetwijfeld de ‘lounge-keuken’, een open multifunctionele ruimte met verplaatsbare tafels, waar iedereen ’s middags graag samenkomt om te lunchen, maar waar ook klanten worden ontvangen, presentaties gegeven… Het is één voorbeeld van de specifiek op maat voor dit project uitgevoerde bemeubeling. Alle elementen van de inrichting zijn vlot verplaatsbaar en daar maken de medewerkers graag gebruik van. Er ontstaan configuraties voor overleg, vergaderen, of bezoekers maken het er zich gemakkelijk om te werken. Het keukenblok zelf vloeit uit in een zitbank en bakent een circulatiepad af. Zo kan er actief gebruik gemaakt worden van alle beschikbare ruimte en wordt interne communicatie in de hand gewerkt.

76 Workplace Showcase 2013

Systeemwanden Cloisons amovibles Office partitions

PAN-ALL nv Diebeke 13 9500 Geraardsbergen Belgium t +32 54 41 24 71 f +32 54 41 85 06 e info@pan-all.be

www.pan-all.be

pub pan-all_PFY035.indd 1

10/09/12 14:12

Laat Recupel uw oude elektro-apparaten gratis ophalen

Kijk eens rond in uw onderneming. Wedden dat er ergens nog oude elektro-apparaten staan te verkommeren? Computers, printers, kopieerapparaten ... laat ze nu gratis ophalen en recycleren via www.recupel.be/gratisophaling. Op die site ziet u meteen hoe eenvoudig de procedure is. Bovendien bent u met Recupel zeker dat alles correct verloopt. Recupel werkt enkel met geregistreerde inzamelaars en vergunde verwerkers die de afvalwetgeving nauwgezet volgen. Zo komt uw elektroafval niet in ons leefmilieu terecht en hebt u weer plaats in uw bedrijf.

www.recupel.be/gratisophaling Nog vragen? Mail naar: logistics@recupel.be

PUBLIREPORTAGE

Logistiek en verhuizing: de twee gezichten van eenzelfde realiteit Naar analogie met de transportwereld zijn de opdrachten voor de verhuisondernemingen al sinds lang geëvolueerd naar meer complexiteit en verantwoordelijkheden. Als gespecialiseerde technische partner is Mozer aanwezig op talrijke verhuiswerven. Ziehier drie heel recente voorbeelden. Mozer kreeg recent twee nieuwe gespecialiseerde opdrachten die duidelijk meer dan het simpele vervoer van meubelen inhielden: een wereldwijd actieve fabrikant van elektronische apparaten voor de consumentenmarkt gaf aan de onderneming de opdracht om in de verkooppunten in België en Luxemburg het meubilair te installeren waarin alle apparaten van het gamma worden gepresenteerd en ingebouwd. “Dat lijkt simpel maar is het helemaal niet” legt Sales Manager Marc Nahon uit. “Wij moeten in elke winkel een ‘pre-visit’ afleggen omdat dit meubilair in het buitenland op maat werd gemaakt. Bij de ontvangst ervan controleren we of het overeenstemt met de afmetingen van de winkel. Vaak hebben we te kampen met problemen waardoor we de bekabeling, de maatvoering, e.d. moeten aanpassen. Dat is een zeer delicaat werk: het gaat om presentatiemeubelen die in een onberispelijke staat dienen te zijn”. Dit contract begon in de lente van 2013 te lopen en wordt uitgevoerd door het netwerk TENESO (Technical Network Solutions), waarvan Mozer aandeelhouder is. Het groepeert partners in heel Europa. In elk bij dit contract betrokken land vervult een lid van TENESO dezelfde opdracht. Een reputatie in de medische sector In België heeft Mozer eveneens de opdracht voor rekening van Essilor aangenomen om bij de opticiens apparaten voor het opmeten van

diverse parameters van het zicht te installeren. Marc Nahon: “We zijn daarmee begin augustus begonnen, met als doel om er zoveel mogelijk te installeren tegen het einde van het jaar. Deze apparaten vereisen bovenop hun plaatsing een software-installatie. We installeren trouwens steeds meer uitrusting voor verschillende grote firma’s in de medische sector, ATM, de informaticasector, enzovoort”. Medisch materieel is inderdaad een specialisatie geworden van het huis Mozer. Dat is vooral te danken aan General Electric, al 40 jaar een trouwe klant, voor wie Mozer zeer zware scanners vervoert en bewaard. De apparatuur dient op lage temperatuur gehouden te worden. Mozer installeert eveneens ATM’s (Automated Teller Machine), of m.a.w. bankbiljettenverdelers. “Er bestaan drie grote leveranciers van ATM’s op de markt” legt Marc Nahon uit. “Wij werken al voor twee van hen en hopen uiteraard op een dag ook de derde tot onze klanten te mogen rekenen”. Verhuizen per verdieping In juni heeft Mozer, verdieping per verdieping, een volledige ziekenhuisvleugel verhuisd. Marc Nahon: “De kliniek André Renard te Herstal (Luik) wordt gerenoveerd. Wij moesten eerst een verdieping volledig leegmaken en vervolgens het meubilair en medisch materieel opslaan in containers, die naar onze installaties in Alleur werden

gebracht. Alles diende geëtiketteerd te worden om een complete en precieze inventaris te kunnen opmaken. Vervolgens, nadat de aannemer de renovatie van de verdieping voltooid had, was het onze rol om alles terug op zijn plaats te zetten. In totaal heeft de operatie twee maanden geduurd. Bij onze interventie werden een tiental mensen uit onze teams gedurende twee tot drie dagen ingezet. We zullen deze operatie nog moeten herhalen op verschillende opeenvolgende verdiepingen. Tot nu toe werden twee etages gerenoveerd”. Verhuizen in een ziekenhuis dat 24/24 uur functioneert, dat is altijd en beetje bijzonder: je moet rekening houden met bepaalde eisen, zoals de stilte en respect voor bepaalde interne organisatieregels, bijvoorbeeld in verband met het gebruik van de liften, die uiteraard prioritair beschikbaar moeten blijven voor patiëntenverplaatsingen. Soms moet je ook een bijzondere route nemen. “Bovendien liggen bepaalde activiteiten er meer gevoelig” commentarieert Marc Nahon. “Je dringt niet in een ziekenhuis binnen zoals in een kantoorvleugel. Overigens, voor wat de inventarisatie van het meubilair en het medisch materieel betreft, werken wij met een systeem van draagbare scanners. Alle identificaties worden in ons informaticasysteem ingevoerd. Voor ons is dat een courante operatie die geen bijzondere moeilijkheden meebrengt in verband met de ziekenhuisomgeving. Wij passen deze methode trouwens ook toe op kantoormeubilair”.

Theodoor Swartstraat 3 - 3070 Kortenberg Tel. +32 (0)2 752 51 51 Fax +32 (0)2 751 52 13

Installatie van materiaal bij opticiens voor Essilor.

Installatie van een ‘ATM’ (een bankbiljettenverdeler).

Marc Nahon, Sales manager bij Mozer

Avenue de l’Expansion 1 - 4432 Alleur Tel. +32 (0)4 246 41 41 Fax +32 (0)4 246 42 49

Workplace Showcase 2013 79

Workplace I BUSINESS CASE I MELEXIS, IEPER I

Een organisatie die meegroeit Melexis kiest resoluut voor groei Op slechts enkele tientallen meter van de voormalige kantoren van Melexis staat het nieuwe, drie verdiepingen tellende gebouw, dat in april werd ingehuldigd. De grote ruimtes in het ambitieuze gebouw illustreren de groeiambities van dit bedrijf dat in elf landen actief is. In 1989 opgericht in Ieper, rond een project over micro-elektronica, specialiseerde het toen startende bedrijf zich al snel in de productie van sensoren voor de automobielindustrie. Een activiteit die ook nu nog 80% van de omzet vertegenwoordigt. n Jean-Claude Verset Foto’s : Thomas Vanhaute

oor Melexis moest de verhuizing de gelegenheid zijn om een nieuwe werksfeer te creëren. “We wilden innoveren en onze werkwijze ter discussie stellen” stelt Arnaud Devos, Senior Project Manager bij Melexis en sterk betrokken bij de follow-up van de verhuizing. De directie wilde in de eerste plaats afstappen van de traditionele werkomgeving en voorzien in de behoeften van de medewerkers. “We hadden niet genoeg plaats voor onze testgebieden. We hebben de productiecapaciteit en dus ook de administratieve activiteiten (planning, logistiek, kwaliteitscontrole en ontwikkeling) verhoogd”.

Arnaud Devos Senior Project Manager, Melexis “Bij Melexis staan we open voor de ideeën van NWOW, maar ze komen slechts in beperkte mate overeen met onze productieactiviteit die weinig met marketing- en salestaken te maken heeft. Het concept van flexibele werkplekken is bij ons dus niet gerechtvaardigd”.

80 Workplace Showcase 2013

Ecologie op elk niveau De verhuizing was ook de gelegenheid om een milieuvriendelijk en energiezuinig gebouw te bouwen. De nieuwbouw past perfect in het kader van die resoluut groene aanpak. Het wordt voorverwarmd met de warmte die in het testgebied op het gelijkvloers opgewekt wordt, terwijl de airconditioning van het type ‘water cool’ is. In het plafond zit een netwerk van spiraalbuizen met koud water die de omgevingstemperatuur aanpassen zonder tocht te veroorzaken.

Het vast tapijt dat volgens de ‘cradle to cradle’-methode (C2C) geproduceerd is, is recycleerbaar voor de fabricatie van een nieuwe generatie vast tapijt. Momenteel worden zonnepanelen geïnstalleerd en het groene dak krijgt stilaan vorm. Voor de constructie van het gebouw heeft Melexis bewust samengewerkt met lokale bedrijven in de omgeving van de werf. Het project werd geleid door de directeur van de site, Bertrand Leterme, die al snel bijgestaan werd door meerdere personen die elk verantwoordelijk waren voor de coördinatie van een deel van het gebouw. Voor de indeling van de werkplekken hanteerde Melexis vijf criteria. “Eerst hebben we bestudeerd wat zeer innovatieve bedrijven zoals Google, Microsoft en Getronics doen. Vervolgens hebben we daar onze eigen waarden, namelijk klantgerichtheid, leiderschap en plezier, aan toegevoegd”. Het personeel was betrokken bij de samenstelling van een multidisciplinair team, bestaande uit vertegenwoordigers van de verschillende afdelingen. Het is een soort referentiegroep om de verwachtingen van de teams aan te wakkeren. De laatste twee hoofdcriteria waren de druk van het gebouw en het budgettaire aspect. Het gebouw heeft 9 miljoen euro gekost, waarvan bijna 300.000 euro naar de inrichting ging.

In het kader van de filosofie ‘een ruimte voor elke taak’ werden minilounges geïnstalleerd dicht bij de landschapskantoren. Ze zijn bedoeld voor informele gesprekken in een kleine groep of onder vier ogen. Andere geluiddichte ruimtes zijn ontworpen om alleen te werken, telefoontjes te plegen of deel te nemen aan virtuele vergaderingen via de computer.

Workplace Showcase 2013 81

Workplace I BUSINESS CASE I MELEXIS, IEPER I

14 m² per werknemer Het grote gebouw heeft een omtrek van 35 x 36 meter en telt drie verdiepingen. Op de eerste verdieping werd de productie ondergebracht, op de tweede de administratie. De derde verdieping, momenteel nog niet in gebruik, laat ruimte voor de uitbreiding van de onderneming. De kantoorruimte alleen al ging van 400 m² naar 1.200 m². In tegenstelling tot de huidige trend om het aantal vierkante meter per werkplek te verminderen, is de beschikbare ruimte voor elke persoon meer dan verdubbeld (14 m² in plaats van 6 m²) dankzij de nieuwe inrichting. Voor de administratie zijn er momenteel 80 werkplekken voor 65 medewerkers. Het groeiperspectief was immers bepalend voor de afmetingen van het gebouw. “We stellen 65 medewerkers tewerk, maar het gebouw is ontworpen voor 120 medewerkers”. “De individuele ruimte moest dus verkleind worden” verduidelijkt Arnaud Devos, “ook al houdt een open ruimte grotere afstanden tussen individuen in. De nabijheid van mensen brengt een akoestisch probleem aan de oppervlakte, vooral voor telefoongesprekken. Door de afstanden te vergroten, spelen we in op het probleem van de geluidsoverlast”. Daarom wordt bij dit type inrichting in bureaulandschappen gekozen voor vast tapijt, zijn alle plafonds geluiddicht gemaakt en kregen de kasten een akoestische behandeling. In deze nieuwe kantoren beschikt Melexis over een bekabeld netwerk ‘power over ethernet’, waarmee de VoIP-telefoons gevoed kunnen worden zonder het elektriciteitsnet te gebruiken. Daardoor zijn geen elektrische adapters nodig. Later zal het bedrijf de telefoonfunctie naar de computers moeten overschakelen. Naast het bekabelde netwerk is er ook Wi-Fi en werd BYOD (Bring your own device) ingevoerd.

Voor de inrichting van de nieuwe werkruimten wou de directie van Melexis afstappen van de traditionele werkomgeving.

82 Workplace Showcase 2013

‘Lean’ en ‘5S’ om verspilling tegen te gaan Het leidmotief van Melexis was om de nieuwe inrichting in twee specifieke thema’s voor de automobielindustrie te integreren: ‘lean’ en ‘5S’. ‘Lean’ is een concept om verspilling te verminderen: doen wat nodig is, maar niet meer. ‘5S’ is een normalisatieproces oorspronkelijk ontwikkeld door Toyota. Het was in eerste instantie bedoeld voor de productie, maar werd vervolgens aangepast aan de werkomgeving, met inbegrip van netheid. Het steunt op het principe dat er voor elke taak die uitgevoerd moet worden, een speciale ruimte moet zijn. “Als ik moet werken aan een bureau, heb ik een tafel en een ergonomische stoel nodig. Maar om deel te nemen aan een webinar heb ik geen

vergaderruimte nodig” stelt Arnaud Devos. Om te beantwoorden aan de filosofie ‘een ruimte voor elke taak’ werden minilounges geïnstalleerd voor informele gesprekken onder vier ogen en andere geluidsdichte ruimtes om alleen te werken, telefoontjes te plegen of deel te nemen aan virtuele vergaderingen via de computer. “Het doel is om de vergaderruimtes zo weinig mogelijk te gebruiken en dat werkt” vat Arnaud Devos samen. Er werd ook een projectgebied voorzien, dat iedereen naar eigen goeddunken kan inrichten dankzij meubels op wieltjes. “Het is een investering en we willen zeker die weg verder op gaan, maar het is nog een werk in wording. We zijn meer en meer betrokken bij innovatieprocessen. Het is een manier om onze start-up geest te houden” verduidelijkt Arnaud Devos. Innovatie en ecologie voor de meubelkeuze Melexis wou zich oorspronkelijk beperken tot een lijst van drie leveranciers voor de aankoop van het meubilair, maar door spontane offertes werd de lijst uitgebreid tot zeven kandidaten: “Voor onze voormalige leveranciers werd de situatie gecompliceerd, doordat we lang een beleid gevoerd hebben van sobere kantoorruimtes, zonder veel aandacht voor het milieu”. Maar de directie wou de verhuizing benutten om een positieve impact te creëren en de werkomgeving aangenamer te maken. “We waren erg open in onze eisen, zodat de leveranciers ruim de vrijheid hadden om ons te verrassen. De voorgestelde projecten waren dus heel verschillend”. De uiteindelijke keuze werd gemaakt tijdens een bijeenkomst met Françoise Chombar, CEO van Melexis, de directeur van de site, de vertegenwoordigers van de werknemers en een lid van het Senior Management die de beslissing in vraag moest stellen. Omdat hij niet direct betrokken was bij het project, kon hij afstand nemen en een objectieve visie geven. Uiteindelijk werd voor Pami gekozen. Drie maanden nadat in de nieuwe ruimtes geïnvesteerd werd, maakt Arnaud Devos een positieve balans op van het project: “Pami begreep snel de waarden die belangrijk waren voor ons. We hebben er medewerkers bij betrokken door hun mening te vragen over alle projecten. Daardoor konden we alles samenbrengen en het oorspronkelijke voorstel van Pami aanpassen. Zo hebben we een werkomgeving gecreëerd die beantwoordt aan de hedendaagse verwachtingen van onze medewerkers.” n

ACV BRUSSEL

Referenties: Harol • VMMa • Janssen Pharmaceutica • Acerta • Grontmij • Kinderziekenhuis Prinses Elisabeth UZ Gent • Carglass • FOR-CMS • Stadskantoor

Leuven

• Mercedes Benelux • Ricoh • Nationale

Bank •

Nyrstar • Bank J. Van Breda & C° • TU Eindhoven • Fost Plus • Vlaamse Gemeenschapscommissie • Administratief Centrum Willebroek • Asap Interim • Idewe Hasselt • ES International • ES Tooling • ACV FOSTPLUS

MELEXIS

for the love of work Bij Pami werken we met passie aan een aangenaam werkklimaat in je bedrijf. Door het creëren van functionele en ambitieuze werkplekken. Een plek waar je gráág werkt. Door hedendaags kantoormeubilair te maken. Doordacht en duurzaam, uit liefde voor ons vak.

BANK J. VAN BREDA & CO

Brussel • Melexis • ...

Puro is committed to protecting the rainforests. We are working alongside World Land Trust and for every cup of coffee sold money is given to buy and protect areas of rainforest in South America. We believe in paying fair wages to the farmers who grow our coffee. All Puro coffee is certified Fairtrade.

www.purocoffee.com - 0800/44 0 88

PUBLIreportage

Puro FAIRTRADE Coffee

Koffiepauzes op kantoor

Investeren in koffiepauzes voor het personeel is één van de meest zinvolle zaken die u als Facility Manager kan doen! Koffiepauzes op het werk zijn namelijk van

groot belang voor het welzijn en de productiviteit van uw werknemers. Het is een moment van (relatieve) rust, tijd om even alles op een rijtje te zetten en een overzicht te krijgen over de werkdag. Het informele karakter van de gesprekken aan de koffieautomaat versterkt bovendien de samenwerking tussen collega’s. U ziet, een koffieleverancier aanduiden is meer dan enkel kiezen voor een lekker kopje koffie… U gaat dus best niet over 1 nacht ijs. We geven u enkele tips voor een weloverwogen beslissing. • Voor uw medewerkers is koffie in bekertjes uiteraard het handigst. Klanten en leveranciers wilt u wellicht liever een koffie in een porseleinen kopje aanbieden. Een koffieautomaat met bekertjes en een automatische sensor is in dit geval een prima oplossing: de koffie wordt standaard in een bekertje bereid, tenzij u een porseleinen kopje plaatst. TIP Biocomposteerbare bekertjes zijn een milieu- vriendelijke oplossing en vormen een perfect compromis tussen kunststof bekertjes en porseleinen tassen. • Uw onderneming draagt Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) hoog in het vaandel? Met duurzame koffie met het Max Havelaar keurlabel voor eerlijke handel maakt u uw engagement duidelijk kenbaar. Uiteraard opteert u voor een energiezuinige automaat met oa. LED-verlichting en stand-by modus. TIP De vers gebrande kwaliteitskoffies en frisse uitstraling van de automaten van Puro Fairtrade Coffee tonen in 1 oogopslag uw engagement voor MVO.

• Warme drankautomaten bereiden de koffie met espressobonen, versgemalen koffie (Fresh Brew) of instantkoffie. Om piekmomenten op te vangen, bijvoorbeeld de koffiepauzes in een productie-omgeving, kiest u best voor vriesdroog koffie. Indien er gespreid over de dag koffie gedronken wordt, gaat u voor een lekkere koffie van espressobonen. TIP Bij veel automaten kan je ook een kannetje koffie vullen, handig voor meetings. Ook een thermossysteem met voorgedoseerde filterzakjes is ideaal om steeds verse koffie in vergaderzalen klaar te hebben staan. • Wordt er enkel koffie aangeboden tijdens de pauze? Neen, wellicht is er ook vraag naar andere dranken zoals thee, soepjes en frisdranken. Breidt de coffeecorner uit met economische en ecologische waterfonteinen, aangesloten op de watertoevoer. En een snackautomaat biedt dan weer lekkers om energie bij te tanken aan uw werknemers. TIP Maak het uzelf gemakkelijk en opteer voor één leverancier die het volledige gamma voor de pauzes bezorgt. 1 leverancier, 1 bestelling, 1 factuur, 1 aanspreekpunt.

Wayenborgstraat 14 2800 Mechelen Tel. +32 (0)800 44 0 88 Fax +32 (0)15 28 78 10 info.mcs@miko.be

Workplace Showcase 2013 85

86 Workplace Showcase 2013

Foto: Yvan Glavie

Grote open kantoren met veel licht, gegroepeerd rondom gemoedelijke ruimtes hebben de nieuwe bureaus van Euler Hermes gedynamiseerd.

Clear2Pay, Diegem

Foto: Marie Bourgonjon

Om zijn medewerkers dichter bij elkaar te brengen, heeft de groep Sibelco beslist om het management, dat over meerdere gebouwen verspreid was, tegenover het Antwerpse Stadspark op de Plantin en Moretiuslei op één enkele site te verenigen

Euler Hermes, Brussel

Foto: Marc Detiffe

Sibelco, Antwerpen

De « Clear2pay Village » is de plek bij uitstek om informele vergaderingen te houden en op natuurlijke wijze een gesprek te starten.

WORKPLACE I TE ONTDEKKEN OP

WWW.PROFACILITY.BE/BIBLIO I

ANDERE EN EERDER GEPUBLICEERDE CASESTUDIES VAN PROFACILITY MAGAZINE SiBElCO, AntwErPEn

EulEr HErMES, BruSSEl

ClEAr2PAy, DiEGEM

natuurlijke contacten intern bevorderen

inrichting van de ruimte: motor voor verandering

internationale, multiculturele hub in het hart van de onderneming

De groep Sibelco heeft besloten om het management dat vroeger over meerdere gebouwen verspreid was, te verenigen op één enkele site in Antwerpen. De wens om meerdere entiteiten onder één dak samen te brengen, kwam voort uit de vaststelling dat een groot deel van de medewerkers vaak op zakenreis moet. En wanneer zij in het buitenland verblijven, kunnen zij niet – of weinig – de actualiteit binnen hun onderneming volgen of eraan deelnemen. Sibelco wilde de gelederen sluiten door hen dichter bij elkaar te brengen, dus ‘elkaar meer zien om beter te communiceren’. Om de nieuwe locatie aan de specifieke noden van de groep aan te passen, deed Sibelco beroep op Global, een studiebureau gespecialiseerd in het ontwerp en de inrichting van werkruimtes. De uitdaging aan Global bestond erin om de natuurlijke interne contacten te bevorderen in een over drie verdiepingen verdeelde werkvloer. Er werd een trap geïntegreerd om de drie verdiepingen met elkaar te verbinden en de medewerkers op de verdiepingen delen een gemeenschappelijke bar/coffee-corner. Global stelde eveneens voor om alle werkplekken op twee verdiepingen samen te brengen en de resterende halve verdieping te gebruiken voor perifere functies (vergaderzalen, bezoekersonthaal,...). Door de samenwerking met Global opteerde Sibelco resoluut voor transparantie en openheid in de hiërarchische lijnen. Vandaag hebben alle medewerkers van Sibelco, van de managers tot de secretaressen, een werkplek in een open space inrichting. Daarnaast zijn er ruimtes waarin ze zich kunnen terugtrekken wanneer hun momentele activiteit daarom vraagt. Met de nieuwe kantoren wordt ook de natuurlijke evolutie van de bedrijfsstructuur verzekerd en kunnen nomadische functies op een perfect geïntegreerde wijze opgevangen worden.

Euler Hermes, wereldspeler in verzekeringsoplossingen, wilde zichzelf een nieuw imago aanmeten, zowel intern als extern. Afstoffen, moderniseren en de kantoorruimtes en de werking van de onderneming volledig herdenken: dat waren de geformuleerde doelstellingen voor de nieuwe vestiging. De zeven van elkaar afgescheiden verdiepingen, die een verouderde uitstraling hadden voor deze verzekeringsspecialist, hebben plaatsgemaakt voor een nieuwe, moderne en innovatieve ruimte: 4.000 m² bijna volledig open kantoren die helemaal in het daglicht baden en die gegroepeerd zijn op twee verdiepingen rond ruimtes die gemoedelijkheid uitstralen en de uitwisseling bevorderen. Om deze metamorfose in te leiden, deed Euler Hermes een beroep op Rosestudio, een architectenbureau dat gespecialiseerd is in kantoorinrichting. Transparantie, synergie en flexibiliteit waren de drie sleutelwoorden voor deze inrichting. Julie van de Put en Robert Bockowski van het architectenbureau Rosestudio gingen uit van een sterk concept dat als leidraad diende voor het project en dat systematisch op alle niveaus doorgezet werd. Rosestudio heeft een dynamisch motief gecreëerd, dat zowel in de afscheidingen tussen de ruimtes als in de vloeren, het meubilair en de signalisatie terugkeert. De gesloten en sterk gecompartimenteerde ruimtes behoren tot het verleden. Met uitzondering van de grote vergaderzalen is de ruimte open en transparant. Elk van de zeven afdelingen is georganiseerd rond ontmoetingszones, ‘hubs’ genaamd, geïnspireerd door het beeld van een golf waarop iedereen kan surfen, informatie uitwisselen of zich kan terugtrekken. Je vindt er dus de informele gemoedelijkheid onder collega’s terug. Nu geven de nieuwe kantoren beter de bedrijfscultuur en de waarden weer die Euler Hermes uitdraagt ten aanzien van zijn medewerkers en klanten.

Als gevolg van zijn continue groei wilde het bedrijf Clear2Pay, gespecialiseerd in financiële IT-services, de over Zaventem en Mechelen verdeelde activiteiten verenigen op één enkele site. Er waren nog meer vereisten: de nabijheid van een station en een luchthaven, evenals een aangename werkomgeving en een aantrekkelijk imago met het oog op de aanwerving van nieuwe talenten. Zodra de site gekozen was, het Pegasus Park te Diegem, kreeg Admos de opdracht om de 3.800 m² grote vestiging te renoveren. Admos heeft een indeling over drie verdiepingen geadviseerd, met een inrichting op basis van culturele thema’s: Londen, Shanghai en New York. De kantoorruimtes zijn georganiseerd in zones met diverse functies (stille ruimte, ontmoeting, vergadering, café...). De werkposten zijn verspreid over de resterende ruimte daartussen.

artikel te downloaden via www.profacility.be/biblio > 15/10/2012

artikel te downloaden via www.profacility.be/biblio > 24/09/2012

artikel te downloaden via www.profacility.be/biblio > 03/09/2012

De nieuwe kantoorinrichting focust op ‘samenwerking’. Daartoe stelde Admos het concept ‘Clear2Pay Village’ voor, een zone met een erg verzorgde en warme inrichting, die volledig open en zeer multifunctioneel is, met tafels die zowel voor de lunch als werken dienen, hoge tafels om overleg te plegen, een koffiemachine, schermen, een snookertafel en een lounge. Dat alles werd op de vierde verdieping geïnstalleerd, waar ook de directie is gehuisvest, zodat geen gesloten ‘directieruimte’ ontstond. Deze origineel ingerichte plaats werd het hart van de onderneming, de plaats waar ideeën uitgewisseld worden en dialogen plaatsvinden. Op de andere verdiepingen werd op strategische plaatsen het ‘dorp’concept gedeeltelijk gereproduceerd in een loungezone voor informele contacten.

Workplace ShoWcaSe 2013 87

De open space oppervlakten rondom de centrale as van het gebouw samen met de nieuwe werkorganisatie maken werknemers mobieler, wat informele contacten bevordert.

88 Workplace Showcase 2013

Plancke Tax Consultancy, Kortrijk

Fost Plus, Evere

Het accent werd gelegd op de loungy sfeer, zo ook in de cafeteria van Fost Plus met z’n kleurrijke stoeltjes en tafeltjes, hoekje voor tafelvoetbal, prachtig zicht op de omgeving en z’n aparte bibliotheek.

Foto: Thomas Vanhaute

Center for Creative Leadership, Brussel

De bouwheer wilde de industriële achtergrond met strakke, minimalistische lijnen en vooral de betonvloer behouden.

WORKPLACE I TE ONTDEKKEN OP

WWW.PROFACILITY.BE/BIBLIO I

CEntEr fOr CrEAtiVE lEADErSHiP,

fOSt PluS, EVErE

PlAnCkE tAx COnSultAnCy,

Van ’box’-cultuur naar communicatieve samenwerkingsgemeenschap

Een groen, gerecycleerd en ﬂexibel kantoor

renovatie en herbestemming van een industrieel gebouw

In het kader van zijn verhuizing heeft het Center for Creative Leadership (CCL) zijn werkorganisatie compleet herzien, met open space, clean desk, flex desk, een tot samenwerking stimulerende en contactvriendelijke werkomgeving, maar ook thuiswerken als kernbegrippen. Voor deze reorganisatie deed het CCL een beroep op Buroconcept. De vroegere kantoorruimtes waren ingericht naar Amerikaans model: de medewerkers hadden elk hun eigen ‘box’, een weinig contactvriendelijke inrichting van de werkruimte. Voortaan bevinden alle faciliteiten (leslokalen, vergaderzalen,…) zich onder één dak. De medewerkers zien de actie met klanten en cursisten.

Het nieuwe gebouw van Fost Plus, een organisatie die instaat voor de promotie van de selectieve inzameling, sortering en recyclage van huishoudelijk verpakkingsafval in België, is het resultaat van een duurzame en efficiënte toepassing van materialen en ruimte. Om de uitwisselingen en de samenwerking te bevorderen, bestaat het uit één open space voor zowel de teams als de directeurs, met uitzondering van de algemeen directeur. Het modulaire benchsysteem past perfect bij de nieuwe manier van werken. De medewerkers zitten per 2, per 4, per 6, … en kunnen afhankelijk van het team uitbreiden of verkleinen. Rustig overleggen kan in de alkoofzeteltjes in een van de kleurrijke lounges. De ‘bubbels’ - mini-zaaltjes afgeschermd van geluidshinder - zijn er voor vertrouwelijke gesprekken of geconcentreerd werk. De eetruimte is een centrale ontmoetingsplaats in de nieuwe kantoren en lijkt op een ‘lounge’: kleurrijke stoeltjes en tafeltjes, een hoekje voor tafelvoetbal, een prachtig zicht én een bibliotheek.

Plancke Tax Consultancy was dringend op zoek naar een nieuwe locatie voor zijn kantoren en stootte op dit oude industriële pand. De renovatie werd toevertrouwd aan het bureau K-ONCEPT, op basis van verschillende eisen: een vrij korte deadline, respect voor de originele structuur, strakke lijnen, energiezuinige oplossingen en een beperkte woon/werk-combinatie. De insteek was een kale, grote gelijkvloerse hal met daarboven, op de helft van de oppervlakte, een open houten verdieping. Betonnen pijlers, de originele betonvloer op het gelijkvloers, grote ramen en een sanitair blok, waren de enige ‘aankleding’.

Buroconcept ontwikkelde een efficiënter werkkader dat interactie stimuleert. De werkplekken zijn in clusters van acht (2x4) uitgezet, wat een zekere intimiteit schept in de open space aanpak. Daarnaast zijn er verschillende ‘Activity Based Stations’, waaronder twee soorten ‘bubbles’: kleinere voor geconcentreerd individueel werk en grotere waar tot vier mensen kunnen samenwerken. Bijzonder aantrekkelijk zijn de open zones die tussen de persoonlijke lockers ontstaan zijn. Ze kregen telkens een andere bemeubeling, gericht op informeel vergaderen, waaronder ook een zone met Fatboy-zitzakken. Het verhuisproject was ook de aanleiding om versterkt voor ‘paperless’ te gaan en had een belangrijke technologische impact. De technologie volgt de gebruiker, wat evident moet zijn bij flex desk.

artikel te downloaden via www.profacility.be/biblio > 13/09/2012

Het invoeren van ‘flextime’ ging gepaard met het gebruik van een prikkloksysteem, niet om te controleren, maar wel als antwoord op een vraag naar flexibeler werk. Recycleren en materialen hergebruiken vormen de corebusiness van Fost Plus en dat moest ook zichtbaar zijn in de nieuwe kantoren. De groene tussenwanden zijn vervaardigd uit gerecycleerde petflessen. In de kantoren biedt Fost Plus alleen drank in petflesjes of blikjes aan. De verpakkingen worden verzameld in PMDzakken of ‘afvaleilandjes’ op verschillende plaatsen. Papierverbruik wordt ontmoedigd door de centralisatie van printers in aparte printrooms.

artikel te downloaden via www.profacility.be/biblio > 29/10/2012

De bouwheer stond erop de industriële authenticiteit met strakke, minimalistische lijnen en vooral de betonvloer te behouden. Dit laatste zorgde voor een grote technische uitdaging naar de integratie van HVAC-installaties en bekabeling. Net zoals bij grote sportaccommodaties werden stralingspanelen tegen het plafond geplaatst. Op het gelijkvloers verbergt een wandkast alle dossiers, een printer-kopieerapparaat, een kitchenette en vooral het mechanische ventilatiesysteem, dat via openingen bovenaan lucht in de open ruimte blaast. Achteraan het gebouw wordt die terug weggezogen. De ramen kregen aan de binnenkant een zonwerende folie en gemotoriseerde screens. Zo kon bespaard worden op aircokosten.

artikel te downloaden via www.profacility.be/biblio > 17/09/2012

Workplace ShoWcaSe 2013 89

KBC Artevelde

90 Workplace Showcase 2013

Met z’n 27 verdiepen is de KBC Arteveldetoren de hoogste kantoortoren van Vlaanderen.

Ecopuur, Nevele

Foto: Tom d’Haenens - Jasper-Eyers Architects

Mooie architectuur, groene ligging en het feit dat het gebouw na 7 jaar nog steeds voldoet aan de actuele normen wat akoestiek, ventilatie en ecologie betreft zijn grote pluspunten van de nieuwe hoofdzetel van PSA Belux.

Foto: Alexander Von Buxhoeveden

PSA Belux, Braine-l’Alleud

De prominente aanwezigheid van hout zorgt voor een gezellige sfeer in het nieuwe gebouw van EcoPuur.

WORKPLACE I TE ONTDEKKEN OP

WWW.PROFACILITY.BE/BIBLIO I

PSA BElux, BrAinE-l’AllEuD

kBC ArtEVElDE

ECOPuur, nEVElE

Een nieuwe organisatie, een nieuwe werkplek

impact van werkplek en mobiliteit op vastgoedstrategie

Milieubewustzijn ter bevordering van de levenskwaliteit op het werk

In juni 2012 besloot PSA Peugeot Citroën om een nieuwe organisatie in de Belux in te planten, wat ook gemeenschappelijke organisatiestructuren betekende en dus de oprichting van een gemeenschappelijke maatschappelijke zetel in één gebouw. Dit moest toelaten om voor beide merken nuttige synergieën na te streven, alsook de voordelen van PSA uit te spelen en te groeperen. Bij de zoektocht naar een nieuwe, gemeenschappelijke locatie stonden een centrale ligging voor personeel en klanten voorop. De HR-afdelingen van Citroën Belux NV en Peugeot België-Luxemburg NV onderzochten voor alle personeelsleden welke weg ze dagelijks afleggen en wat de impact van de verhuis voor elk van de 260 medewerkers zou zijn. De huisvesting van de merken Citroën en Peugeot was grondig verschillend, met enerzijds de historische locatie voor Citroën in het Brusselse stadscentrum en anderzijds de veel modernere huisvesting voor Peugeot in een industriepark in Nijvel. De keuze voor de nieuwe hoofdzetel viel op het Parc de l’Alliance in Brainel’Alleud.

In 2012 werd de hoogste kantoortoren van Vlaanderen – 119mingehuldigd. De toren is nu operationeel als “KBC Arteveldetoren”. In deze nieuwste ‘landmark’ voor de stad Gent hebben de voorheen sterk verspreide administratieve en ondersteunende diensten van KBC Bank en KBC Verzekeringen voor de regio’s Oost- en West-Vlaanderen hun intrek genomen. In Gent alleen al waren er zes verschillende locaties in gebruik. Een consolidatie van de administratieve gebouwen werd al geruime tijd overwogen. In 2007 startte al een uitgebreid intern en extern onderzoek als aanloop tot de gecentraliseerde huisvesting die nu wordt afgerond. De studie toonde aan dat het samenbrengen van al die diensten niet alleen goedkoper, maar tevens een stuk efficiënter en milieuvriendelijker zou uitvallen dan het voortzetten van de bestaande huurcontracten en de noodzakelijke renovatie van de bestaande gebouwen. Eén nieuw gebouw vergt immers minder onderhoud, is energiezuiniger en maakt het mogelijk om hetzelfde aantal medewerkers goedkoper te huisvesten. Over een periode van 15 jaar werd een gecumuleerd kostenvoordeel berekend van 25 miljoen euro.

Wat is uw visie op duurzaam bouwen? Dat was de kernvraag van het bouwproject voor de nieuwe kantoren en opslagruimte van de coöperatie EcoPuur. Het antwoord op deze vraag vinden we voortaan terug in het passieve kantoorgebouw De Pit in Nevele. Balansventilatie, zonneenergie, warmtepompen, pelletverwarming, energiebeheersystemen, … Het nieuwbouwcomplex van EcoPuur is een afspiegeling van de milieuvriendelijkheid eigen aan het bedrijf. De coöperatie biedt haar klanten niet alleen duurzame en energiezuinige technieken aan, maar heeft ze zelf ook toegepast in haar nieuwe gebouwen, wat dan ook past in een veel ruimer kader van maatschappelijk en ecologisch verantwoord ondernemen.

Het nieuwe organigram van PSA Belux dicteerde de inrichting. Zo zal de dienst naverkoop voortaan gescheiden per merk optreden naar de merkconcessies, maar anderzijds intern een gezamenlijk backoffice organiseren. Een aantal diensten zal specifiek voor één van beide merken werken, of afwisselend per merk en soms ook voor beide merken samen. De eigen interne studiedienst van PSA in Parijs onderzocht het verhuisproces en bepaalde de concepten voor kantoorinrichting zoals ze internationaal worden uitgerold.

artikel te downloaden via www.profacility.be/biblio > 27/09/2012

Bij KBC wordt ‘Het Nieuwe Werken’ aangeduid met PLATO, wat staat voor ‘PLAats en TijdOnafhankelijk werken’. Het concept werd al uitgerold in Leuven en Brussel en krijgt nu een vervolg in de Arteveldetoren. Het is de bedoeling PLATO voor de ganse KBC-organisatie te implementeren. In totaal telt het gebouw 1.200 werkplekken. Dat resulteert in 640 m² nuttige oppervlakte per verdieping, goed voor 62 werkplekken, waarvan er 6 als cockpit zijn uitgevoerd voor extra geconcentreerd werken of voor kort overleg. artikel te downloaden via www.profacility.be/biblio > 01/10/2012

Voor het ontwerp van de nieuwe gebouwen werkte het bedrijf samen met het Gentse architectenbureau denc!-studio. Het concept van denc!-studio bestaat uit een magazijn van 700 m² dat in contact staat met een kantoorruimte van meer dan 600 m² verdeeld over twee verdiepingen. Het bedrijfsgebouw ligt langs een beekje en het hele complex keert zich bewust naar de groene omgeving. Van de installaties voor waterterugwinning, de “Cradle to Cradle” gecertifieerde bureaumeubels tot de door zonnepanelen gevoede laadpalen voor elektrische voertuigen en de consumptie van Oxfamdrankjes en -producten... het valt niet te ontkennen dat EcoPuur duurzaamheid in een zeer ruime betekenis van het woord toepast.

artikel te downloaden via www.profacility.be/biblio > 15/04/2013

In Profacility recent gepubliceerde artikelen zijn beschikbaar en te downloaden op www.profacility.be/biblio. Alle artikelen zijn volgens hun publicatiedatum gerangschikt.

Workplace ShoWcaSe 2013 91

â&#x20AC;&#x153;We make an office your officeâ&#x20AC;?

Buroconcept vertaalt uw wensen naar unieke realisaties die bijdragen tot het succes van uw bedrijf