La relance des clients en retard de paiement est un travail qui présente beaucoup d’enjeux pour les entreprises, notamment au niveau de la trésorerie.
La gestion de la relance des clients doit être organisée et, si possible, mise en place dès le démarrage de l’entreprise. Voici un dossier vous présentant le travail de relance des clients, sa gestion, son importance, ainsi qu’un modèle de relance client.
L’importance de la relance des clients
La relance des clients est peut-être une tâche inintéressante mais son importance est primordiale pour la gestion de la trésorerie de l’entreprise.
Dans les périodes délicates, une bonne gestion de la relance des clients peut permettre d’atténuer les difficultés (découvert bancaire, voir impossibilité de régler ses dettes). De nombreuses entreprises connaissent des difficultés notamment parce que leurs clients avaient des retards de paiement qui n’étaient pas correctement suivis.
Conseil : il convient, dès le début d’activité, de mettre en place la gestion des relances clients pour deux raisons : la mise en place ultérieure sera plus compliquée et vos clients seront tout de suite avertis. De plus, la mise en place peut être plus fastidieuse si elle a lieu en cours d’activité.
Pour résumer, voici les objectifs de la relance des clients :
- réduire les retards de paiement et améliorer votre délai moyen de règlement client,
- éviter les impayés sur les clients à risque,
- améliorer votre trésorerie, plus d’informations dans l’article sur le plan de trésorerie.
La gestion de la relance des clients
La gestion de la relance des clients est un travail qui prend du temps, il faut souvent une analyse compte client par compte client.
Pour que le travail soit effectué correctement et rapidement, l’idéal est de s’appuyer sur un outil informatique de comptabilité et de gestion commerciale, systématiquement à jour au niveau de la comptabilisation des ventes et des règlements clients. Cela permet ensuite d’identifier sans trop de problèmes la liste des factures impayées.
Il y a également certaines applications qui gèrent automatiquement les relances clients. Cela permet de gagner du temps mais le paramétrage des conditions appliquées à chaque client doit être correct.
Si possible, ce travail doit être traité par la comptabilité ou par une personne impliquée dans la gestion commerciale. Le personnel affecté à cette tâche doit parfaitement mesurer les enjeux de la relance des clients et effectuer le travail correctement.
Remarque : j’ai déjà vu une entreprise perdre un client à cause d’une mauvaise gestion de la relance, ce dernier était systématiquement relancé alors qu’il n’était pas en retard de paiement, ce qui a en partie contribué à détériorer les relations commerciales entre les 2 entreprises.
Enfin, les retards de paiement entre professionnels entraînent désormais l’application de plein droit d’une indemnité forfaitaire de recouvrement.
Combien de relances par clients ?
Généralement, les entreprises relancent deux fois leurs clients avant de passer à l’étape suivante (mise en demeure, huissier, contentieux…) pour gérer les factures impayées. Lorsqu’il s’agit d’un petit montant, une seule relance suffit.
Il n’est pas conseiller de relancer plusieurs fois les clients en retard de paiement, au risque d’habituer les mauvais payeurs à attendre l’arrivée de plusieurs relances avant de régler la facture. Il est préférable d’envoyer immédiatement une mise en demeure de payer lorsque la relance reste sans effet.
Modèle de relance des clients
Voici un modèle possible pour la relance des clients :
<Coordonnées de l’entreprise>
<Coordonnées du client>
A (ville), le (date),
Madame, Monsieur,
Nous vous serions obligés de bien vouloir nous adresser le règlement de notre ou nos facture(s) n° …, en date du …, qui ne nous est pas encore parvenu.
Nous vous rappelons que :
- la facture n°…, d’un montant de … , devait être payée au ….,
- la facture n°…, d’un montant de … , devait être payée au ….
- …
Au cas où vous auriez effectué le règlement entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente relance.
Veuillez agréer, Messieurs, l’assurance de notre considération distinguée.
<Signature>
Absence de réponse après une relance client
Si votre client ne vous paie pas suite à la relance que vous lui avez envoyé, il va falloir passer à l’étape suivante en lui envoyant une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception.
Celle-ci va préciser au client qu’il lui reste un certain nombre de jours pour procéder au règlement de ses dettes. A défaut, vous pourrez des poursuites judiciaires à son encontre.
A lire également sur le coin des entrepreneurs :
- Les mentions obligatoires sur une facture
- Les conditions générales de vente (CGV)
- Les conditions de règlement entre professionnels
