Mail de relance : 15 exemples de relances professionnelles efficaces

L'email est l'un des moyens les plus efficaces d’assurer le suivi des prospects après un premier contact. C'est à ce moment que vous commencez à transformer vos prospects en clients potentiels, puis en clients payants.

Mais les boîtes de réception de ces prospects sont remplies d'emails : comment éviter que le vôtre ne disparaisse dans la masse ?

Nous avons rassemblé 15 des meilleurs exemples de mails de relance. Ces modèles couvrent presque toutes les situations commerciales possibles : du suivi après une démo produit à la rédaction d'un email de relance après une non-réponse du prospect. Cet article vous donnera également des conseils sur le meilleur moment pour envoyer vos emails de relance, ainsi que sur les meilleures façons de les adapter en fonction des données récoltées lors de vos précédentes campagnes d’emailing dans le but d’augmenter vos conversions.

Qu’est-ce qu’un mail de relance ?

Un mail de relance professionnel est un email que vous envoyez à un prospect que vous avez déjà contacté. Contrairement à un email de prospection, vous êtes déjà en relation avec le destinataire.

Les équipes commerciales envoient ces emails à des moments importants du tunnel de vente de leurs prospects afin de recueillir des informations, les inciter à entreprendre une action ou simplement parce qu’il s’agit de la prochaine étape logique dans son parcours d’achat client.

Un bon mail de relance peut être transactionnel ou informatif et ne contient pas forcément de messages marketing flagrants. Par exemple, un email de suivi envoyé après un achat peut contenir des détails sur le prix ou la livraison du produit.

Mais de nombreux emails de relance peuvent également être de nature commerciale, c’est-à-dire qu’ils vont contenir un message marketing et communiquer de vive-voix les avantages de votre produit ou service. Leur objectif principal va alors d’être de sensibiliser le prospect ou l’inciter à effectuer un achat.

Quelle que soit la nature du message, un email de relance bien conçu peut vous aider à instaurer un climat de confiance et à clôturer une vente plus rapidement ou, dans le cas où une vente a déjà été effectuée, à fidéliser le client.

15 exemples de mails de relance professionnels

Voici 15 modèles d’email, classés par cas d’utilisation, pour vous aider à engager les prospects et les faire passer dans les différentes étapes de votre tunnel de vente.

Selon votre secteur d’activité et votre audience, vous pouvez également utiliser ces exemples de mails de rappel sur LinkedIn si vous faites de la prospection commerciale par le biais de cette plateforme.

Il est également bon de noter que ces exemples sont écrits au masculin et au singulier : n’oubliez donc pas de les adapter au(x) destinataire(s) avant de les envoyer.

Cas d'utilisation : après un premier rendez-vous

Vous avez rencontré le prospect et vous lui avez présenté votre argumentaire de vente. Le rendez-vous s'est bien déroulé et vous avez la certitude d'avoir conclu l’affaire. Mais voilà, trois jours plus tard vous n'avez toujours pas reçu de réponse.

Il s'agit là de l'email classique de "rappel" ou de "relance". L'essentiel est de faire avancer la dernière conversation que vous avez eu avec le prospect et de l’inciter à vous répondre. Utilisez l'un de ces modèles d'emails de relance commerciale pour montrer aux prospects pourquoi ils devraient finaliser leur achat.

1. Objet de l'email : Êtes-vous prêt à continuer ?

2. Objet de l'email : Bonne nouvelle ! J'ai les informations que vous avez demandées

Cas d’utilisation : confirmer un prix sur mesure

Lorsque vous vendez un produit ou un service qui nécessite un prix sur mesure, vous devez assurer un suivi après la première réunion. C'est l'occasion de vendre (à nouveau) vos services et de réitérer vos options tarifaires auprès du prospect.

Voici un modèle d’email que vous pouvez utiliser dans de telles situations.

3. Objet d’email : Les informations tarifaires que vous avez demandées

Cas d'utilisation : assurer le suivi après un événement déclencheur de votre pipeline

Si votre CRM vous montre qu'un prospect a ouvert l’un de vos emails, a cliqué sur un lien et a visité votre site, vous devez frapper pendant que le lead est encore chaud et lui envoyer un appel à l'action ( call-to-action) clair. Vous aurez ainsi plus de chances de le faire progresser dans votre tunnel de vente.

Voici quelques modèles d’emails pour vous aider.

4. Objet du mail : Souhaitez-vous recevoir plus d’informations ?

5. Objet de l'email : J’ai remarqué que vous étiez intéressé par [nom de l'entreprise]

Cas d’utilisation : un prospect a besoin de consulter ses collègues

Dans certains cas, la personne que vous avez rencontrée initialement n'est pas toujours le décideur final. Cela signifie qu'elle doit consulter ses collègues et/ou des membres de la direction avant de faire un choix.

Voici un exemple de mails de relance commerciale pour répondre à ce cas précis.

6. Objet de l’email : Avez-vous besoin de plus d’informations ?

Cas d'utilisation : après une rencontre lors d'un salon professionnel

Les salons professionnels et les conférences sont des lieux privilégiés qui vous permettent de faire le plein de leads. Si vous choisissez bien vos événements, vous avez toutes les chances de toucher votre marché cible.

Ces personnes vous ont confié leurs coordonnées et ont manifesté de l'intérêt pour votre produit ou service : la prochaine étape consiste maintenant à leur envoyer un email de suivi. Ce premier email est une excellente occasion de fournir à votre prospect des informations complémentaires sur votre offre.

Voici un exemple concret d’email de suivi dans ce contexte.

7. Objet de l'email : Suivi [nom de l'événement] - voici les informations que je vous avais promises !

Cas d'utilisation : juste après avoir laissé un message vocal

Si vous essayez de joindre un client potentiel, mais que ce dernier ne décroche pas, il est judicieux de lui laisser un message sur son répondeur. Il est également courant d'effectuer un suivi par email.

Un message vocal suivi d'un email montre que vous êtes déterminé(e) à attirer son attention et vous place au premier rang de ses préoccupations.

8. Objet de l'email : Je viens d'essayer de vous appeler

Cas d'utilisation : erreur d'identité

Dans la vente, trouver le bon interlocuteur représente la moitié du travail.

Si vous vous adressez à la mauvaise personne, il est important de vous en rendre compte le plus tôt possible afin de pouvoir changer de cible sans trop perdre de temps.

Vous pouvez utiliser l’exemple de mail de relance ci-dessous afin de savoir comment demander à un prospect s'il ou elle est bel et bien le bon interlocuteur (et à qui vous devez vous adresser si ce n'est pas le cas).

9. Objet de l'email : Pouvez-vous m'orienter dans la bonne direction ?

Cas d'utilisation : la relance… d’une relance

Comment assurer le suivi d'un email de suivi ? Si vous avez déjà envoyé un email de suivi, mais que vous n'avez pas eu de réponse, il est temps de relancer le prospect une nouvelle fois.

L'envoi d'un mail de relance client après l'absence de réponse à votre premier email offre une deuxième chance à un client potentiel de continuer à progresser dans votre pipeline.

Voici quelques modèles qui vous aideront à faire la part des choses sans paraître trop insistant, tout en poussant gentiment le prospect dans la bonne direction.

10. Objet de l'email : Quelques informations que vous ne connaissiez peut-être pas sur [nom de l'entreprise]

11. Objet de l’email : J’espère toujours entrer en contact avec vous

Cas d'utilisation : offre d'un échantillon, d'un essai gratuit ou d'une démo produit

Pour attirer vos prospects qui se trouvent encore en haut de votre tunnel de vente, vous pouvez leur proposer un essai gratuit ou un échantillon de votre produit ou service.

Le template d’email ci-dessous vous permet de proposer aux prospects un essai de votre produit ou service.

12. Objet de l’email : Un cadeau pour vous et votre entreprise

Cas d'utilisation : promouvoir vos caractéristiques et atouts

Pour montrer aux prospects ce qu'ils manquent, utilisez un mail de relance commerciale afin de faire la promotion de vos principales caractéristiques et de ce qui vous différencie de la concurrence (USP) en partageant du contenu pertinent sur votre entreprise. Ce modèle d'email de suivi informatif est un bon moyen de promouvoir vos services sans paraître trop « commercial ».

13. Objet de l'email : [Titre d’un contenu, par exemple "10 façons dont Pipedrive booste vos résultats"]

Cas d'utilisation : l'ultime tentative

Si vous avez effectué plusieurs relances et que vous n'obtenez toujours pas de réponse, il se peut que vous deviez mettre fin au parcours d’achat du prospect. Vous aurez ainsi plus de temps pour vous concentrer sur les prospects de qualité qui sont plus susceptibles d'effectuer un achat.

Et parfois, la meilleure façon d'obtenir une réponse est de leur dire que vous partez. Ajoutez-y un peu d'humour et vous pourriez peut-être enfin obtenir une réponse.

Voici deux modèles d’email que vous pouvez essayer si vous vous trouvez dans cette situation.

14. Objet de l’email : On se sent vraiment seul ici

15. Objet de l’email : Puis-je fermer votre dossier ?

Pourquoi utiliser des emails de relance ?

Maintenant que nous avons partagé quelques modèles de mails de relance et des conseils sur les meilleures façons de les envoyer, voyons pourquoi ces emails sont nécessaires et un atout commercial non négligeable.

Tous les commerciaux adorent les prospects chauds, c’est-à-dire ceux qui achètent immédiatement et qui demandent le moins d'efforts possible. Mais les prospects chauds ne représenteront toujours qu'un faible pourcentage de l'ensemble de vos prospects.

Selon notre Baromètre de la Vente et du Marketing 2021/2022, 55% des commerciaux déclarent consacrer la majeure partie de leur journée à la vente, suivie de près par la prospection et la qualification des prospects. Ce ne serait pas le cas si la majorité des prospects étaient qualifiés et prêts à acheter.

C'est là que les emails de suivi se montrent utiles..

Le mail de relance ou email de suivi est un excellent outil pour faire progresser vos prospects chauds ou froids dans votre tunnel de vente. Il vous permet d'établir des relations avec les prospects, d'améliorer la perception de votre marque et d'encourager les clients potentiels à se convertir.

Comment améliorer l'engagement grâce à un meilleur processus de suivi de vos leads

Avant de rédiger votre premier email de relance, vous devez mettre en place un processus de suivi solide.

Dans un premier temps, nous verrons ensemble cinq étapes essentielles à incorporer dans votre processus de suivi, puis nous examinerons les erreurs à éviter et les différents moyens d'optimiser votre processus.

Comprenez le parcours d’achat client

Commencez par comprendre comment les clients évoluent dans leur parcours d'achat et interagissent avec votre entreprise. Cela vous permettra de déterminer le contenu que vous incluez et le meilleur moment pour envoyer un email (nous y reviendrons plus tard).

Par exemple, vous ne voulez pas envoyer un email d'introduction classique de votre entreprise à un client potentiel qui est déjà presque prêt à acheter. Au contraire, vous devez lui envoyer un message beaucoup plus commercial qui va le pousser à l'achat.

Comprendre le parcours du client vous aidera à créer des emails pertinents et personnalisés qui atteindront vos prospects au bon moment.

Si vous ne savez pas comment identifier le parcours d’achat du client, voici deux étapes à suivre :

• Créez un buyer persona. Un buyer persona est un personnage fictif qui représente votre client idéal. Il décrit ses caractéristiques démographiques, traits de personnalité, objectifs, problèmes et défis. Un persona vous aide à comprendre ce que recherche votre client idéal et comment il ou elle souhaite interagir avec votre entreprise.

• Passez en revue les interactions passées avec vos clients. Obtenez une image claire de la façon dont vos clients interagissent avec votre entreprise en regardant l’historique de vos communications avec eux. Est-ce que le premier point de contact s’est fait sur les réseaux sociaux ? Ouvrent-ils tous vos emails ? Reviennent-ils régulièrement sur votre site web ?

Déterminez la place du suivi dans votre pipeline de vente

Outre le parcours client, vous devez également comprendre les différentes étapes qui composent votre pipeline commercial. La manière dont vous assurez le suivi des prospects dépend de l'étape à laquelle ils se trouvent dans votre pipeline et vous aurez besoin d'une séquence d’emails de relance pour chacune de ces étapes.

Un pipeline commercial classique est bien souvent composé des étapes suivantes :

1. Acquisition de leads : c'est le moment où un prospect soumet un formulaire ou entreprend une première action pour en savoir plus sur votre produit ou service. Dans ce cas, vous devez réagir rapidement en lui envoyant un email de bienvenue afin d'exploiter au maximum la motivation du prospect. Vous devrez également assurer un suivi s'il ou elle ne confirme pas un rendez-vous ou la prochaine étape que vous avez prévu de lui faire faire.

2. Qualification des leads : la qualification d’un lead consiste à déterminer les actions qui indiquent que le prospect peut bel et bien progresser dans votre pipeline commercial. Par exemple, si un client a déjà demandé une démonstration de produit, vous savez qu'il est plus avancé dans votre tunnel de vente qu'une personne qui s'est juste inscrite à votre newsletter.

3. La hiérarchisation des prospects : les informations dont vous disposez sur le prospect, ainsi que les actions qu'il ou elle a entreprises, vous aideront à hiérarchiser les leads : les plus susceptibles d'être convertis seront votre priorité. Par exemple, si un prospect visite votre page tarifaire et votre page produit plus d'une fois, vous voudrez le signaler comme étant hautement prioritaire. Vous pouvez segmenter votre audience afin de proposer à chaque prospect une séquence d’emails de suivi adaptée à l’étape du parcours client dans lequel il se trouve.

4. Organisez une démo produit ou un rendez-vous : une fois que vous sentez que votre prospect est assez mature, vous voudrez planifier une présentation ou un pitch. Pour cela, pensez à demander à votre contact s’il y a d’autres personnes qu’il serait judicieux d’inviter au meeting. Par exemple, un décideur de haut niveau aura besoin d'informations plus stratégiques, tandis que les postes plus « tactiques » apprécieront davantage les spécifications techniques du produit en question. Veillez à envoyer un email de relance immédiatement après l'appel ou le rendez-vous : il vous permettra d’occuper la tête du prospect (et sa boîte de réception) jusqu'à votre prochain appel.

5. Négociation et engagement : cette étape consiste à discuter des prix, services et contrats avec le prospect. Effectuez un suivi en envoyant des emails pertinents afin de gérer les attentes et de consolider les engagements.

6. Le closing : l’affaire est conclue et la vente est réalisée, hourra !

Si vous recevez un « non » catégorique à l'une de ces étapes, tout n’est pas encore fini. Vous pouvez continuer à relancer les clients potentiels dans l'espoir de les convertir sur le long terme, mais toujours dans la limite du raisonnable : vous ne voulez surtout pas les irriter, ce qui risquerait de faire l’effet inverse de ce que vous souhaitez accomplir et potentiellement ternir votre réputation.

Planifiez l'envoi de vos emails de relance

La réussite des emails de relance dépend souvent du moment où ceux-ci sont envoyés. Savoir combien de temps attendre, à quelle heure de la journée et quels jours de la semaine envoyer vos emails vous aidera à obtenir un meilleur taux de conversion.

Puisque le jour et l'heure d’envoi parfaits varient d'une entreprise à l'autre, comment faire pour les trouver ? Dans votre propre CRM !

Examinez les emails qui génèrent les meilleurs taux d'ouverture et de réponse. Analysez le moment où ils ont été envoyés et utilisez cette information pour planifier votre suivi. Si vous n'avez pas accès aux données antérieures, consultez les données du marché (études marketing ou commerciales dans votre secteur) si vous pouvez en trouver sur le web ou effectuez vos propres tests A/B pour voir ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Rédigez des objets d’email efficaces (et pertinents)

L’objet d’email peut faire la différence entre un prospect qui ouvre votre email et un autre qui l'envoie directement à la corbeille.

Voici quelques bonnes pratiques pour créer un objet d’email attrayant :

• Examinez les taux d'ouverture, de clics et d'engagement précédents pour voir ce qui fonctionne. Examinez la façon dont vos prospects et clients ont réagi à vos précédents objets d’email. Les plus succincts suscitent-ils plus d'engagement ? L'utilisation de la ponctuation augmente-t-elle le nombre de clics ? Identifiez les tendances et utilisez ces informations pour vos prochains objets d’email.

• Effectuez des tests A/B. Utilisez différents exemples d’objets d’email pour déterminer la mise en forme qui convient le mieux à votre audience.

• Segmentez votre audience afin de pouvoir personnaliser vos objets d’email et les personnaliser suivant le segment que vous visez et l’étape du parcours d’achat dans laquelle il se trouve. Gardez votre audience en tête lorsque vous rédigez votre objet d’email : s’il ne résonne pas avec elle, elle ne cliquera même pas dessus.

Traquez vos résultats

Pour mesurer le succès de vos emails de relance, vous devez vous fixer des objectifs.

Si les choses ne se passent pas comme prévu, vous pouvez toujours modifier votre façon de faire. En revanche, si les choses se passent bien, vous pouvez vous concentrer sur ce qui marche le mieux afin d’optimiser votre stratégie de suivi.

Pour suivre et gérer efficacement vos objectifs d’email marketing, n’hésitez pas à jeter un coup d'œil aux fonctions de reporting d’emailing de Pipedrive. Avec notre logiciel d’emailing, vous pouvez définir des objectifs pour vos campagnes et suivre vos progrès en temps réel. Créez des rapports, accédez à des informations uniques et utilisez les données récoltées pour informer vos futurs emails de relance.

6 erreurs à éviter dans vos mails de relance

L'élaboration d'un processus de suivi cohérent vous place dans une position favorable pour guider vos prospects tout au long de leur parcours client. Mais il y a plusieurs choses à éviter afin qu’ils ne se faufilent pas entre les mailles du filet.

Voici six erreurs à ne pas commettre dans vos emails de relance :

1. Ne pas assurer un suivi rapide. Plus vous mettez de temps à relancer vos prospects, moins vous avez de chances d'obtenir une réponse. Mettez en place des systèmes (comme l'automatisation des emails) pour vous assurer que vous répondez à vos prospects aussi rapidement que possible.

2. Ne pas se concentrer sur l'entreprise du prospect dans son ensemble. Si vous ciblez les grandes organisations, vos emails de suivi doivent s'adresser à plusieurs personnes. Cherchez toujours à obtenir le plus d'informations possible sur tous les décideurs afin de pouvoir tous les cibler.

3. Ne pas faire de suivis fréquents. Une étude du Rain Group a révélé qu'il faut en moyenne huit points de contact pour convertir un prospect. Assurez-vous donc que vous assurez un suivi suffisant avec vos clients potentiels.

4. Assurer un suivi trop fréquent. S'il est important d'assurer un suivi régulier, vous ne devez pas non plus bombarder votre prospect d'un flux constant d’email. Vos relances doivent être bien dosées et envoyées au bon moment.

5. Ne pas utiliser le bon canal de communication. Tous les prospects ne souhaitent pas être contactés par email. Certains préfèrent être appelés ou communiquer avec vous en face à face : il convient donc de déterminer le meilleur moyen de les joindre. S'ils ont déjà acheté chez vous, il vous suffit de les relancer par le canal de communication que vous avez utilisé précédemment avec eux.

6. Ne pas suivre vos indicateurs. Si vous ne mesurez pas vos performances commerciales, vous ne pouvez pas savoir si ce que vous faites fonctionne. L’utilisation d’un CRM vous permettra de mesurer les taux d'ouverture et de réponse de chacun de vos emails afin d'en connaître les résultats et pouvoir agir en conséquence.

Pour conclure

Les meilleurs mails de relance, qu'ils soient à but commercial ou informatif, stimulent les ventes et renforcent vos relations avec vos prospects. Vous avez désormais une meilleure idée des bonnes pratiques à suivre pour créer votre propre séquence de suivi. L'étape suivante consiste maintenant à mettre toute cette connaissance en pratique, en accord avec le reste de votre stratégie commerciale, afin d’augmenter vos ventes.

Le logiciel d’email marketing de Pipedrive vous permet de gérer vos campagnes d’emailing. Créez des emails visuellement attractifs, traquez les taux de clics et d’ouverture en temps réel et utilisez nos tableaux de bord pour examiner les informations clés d’un simple coup d'œil.